14.10.2015
Komunikowanie - przekazywanie myśli, wyobrażeń jednej osoby drugiej osobie
Model transakcyjny, wiele elementów (8): osoba A i osoba B, komunikat, informacja zwrotna, układ odniesienia osób A i B, otoczenie, szumy, pobudzenie i motywacja
1.Pobudzenie i motywacja
Bodziec wewnętrzny (myśl, przypomnienie)
Bodziec zewnętrzny
Motywacja
2.Osoba A i osoba B
Każda z osób może być zarówno nadawcą, jak i odbiorcą. W modelach transakcyjnych każda z osób uczestniczących jest równocześnie nadawcą i odbiorcą. W modelach linearnych jeden był nadawcą i a drugi odbiorcą.
3.Kodowanie i dekodowanie
Kodowanie - proces nadawania komunikatowi formy, w jakiej zostanie przekazany
Dekodowanie - proces odczytywania znaczenia komunikatu
4.Układ odniesienia (to bardzo złożony element)
To perspektywa znaczeniowa, z którą każdy wchodzi w komunikację
Perspektywa (znaczeń, rozumień),w której znajduje się osoba, gdy przekazuje informację
Składniki układu odniesienia:
Wykształcenie
Płeć
Rasa
Wartości kulturowe
Doświadczenie życiowe
Postawy
Osobowość
Nie ma identycznych układów odniesienia
Układ odniesienia- badania
Bormann i In., 1969r.
Atmosfera w pracy zależy od: |
kierownicy |
pracownicy |
Docenianie wykonanej pracy |
8 |
1 |
Poczucie bycia dopuszczonym do spraw firmy |
9 |
2 |
Współczująca pomoc w sprawach osobistych |
10 |
3 |
Guffey, 2007- badania różnych kultur: amerykańskiej, japońskiej, arabskiej
Komunikat wędrujący w dół charakteryzuje się następującymi cechami:
spłaszczenie
skondensowanie
wyostrzenie
asymilacja
koloryzowanie
5.Kod
Kod - symbole, za pomocą których komunikat został wyrażony
Podstawowe kody komunikacyjne:
Język (kod werbalny)
Parajęzyk (kod wokalny)
Wskazówki niewerbalne (kod wizualny)
Wariancja znaczeniowa między nadawcą i odbiorcą (proporcja znaczenia, jakie nadawca przywiązuje do 1 i 2 kodu):
Kod werbalny - 31%
Kod niewerbalny - 69%
21.10.2015
kanał - medium wybrane do przekazania komunikatu np. spotkanie, rozmowa telefoniczna notatka służbowa sms blog telewizja radio czasopismo
pojemność - zdolność do przenoszenia informacji |(ilości) najwięcej informacji przekazywane jest na spotkaniu bezpośrednim. Telewizja też jest pojemna
znaczenie komunikatu - komunikaty złożone trudne negatywne ważne przekazujemy bezpośrednio
potrzeby i możliwości odbiorcy -
oczekiwana ilość i szybkość uzyskania informacji zwrotnych
konieczność ciągłego rejestrowania
koszty wykorzystania kanału
oczekiwany poziom formalności lub nieformalności
Wybór najlepszego kanału
komunikacja bezpośrednia:
gdy potrzebna jest niezwłoczna informacja zwrotna
temat budzi emocje, jest skomplikowany
wiadomość jest nowa i istotna/ potrzebne jest jednolite stanowisko grupy
należy wzmocnić wiarę i zaufanie
Wiadomość pisemna
potrzebny jest utrwalony zapis treści, który nadaje się do weryfikacji
brzmienie słów jest ważne
wiadomość jest podsumowaniem spotkania
treść jest istotniejsza od uczuć
odbiorców jest wielu i są rozproszeni
wiadomość elektroniczna
szybkość jest ważna
znaczenie mają tempo, koszty i wygoda
odbiorców jest wielu, są rozproszeni
Kanał - wybór słów
ton wypowiedzi pisemnie rzutuje na sposób, w jaki odbiorca komunikatu postrzega jego autora, jeśli są słowa związane z elastycznością tzn. wahać się / oczekiwania/ oferujemy - oceniano firmy, jako przyjazne, zaangażowane w sprawy pracowników. A gdy słowa związane z rygorem - kładziemy nacisk/wymagamy - oceniano firmy, jako mało elastyczne.
