Zasady prawidłowego obiegu pism

Duże znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej ma obieg dokumentacji.

Obieg pisma jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej, do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.

Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacją, załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma- wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy
w obiegu pism punktami zatrzymania.

Typowymi punktami zatrzymania są:

• kancelaria ogólna lub sekretariat - przyjmuje pisma, rejestruje je, przedstawia kierownikowi, rozdziela pisma między komórki danej jednostki organizacyjnej, wysyła pisma na zewnątrz

• kierownik komórki, który rozdziel korespondencję, dokonuje dekretacji pism

• pracownik załatwiający sprawę pod względem merytorycznym i formalnym

• kierownik lub inny pracownik upoważniony do podpisania pisma

W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem sprawy.

W poszczególnych fazach i w poszczególnych punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych.

Aby obieg pisma był jak najbardziej racjonalny, należy kierować się następującymi zasadami:

1. Liczba punktów zatrzymania, przez które pismo przechodzi podczas obiegu, powinna być jak najmniejsza i ograniczona tylko do niezbędnych.

2. Obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy.

3. Droga obiegu pisma, od momentu wpływu pisma do momentu wysłania odpowiedzi, powinna być jak najkrótsza.

4. Pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz.

5. Aby skrócić czas wykonywania czynności manipulacyjnych należy stosować środki techniczne.

Organizacja obiegu pisma powinna umożliwiać kontrolę załatwiania pisma w każdej fazie obiegu.

Racjonalny obieg pism zależy od:

• właściwego podziału zadań i obowiązków

• doboru pracowników o wysokich kwalifikacjach odpowiadających wykonywanym przez nich funkcjom

• stworzenia właściwych warunków materialnych pracy

• właściwej współpracy pomiędzy załatwiającymi pismo

• stosowania odpowiednich środków technicznych

Dobra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw.

Czynności związane z obiegiem pism

Pierwsza czynność to otwarcie i sprawdzenie wpływów. Po otwarciu koperty należy sprawdzić czy zawarte w niej pismo nie zostało mylnie skierowane oraz czy są w niej wszystkie pisma, których symbole zapisano na kopercie. W niżej wymienionych sytuacjach należy do pisma dołączyć również kopertę:

• jeśli są to przesyłki poufne, polecone lub ekspresowe

• jeśli są to przesyłki, dla których obowiązują terminy prekluzyjne (np. odwołania)

• jeśli są to przesyłki, w których brakuje nazwy nadawcy, jego adresu lub pisma przewodniego

• jeśli przesyłka jest mylnie skierowana

• w przypadku skarg i wniosków

• w przypadku niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz wówczas gdy zawartość jest niekompletna

Kolejną czynnością jest umieszczenie pieczątki z datą na pierwszej stronie każdego pisma (po lewej stronie obok adresu odbiorcy) lub na przedniej stronie koperty (w tych przesyłkach, które przekazywane są bez otwierania).

W przypadku faksów należy je odbić na ksero z kilku względów:

• aby mieć kopię przesłanego dokumentu

• ponieważ papier bardzo często jest nietrwały i może ulec zniszczeniu

Następną czynnością jest segregowanie nadesłanych wpływów w następujący sposób:

- przesyłki pilne

- przesyłki specjalne (ekspresowe, polecone, za pobraniem pocztowym)

- przesyłki dotyczące rozliczeń bankowych

- listy, paczki, pisma

- czasopisma, druki, foldery

- przesyłki służbowe i osobiste

- przesyłki mylnie doręczone

- pisma skierowane do kierownika personelu lub wydziału

Ostatnią fazą obiegu pism jest ich wysłanie. Pisma przygotowane są przez osoby załatwiające sprawy merytoryczne. Obsługa korespondencji szefa i czynności związane z wysyłką całej korespondencji spoczywają na sekretariacie. Należą do nich:

• sprawdzenie, czy pismo ma datę, podpis i załączniki

• włożenie pism do kopert i zaadresowanie

• posegregowanie korespondencji i ofrankowanie

• wpisanie pism do kontrolki ewidencji

• oddzielenie pism wysyłanych pocztą dworcową (o ile z tej poczty firma korzysta)

• ekspedycja korespondencji

Systemy kancelaryjne

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych-określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania w/w czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych:

- system dziennikowy

- system bezdziennikowy

• system mieszany

System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy.

