Funkcje zarządzania: H. Fayol
I planowanie
II organizowanie
III koordynowanie
IV motywowanie
V kontrolowanie
I planowanie jest projektowaniem przyszłości i skutecznych środków jej realizacji.
Prognoza - przewidywanie procesów od decydentów niezależnych - ocena wg. Trafności
„Plany” wyznaczają cenę organizacji o określają najlepszy sposób ich osiągnięcia. Dają podstawy ogólnej polityce przedsiębiorstwa, zapobiegają improwizacji. Opierają się na analizie i poznaniu zewnętrznych i wewnętrznych warunków produkcji, formułują przyszłe stany na podstawie rozpoznania zasobów osobowych, finansowych i technicznych.
Plan - program zadań ujmujący stany zamierzone
Planowanie - opracowywanie planów, konkretyzacja procesów decyzyjnych i służy ono racjonalizacji działań. Opiera się o rachunek ekonomiczny (wybór wariantu najlepszego, substytucja kosztów). Nie wolno przekraczać bariery oszczędności jeśli osiągnięcie celu ma być efektywne. Kotarbiński „pojęcie planu jest aktualne ze względy na wszelką dobrą robotę”
Plan - opis liczbowy i słowny:
1.celów i ich struktury - główne i cząstkowe
2.środków - nakładów, by uzyskiwać cele
3.zależności funkcjonalnych: środki - cele
4.decyzji - uruchomiających działanie
5.wykonastwo procesów produkcji prasy.
Podział planów:
1.Wg. Podmiotów planujących - właściciele i ich reprezentanci - władze administracyjne
2.Wg, treści - produkcji
-zaopatrzenia - środki trwałe i obrotowe
-zatrudnienia
-sprzedaży
-finansów (nakłady i wyniki)
-inwestycji i remontów
-promocji
3.Wg. czasu realizacji:
-perspektywiczne (prognozy) 15-20 lat
-wieloletnie - 5 lat
-roczne
-operatywne (kampanijne)
4.Wg. treści koncepcji:
-bieżące (taktyczne i operatywne - wybór środków do osiągnięcia założonych celów)
-strategiczne - formułowanie celów.
Zasady planowania:
1.Naukowość - konstruowania planów opierać trzeba na wiedzy naukowej z dziedziny ekonomicznej, organizacyjnej, socjologicznej, technicznej. Pomocne są parametry o ilościowych zależnościach przyczynowych: nakład - efekt, normy, normatywy
2.Realność - zależy od trafności programu i dokładności potencjalnych sił wytwórczych i ich zmian
3.Harmonijności - wewnętrznej zgodności zbilansowaniem, przebieg w czasie
4.Optymalnośći - wybór wariantów by zwiększyć racjonalność
Potrzebne informacje:
1.O stanie sił wytwórczych o potencjale produkcyjnym o zasobach i rezerwach
2.O przewidywanym rozwoju otoczenia, by ustalić kierunki i rozmiar popytu
3.Współczynniki wydajności - ludzi, środków produkcji
4.Wiedza planistyczna - konstruowanie planów - metody, techniki: bilansowe, ekonometryczne, heurystyczne: symulacyjne
Metody planowania:
1.scenariuszowe-sluzą rozpoznaniu przyszłości. Polegają na budowie kilku wariantów przyszłości czyli konstruowaniu logicznego, przypuszczalnego opisu zdarzeń, jakie mogą wystąpić w przedsiębiorstwie i na jego otoczeniu, aby określić cele i przygotować odpowiednie strategie działania.
Geneza - sztuka wojenna, prekursor w dziedzinie gospodarczej koncern General Electric - połowa lat 70.
Warianty scenariuszy przyszłości stanowią hipotetyczną, całościową wizję przedsiębiorstwa i jego otoczenia opracowanych jest wiele różnych wersji i biegu wydarzeń i odpowiednio do nich projektowane są odmienne strategie i plany przedsięwzięć.
Scenariusze przyszłości mogą zakładać:
-szybki wzrost - strategia ekspansywna
-wzrost umiarkowany - kontynuacja dotychczasowej działalności i utrzymania pozycji na rynku
-ograniczenie działalności - przemysły schyłkowe
2.Symulacyjne - służą odwzorowaniu i naśladowaniu procesów realnych z zastosowaniem różnorodnych modeli analogowych i matematycznych.
Symulacje stosuje się gdy uzyskanie rozwiązania jest możliwe w drodze bezpośredniego eksperymentowania na „żywym organizmie”
Metody symulacyjne jako metody planowania stanowią element tzw. badań operacyjnych.
Metody symulacyjne polegają na budowie eksperymentalnego modelu danego systemu, którego zachowanie można komputerowo zbadać w warunkach czasu i w założonych warunkach.
II organizowanie - „wyszukiwanie optimum - najkrótszej drogi w oparciu o respektowanie praw podziału pracy, koncentracji, harmonii” - Adamiecki
„Przez organizację rozumiemy w ogóle taką całość której składniki współ przyczyniają się do powodzenia całości” - Kotarbiński
„Definicja ta zawiera wszystko i tylko to co jest potrzebne do określenia treści tego pojęcia i stanowi nieprześcignioną dotąd przez nikogo syntezę istotnych elementów definicji organizacji spotykanych w literaturze” - Zieleniewski
ORGANIZOWANIE - polega na wprowadzeniu w życie planu działania. Jest to proces celowego oddziaływania kierownictwa na organizowany system, który tworzą ludzie, środki produkcji, środowiska.