problem/kwestia - gdy firma zamienia słowo „problem” na słowo „kwestie” obserwowano wzrost zaangażowania pracowników w rozwiązanie problemów.
pracownicy/członkowie grupy/partnerzy - gdy zamieniono słowo pracownik na te inne lepiej oceniano relacje w tej firmie
used/pre-owned te komisy, które sprzedawały pod szyldem używane miały mniejsze zyski niż te, które w szyldzie miały napisane z drugiej ręki
informacja zwrotna - werbalna, parazjezykowa i niewerbalna reakcja na komunikat
zalety:
poprawia dokładność i efektywność pracy grup i jednostek
zwiększa satysfakcje z pracy
zwiększa poczucie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg komunikacji
wady:
może sprawić, że ludzie czuja się obiektami ataku
może wskazywać, że komunikat nie został przekazany sprawnie
czasochłonna
trudna do uzyskania, kiedy chcemy uzyskać najlepiej prosić o sparafrazowania
przeszłe doświadczenia, (gdy osoba miała tylko negatywne doświadczenia z inf. zwrotną może nie chcieć powiedzieć, że czegoś nie zrozumiał
Efektywne wykorzystanie inf. zwrotnej
powiedz, że oczekujesz jej
określ obszary, na które oczekujesz jej
wyznacz czas na jej udzielenie
wybierz właściwy kanał
wykorzystaj cisze
zwracaj uwagę na reakcje niewerbalne
parafrazuj
wykorzystuj wypowiedzi zachęcające do informacji zwrotnej
nagradzaj za udzielenie jej
mów o zachowaniu a nie o osobie
używaj języka o charakterze opisowym
inf. zwrotna to dzielenie się pomysłami a nie dawanie rad
dozuj informację zwrotną
przekazuj ja we właściwym momencie
stwarzaj szanse na zachowanie twarzy
otoczenie
czas
miejsce
przestrzeń materialna
otoczenie społeczne = klimat
szum
zewnętrzne |
wewnętrzne |
kiepska gramatyka osoby mówiącej Przerzucanie papierów dzwoniące telefony rozmawiający ludzie chłód w pomieszczeniu przyciemnienie światła |
ból głowy marzenia na jawie brak snu koncentracja na innych poziomach brak znajomości tematu |
NAWIĄZYWANIE I UTRZYMYWANIE RELACJI INTERPERSONALNYCH
każda relacja interpersonalna zaspakaja nasze potrzeby czyli wychodzą naprzeciw naszym oczekiwaniom. Relacja psuje się kiedy przestaje zaspakajać oczekiwania.
warunki relacji interpersonalnych
jasne oczekiwania
większość naszych oczekiwań jest niewypowiedziana do momentu ich naruszania
nasze oczekiwania podlegają ciągłym zmianom
ujawnianie oczekiwań ma większe znaczenie w organizacjach wirtualnych
wzajemna natura relacji
odwzajemnienie
zjawisko samospełniającej się przepowiedni
zaufanie
konstruktywne i destruktywne cykle zaufania
cykl konstruktywny (wysokie zaufanie) -> (wysokie osiągnięcia) ->
cykl destrukcyjny (niskie zaufanie) -> (niskie osiągnięcia) ->
aby przerwać cykl destrukcyjny należy zmienić zachowanie z jednej strony pracownika lub pracodawcy
Element, który nie pochodzi z zewnątrz ale my do relacji wnosimy to nasz styl komunikacyjny.
style komunikowania się
Nasz styl komunikowania się to nasza cecha osobowości, której się wyuczyliśmy. Taka umiejętność, która jest osadzona osobowościowo ale społecznie wyuczona.
Style najczęściej używane w sytuacjach biznesowych te 4 powyższe.