W systemie dwudziennikowym do rejestracji pism wykorzystuje się dwa dzienniki podawcze (kancelaryjne). Jeden dziennik przeznaczony jest do rejestracji pism wysłanych.

System jednodziennikowy ogranicza się do dziennika podawczego. Pisma wpływające rejestruje się z lewej strony, pisma wysyłane z prawej strony.

System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji w danym roku kalendarzowym:

• sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono)

• po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowana w dzienniku tej komórki

• pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej)

• komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata

• sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo korespondencje wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji)

System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

System kancelaryjny bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy.

Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

• sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich

• w polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu
  i wypełnia ją, przekazuje pismo do komórki organizacyjnej

• kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy

• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia

Referent, po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata.

System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym.

Aby jednak system ten właściwie funkcjonował musi być:

• opracowany rzeczowy wykaz akt, który określa do jakiej grupy należy sprawę zakwalifikować

• dokładny podział zadań dla wszystkich komórek organizacyjnych i poszczególnych stanowisk pracy

• pracownicy muszą mieć wysokie kwalifikacje

System mieszany łączy pewne elementy systemy dziennikowego i bezdziennikowego, ale dział księgowości rejestruje wszystkie pisma wpływające i wysyłane. W niektórych zakładach pracy pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku korespondencyjnym, a pisma wysyłane tylko w książce pocztowej - stempel poczty stanowi dowód wysłania pisma.

Nowoczesną metodą rejestracji jest system rejestracji komputerowej. Dane wprowadzone do komputera pozwalają na uzyskanie w każdej chwili informacji: jakiego rodzaju i ile pism nadeszło danego dnia, kto załatwia sprawę. Można uzyskać przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca, itd.

System kancelaryjny dziennikowy może być prowadzony komputerowo. Wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, np. pokwitowania odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.

Sekretariat jest typową komórką organizacyjną powołaną do realizacji czynności kancelaryjnych, takich jak:

• udzielanie informacji

• przyjmowanie , segregowanie i rejestrowanie pism i dokumentów wpływających

• przekazywanie pism i dokumentów do komórek organizacyjnych, do których są kierowane

• przyjmowanie i rejestrowanie wpływów specjalnych

• odbiór z innych komórek organizacyjnych pism do wysłania i ich ekspedycję

• przechowywanie akt

• przyjmowanie i nadawanie faksów oraz poczty elektronicznej

Pracownicy sekretariatu powinni posiadać odpowiednie kwalifikacje, m.in. dobrze znać strukturę organizacyjną jednostki, w której są zatrudnieni oraz zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych. Powinni też znać aktualne przepisy pocztowe, taryfy opłat pocztowych, technikę manipulacji pocztowych oraz posiadać umiejętność posługiwania się technicznymi urządzeniami łączności.

W celu realizacji w/w czynności sekretariat powinien być wyposażony w odpowiednie środki techniczne, które służą do:

• przyjmowania i wysyłania pism

• kontroli terminów

• przechowania akt

• segregowania akt

• usprawniania informacji.

Do przyjmowania i wysyłania pism wykorzystuje się m.in.:

• maszyny do otwierania kopert (maszyny te odcinają 1 mm brzegu koperty
  nie uszkadzając jej zawartości)

• urządzenia do datowania (kauczukowe i metalowe), urządzenia te zwane są datownikami, zawierają datę, nazwę zakładu pracy, symbol komórki organizacyjnej, do której pismo jest skierowane, liczby załączników

• prześwietlacze kopert (sprawdzają, czy cała zawartość została wyjęta)

• komputerowe adresowe bazy danych, ułatwiające wyszukiwanie adresu i drukujące nalepki adresowe

• maszyny do kopertowania (wykorzystywane są do zaklejania kopert

• maszyny do frankowania (eliminują przyklejanie znaczków pocztowych poprzez mechaniczne odciśnięcie opłaty pocztowej).

