Ćwiczenia TEMAT: Zebrania: organizacja, porządek dzienny oraz przygotowanie materiałów, zaproszeń i sali; protokół zebrania.

„Organizacja”

Każde zebranie, niezależnie od typu, aby w pełni spełniało założony cel musi być odpowiednio zorganizowane. Zapobiega to stracie cennego czasu, powstania chaosu natomiast powoduje przejrzystość przekazu, przez co też łatwość w jego przyswajaniu.

Istnieją dwie zasadnicze grupy działań, mających na celu odpowiednią oraganizację zebrania:

ustalenia merytoryczno-organizacyjne

• ustalenie celu zebrania i jego tematyki. Zebrania mogą mieć charakter informacyjny,decyzyjny lub twóczy, a charakter zebrania determinuje poruszane tematy

• ustalenie porządku obrad i składu osobowego uczestników „rzutuje” na miejsce zebrania (wielkość sali) oraz czas jego przebiegu.

• ustalenie miejsca i terminu zebrania. Miejsce i czas powinien między innymi uwzględniać odległości jakie muszą pokonać uczestnicy zebrania, a także możliwości komunikacyjne

• rozdział ról/zadań podczas zebrania- zaplanowana struktura stworzona z przewodniczącego-kieruje obradami; zadania powitanie przybyłych i podziękowanie za przybycie, przedstawienie uczestników, określenie celu zebrania i zreferowanie jego programu, uzasadnienie potrzeby zwołania zebrania, kontrolowanie dyskusji, podsumowanie dyskusji, podziękowanie za udział w zebraniu.:). prezydium - „ ciało” honorowe-np. Zarząd firmy, zaproszeni goście; wygłaszanie podziekowań, gratulacji itp. Sekretarza - odpowiedzialny za dokumenty zebrania;asystowanie przewodniczącemu oraz komisje regulaminowe.

• opracowanie porządku obrad-schemat przebiegu zebrania;pozwala przygotować wszystkie materiały potrzrebne dla prawidłowego zorganizowania zebrania, jest podstawą do sporządzania dokumentacji zebrania oraz pozwala przewodniczącemu prowadzenie zebrania wedlug ustalonych punktów co nie pozwala na dowolność w ustalaniu zagadnień

• ustalenie relacji pomiędzy przewodniczącym a sekretariatem i uczestnikami zebrania.(przewodniczący słucha w sposób zaangażowany tj. bardzo intensywny, zastanawiając się równocześnie nad odpowiedzią uczestnikowi zebrania i udzieleniem głosu następnym uczestnikom; pozostali uczestnicy słuchają aktywnie, aby śledzić tok zebrania, chwytać sens poszczególnych wypowiedzi i polemizować z przedmówcami; sekretarz (sekretarka) słucha biernie koncentrując się na prawidłowym zapisie przebiegu spotkania)

techniczne wykonawstwo podanych wyżej ustaleń:

• zredagowanie i przepisanie zawiadomień

• sporządzenie potrzebnych materiałów

• rozesłanie ich w odpowiednim terminie do uczestników zebrania

• przygotrowanie formularzy dla komisji regulaminowych

„Porządek dzienny”

Typowy porządek zebrania.

1. Otwarcie obrad i ewentualny wybór przewodniczącego

2. Przyjęcie protokołu z porzedniego zebrania

3. Sprawozdanie z wykonania uchwał, postanowień i wniosków

4. Wypowiedzi wprowadzające do dyskusji i ewentualne podjęcie uchwał

5. Wolne wnioski

Oczywiście nie wszystkie elementy porządku zebrania muszą występować na każdym zebraniu. Np. W przedsiębiorstwie nie wybiera się każdorazowo przewodniczącego zebrania.

Dla niektórych zebrań przewiduje się czas trwania poszczególnych punktów porządku obrad

„Przygotowanie zaproszeń”

Zawiadomienie o zebraniu (wraz z materiałami, czyli np. referatem) są rozsyłane na dwa tygodnie przed terminem zebrania. Sporządza się je na maszynie lub na komputerze w estetycznej formie graficznej.

Każde zawiadomienie powinno zawierać następujące elementy:

• kto zaprasza, czyli prezes, dyrektor, zarząd, komitet organizacyjny;

• kogo ( najczęściej zostawiamy dwa wolne wiersze na odręczne wpisanie imienia i nazwiska osoby zapraszanej wraz z tytułem służbowym);

• rodzaj lub temat zebrania;

• termin zebrania - miesiąc, dzień, godzina;

• miejsce odbywania się zebrania - miejscowość, ulica, numer domu, numer sali (czasem również piętro);

• porządek dzienny zebrania oraz podpis jednostki/osoby zawiadamiającej;

• czasami informuje się jaki strój obowiązuje i jaka jest forma przyjęcia

Bardzo często umieszcza się w nim prośbę o potwierdzenie przybycia - podaje się wówczas adres, numer telefonu, telefaksu lub pokoju, gdzie, do kiedy i u kogo należy zostawić informację.

„Przygotowanie sali”

Ważnym elementem przygotowania zebrania jest zaaranżowanie sali, które będzie zależało od celu, wielkości, wyposażenia oraz liczby uczestników zebrania.