Organizowanie oznacza:
1.ustanowienie niezbędnego porządku i wzajemnych związków wewnętrznych jakieś całości
2.określenie proporcji między jej częściami
3.rozmieszczenie ich w określonej kolejności, tak aby całość zorganizowana spełniała swe zadania jak najlepiej
Organizowanie (Gliński)
1.grupowanie czynności i pracowników w komórki i zespoły komórek
2.przydzielanie zadań, pracy, narzędzi i materiałów
3.kształtowanie więzi współpracy i podległości między komórkami
4.delegowanie i rozgraniczenie uprawnień
5.dobór i rozstawienia kadr kierowniczych
Zaprzeczeniem i przeciwności dobrej organizacji jest bałagan i hałas.
Organizowanie (Stoner)
1.podział pracy - w wyniku poszczególne osoby ponoszą odpowiedzialność za dany zbiór czynności a nie za całość zadania
2.grupowanie podobnych czynności na działy
3.hierarchia - dyrektor naczelny odpowiada za całą organizacje
4.koordynowanie - integracja by skutecznie osiągnąć cel
Kotarbiński - kryteria prahsologiczne
1.skutecznośc - osiąganie zamierzonego celu
2.ekonomiczność(gospodarność) - to użyteczny efekt do kosztów większy od jedności
3.oszczędność - by określony wynik osiągnąć jak najmniejszym kosztem
4.wydajnośc - by przy danym koszcie osiągnąć maksymalny wynik użyteczny
Są to miary działania sprawnego
Ponadto użyteczne mogą być oceny działania o charakterze manipulacyjnym: energiczność, dokładność, solidność, zręczność, pewność, niezawodność, poprawność, fachowość.
Typy organizacji:
1.gospodarcze - zaspokające potrzeby materialne (fabryki produkujące różne towary i produkty)
2.administracyjne - grupujące urzędy - państwowe, samorządowe, militarne, policyjne
3.społeczne - partie polityczne, związki zawodowe, stowarzyszenia
4.niekomercyjne - służą zaspokojeniu potrzeb społeczeństwa: szkoły, szpitale, organizacje komunalne
5.handlowe i usługowe - sklepy i markety, usługi różnych branż
Organizacje nieformalne
Organizacja zatrudnia wielu ludzi, które nie są zawsze zgodne z interesami organizacji. Oni właśnie tworzą „grupę interesu” w celu zaspokojenia swoich potrzeb. Powstają na zasadzie wspólnych upodobań, zainteresowań (np. dyscyplina sportu, hodowla gołębi), wykształcenia, pochodzenia, miejsca zamieszkania, sytuacji społecznej i materialnej. Wspólne zainteresowania zwiększają spoistość grup, których interesy mogą być rozbieżne od interesów grup formalnie zorganizowanych. Działać (jak) na rzecz wspólnot nieformalnych z organizacją formalną.
III koordynowanie - to uporządkowane współdziałania, harmonizacja wzajemnego stosunki czynników wytwórczych w osiągania celu.
Objawami niedostatecznej koordynacji są:
-brak zgodności celów i stosowane przez poszczególne komórki organizacyjne niejednakowych priorytetów
-brak synchronizacji terminów, przestoje grup roboczych, niewykorzystanie zasobów pracy i środków technicznych.
Koordynacja w zakresie: zaopatrzenia, zbytu produktów, usług.
IV motywowanie - jest indywidualnym atrybutem i funkcją sprzężeń między potrzebami pracowników a pobudkami wyzwalającymi przez prace.
Znajomość reakcji pracowników na motywacje (materialną i moralną) pozwala poznać:
-różne zachowania
-inspirować zachowania właściwe
Wspomaga to: rzetelność wykonawstwa prac, dyscyplinę pracy, inicjatywy, kreatywność, wysoką wydajność, dobrą jakość, wysoką etykę zawodową.
Pracownik dobrze motywowany:
-dostrzega sens swojej pracy
-urzeczywistnia potrzebę samorealizacji
-utożsamia się z zakładem pracy
Ze względu na osobowość pracowników potrzebne jest stosowanie różnych metod i środków motywowania. Wymaga to indywidualnego podejścia i znajomość psychologii. Użyteczna jest teoria potrzeb pracowniczych. Pracowników można skłaniać do dobrej pracy poprzez działania: ekonomiczne, dyscyplinarne i sankcje.
Przy udzielaniu kar i nagan przestrzegać należy zasad:
1.wykroczenie musi być oceniane sprawiedliwie - z uwzględnieniem faktów, okoliczności i intencji (nieświadomość, zła wola, przypadek, okoliczności niezależne)
2.pracownik musi mieć świadomość winy - uznaje on wtedy karę za słuszną
3.świadomość bezkarności działania może prowadzić do poważniejszych wykroczeń
4.wymiar i forma kary muszą być proporcjonalne do rodzaju wykroczenia, przy czym forma kary nie może być obraźliwa
5.pracownik musi być przekonany, że zastosowana wobec niego kara jest wynikiem popełnienie wykroczenia a nie uprzedzenia się zwierzchnika
6.forma kary powinna być dostosowana do psychiki danej osoby - ludziom ambitnym wystarczy okazać niezadowolenie.
Motywacje pozytywne są bardziej skuteczne od negatywnych. Pochwała przy świadkach, nagana w 4 oczy bardziej spełniają swój cel niż udzielanie go publicznie.
Właściwe materialne i pozamaterialne motywowanie, rozwijanie partypacyjnych metod zarządzania: cementuje zespół roboczy, przywiązuje do miejsca pracy, aktywizuje pracowników, wytwarza właściwe stosunki w pracy.