Do kontroli terminów wykorzystywane są następujące środki techniczne:

• terminarze (kalendarze) biurowe

• elektroniczne notesy menedżerskie

Służą one do sporządzania planów pracy, kontroli terminowego załatwiania spraw, ewidencji narad, wyjazdów służbowych czy też umówionych spotkań.

Do przechowywania akt służą:

• segregatory

• skoroszyty

• teczki obiegowe

• obwoluty

Do odszukiwania informacji wykorzystywane są:

• skorowidze z wyznacznikami

• skorowidze osiowe

• książki adresowe, plany miast, książki telefoniczne itd.

Instrukcja kancelaryjna ustala organizację pracy oraz zasady postępowania z aktami od chwili ich wytworzenia w toku bieżącej działalności lub wpływu z zewnątrz do momentu przekazania do archiwum zakładowego.

Instrukcja określa zasady postępowania niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej tych akt. Przedmiotem instrukcji kancelaryjnej są zasady postępowania z aktami jawnymi i aktami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi). Postępowanie z aktami tajnymi regulują odrębne przepisy. Instrukcja zawiera różnorodne pojęcia używane
w terminologii biurowej:

• jednostki organizacyjne - są to samodzielne organizacyjnie i finansowo zakłady pracy, w zrozumieniu kodeksu pracy, które zatrudniają pracowników w celu realizacji zadań określonych w akcie ich utworzenia

• komórki organizacyjne - samodzielne jedno- i wieloosobowe stanowiska pracy, które wykonują zadania wynikające z podziału zasad całej jednostki organizacyjnej, odpowiadające kwalifikacjom zatrudnionych pracowników

• sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności służbowych

• teczka aktowa - teczka (skoroszyt, segregator) służąca do gromadzenia
  i przechowywania jednorodnych i pokrewnych tematycznie akt spraw ostatecznie załatwionych

• punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie jej załatwiania

• wpływ - każda przesyłka otrzymana przez jednostkę organizacyjną

• pieczęć wpływu - umieszcza się na pierwszej stronie (w widocznym miejscu) na pismach wymagających załatwienia

• kontrolki wpływu i wysłanej korespondencji - tj. pomoce kancelaryjne służące do ewidencjonowania wpływów i wysyłania korespondencji w celu kontroli ich obiegu (np. książki ewidencyjne, książki doręczeń, spis spraw, kontrolki ważniejszych wpływów, książki pocztowe)

• zasady obiegu pism - obowiązujące systemy kancelaryjne: dziennikowy
  lub bezdziennikowy, mieszany, rzeczowy wykaz akt oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej, podzielony na klasy i rzędy oznaczone hasłem i symbolem cyfrowym

• podział akt - wytworzonych i gromadzonych ze względu na wartość archiwalną na dwie kategorie: tj. materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną z określeniem okresu przechowywania w jednostce organizacyjnej.

Znaczenie instrukcji kancelaryjnej zależy od wielkości jednostki organizacyjnej, liczby komórek organizacyjnych oraz schematu organizacyjnego.

FAZY OBIEGU PISM

1. Pismo trafia do sekretariatu ( odbywa się tu rozdzielenie korespondencji )

2. Dekretacja dokonywane przez dyrektora

3. Kierownik właściwej komórki organizacyjnej decyduje kto zajmie

się bezpośrednio załatwieniem sprawy

4. Referent zapoznaje się z pismem , rozpatruje sprawę zgodnie z

przepisami i opracowuje brulion

5. 
   Brulion jest kierowany do kierownika do tzw . aprobaty

6. Po zaaprobowaniu treści pisma , referent sporządza jego czystopis i

przekazuje zwierzchnikowi do podpisu

7. Odpowiedź jest kierowana do dyrektora jednostki a stamtąd do

sekretariatu , gdzie pismo zostaje sprawdzone pod względem technicznym

8. Pismo zostaje włożone do koperty i wysłane

DEKRETACJA - jedna z faz obiegu pisma polegająca na wstępnym skierowaniu pisma do właściwej komórki organizacyjnej. Jeśli do sekretariatu wpływa wiele listów, szef może prosić sekretarkę o ich dekretację, zastrzegając dla siebie prawo dekretacji:

• pism do jednostek nadrzędnych firmy,

• skarg i zażaleń.

7

---