Istnieje kilka sposobów ustawienia stołu i krzeseł. Stosownie do natury i celu zebrania wyróżniamy 6 podstawowych modeli:

• Panelowe ustawienie stołu prezydialnego i krzeseł; stosuje się przy dużej liczbie uczestników, gdy jest czas na szeroką dyskusję.

• Stół w kształcie koła; stosowany jest przy zebraniach o niewielkiej liczbie uczestników, gdzie są do rozwiązania pewne kwestie sporne

• Stół w kształcie litery T; ustawiany jest przy organizowaniu oficjalnych, niezbyt licznych zebrań.

• Stół w kształcie litery U; podobnie jak poprzedni wariant, jest ustawiany na spotkaniach o charakterze oficjalnym w dosyć licznym gronie.

• Stół w kształcie litery L; jest stosowany w licznym gronie podczas prezentacji.

• Stoły ustawione w kształcie placu są odpowiednie dla każdego rodzaju zebrania.

Aby poprawnie przygotować się do zebrania, należy zatroszczyć się o następujące sprawy:

• wynajęcie i zaaranżowanie wnętrza sali (czasem przebiega równolegle z ustaleniem terminu zebrania),

• ustawienie i przygotowanie stołu prezydialnego, czyli nakrycie, udekorowanie kwiatami (niezbyt wysokimi)

• umieszczenie mównicy i stolika dla protokolanta odpowiednio blisko, żeby zapewnić dobrą słyszalność wypowiedzi,

• zapewnienie odpowiedniego sprzętu: rzutnika, odtwarzacza video, a przynajmniej tablicy,

• nagłośnienie

• ustawienie krzeseł, których zawsze powinno być nieco więcej niż zaproszonych gości,

„Protokół zebrania”

Sprawozdanie z obrad, sesji, posiedzenia; pisemne streszczenie posiedzeń, przemówień, wniosków i uchwał zebrania, komisji, sesji; akt sporządzony przez urzędnika w celu dostarczenia możliwie dokładnych, pełnych i obiektywnych danych dotyczących określonego stanu faktycznego.

Protokół zalicza się do dokumentów informacyjnych o charakterze wewnętrznym.

Budowa protokołu

1) Część wstępna

• Tytuł - zawiera słowo protokół, zwięzłe określenie rodzaju zdarzenia, stanu, faktu, określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty (dzień, miesiąc, rok) oraz godziny.

• Wstęp - osoby biorące udział w protokołowanych czynnościach, jeżeli (nie dołączamy listy obecności) i nieobecnych (podaje się czy ich nieobecność została usprawiedliwiona); porządek dzienny, tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane.

2) Część zasadnicza

• Opis i przebieg wydarzeń (wypowiedzi uczestników z podanym imieniem i nazwiskiem), opis realizacji poszczególnych punktów porządku

• Okoliczności towarzyszące

• Podejmowanie wniosków i uchwał

Sposób przedstawiania części zasadniczej:

1. Forma dosłowna - wierne, prawie dosłowne przytoczenie przemówień bez znaczniejszych skrótów, głównie na podstawie taśmy magnetofonowej, stenogramów lub tekstów autoryzowanych.

2. Forma streszczona - zwięzłe streszczenie poszczególnych przemówień, komasowanie wypowiedzi zgodnych pod względem treści; ta forma ma na celu skondensowanie wywodów i eliminowanie wszystkiego co zbędne, tylko uchwały nie podlegają skrótom.

3. Forma uproszczona - redukowanie do minimum części dyskusyjnej, ograniczenie się do wzmianek o charakterze syntetycznym; treść bardzo zwięzła głównie akcent kładzie się na przedmiocie obrad i powziętych uchwałach.

3) Część końcowa

• Godzina ukończenia czynności

• Formuła stwierdzająca zakończenie czynności, podpisy (po prawej przewodniczący, po lewej protokolant). Po podpisaniu nie można wprowadzać żadnych zmian do protokołu.

ZAPROSZENIE

dla Pana Jana Kowalskiego

na otwarcie wystawy prac dyplomowych ( malarstwo, rzeźba, tkanina)

tegorocznych absolwentów Akademii Sztuk Pięknych w Warszawie

Uroczyste otwarcie wystawy odbędzie się 22 lipca 2002 roku o godzinie 16 00 w Sali Wystaw w gmach głównym Akademii Sztuk pięknych w Warszawie ul. Krakowskie Przedmieście 38

Komitet Organizacyjny Wystawy

Prosimy o potwierdzenie przybycia do dnia 10 lipca 2002 roku.

Nr telefonu: 624-46-57

ZAPROSZENIE

Mamy zaszczyt zaprosić

Pana/panią.....................................................................................

na zebranie i dyskusję na temat "Doping w sporcie"

Zebranie odbędzie się 22 lipca 2002 roku, o godzinie 11 00 w sali wykładowej nr. 1

na Akademii Wychowania Fizycznego w Warszawie,

przy ulicy Marymonckiej 34

SAMORZĄD STUDENCKI