Każdy ma jeden dominujący. Dwa w sytuacjach stresu.
Trzy rzeczy:
zdiagnozować swój styl czyli do jakiego stylu mam skłonność
mocne i słabe strony każdego stylu i na czym polega efektywność i zagrożenia, które niesie każdy z nich
wypracować w sobie umiejętności, które pozwolo mi komunikować się z ludźmi korzystającymi z innych styli.
Dwa wymiary do opisu tych stylów (mają charakter kontinuum, od sporadycznego do nadmiernego)
korzystanie z informacji zwrotnej
odkrywanie się na ile ujawniam siebie
Rodzaje stylów
Styl ukryty bardzo zależy im na informacji od innych.
Styl ślepy nie pytam o informacje zwrotną sam wie lepiej.
Styl zamknięty nie korzystają z informacji zwrotnej i nie dzielą się.
Styl otwarty osoby mówią wszystko co im wpadnie do głowy.
Każdy z stylów ma wady i zalety. Żaden nie jest idealny do każdej sytuacji. Ważna jest elastyczność w posługiwaniu się stylami. To, w który styl będzie bardziej efektywna zależy od:
kompetencji w którym czuje się najbardziej swobodnie
który styl może rozwiązać problem
jakie style preferuje mój zespół
Sporadyczne odkrywanie się i sporadyczne poszukiwanie informacji zwrotnych - styl zamknięty. (lewa górna ćwiartka)
Osoba czuje się swobodniej w otoczeniu przedmiotów niż ludzi.
Mogą być efektywne w otoczeniu przedmiotów ale nie gdy są narażone na interakcje.
Są postrzegane jako skryci albo liberalni. Nie ujawniają swoich poglądów.
W najgorszej sytuacji taka osoba jest ukierunkowana na poszukiwanie poczucia bezpieczeństwa. Może unikać wtedy kontaktów społecznych co może powodować obniżenie wydajności.
W najlepszym wypadku są postrzegani jako skryci.
Mogą być uważani za oschłych i niekomunikatywnych. Często rozczarowują innych i są rozczarowani innymi ludźmi.
Jeśli menager jest zamknięty to może być dobrym przywódcą dla pracowników którzy są ekspertami którzy sami wiedzą co mają robić. Jeśli pracownicy oczekują wsparcia kierownictwa, są kreatywni to zamknięty lider będzie źródłem frustracji. -
Sporadyczne odkrywanie się i nadmierne poszukiwanie informacji zwrotnej - ukryty; (górna prawa ćwiartka).
Swoich opinii nie ujawnia ale będą chcieli wiedzieć jako postrzega otoczenie.
Cenią otoczenie ale mają problem z ujawnianiem informacji osobistych. Szef będzie najpierw chciał zebrać zdanie od innych. Będzie mu trudno wyrażać negatywne opinie.
Ukryty pracownik będzie miał trudność gdy szef wyrazi niesprawiedliwą uwagę pod jego adresem - będzie mu trudno się usprawiedliwić. Klient może coś kupić bo przyjmuje sugestie ale nie do końca się z tym zgadza.
Ukryte osoby nie boją się ludzi. Nie chowają się przed ludźmi.
Słuchają ludzi, lubią gdy ludzie wyrażają swoje opinie. Mają tendencje do zatrzymywania własnych opinii dla siebie. Dwie przyczyny ukrywania własnych opinii:
potrzeba aprobaty społecznej
brak zaufania do ludzi.
Relacje często jednokierunkowe.
W najlepszym razie - osoby są lubiane, cenione za przyjazne ustosunkowanie się, osoby sprawiają wrażenie zaangażowanych w sprawy innych; są skłonne do rozwiązywania drobnych konfliktów.
Słaba strona - często wzbudzają podejrzliwość; bardziej zorientowane na interakcje a nie wydajność; bezrefleksyjni potakiwacze; bywają postrzegane jako ktoś kto nie potrafi mówić o swoich poglądach; czasami są brane za dwulicowe bo umie słuchać różnych ludzi.
Skuteczny:
dobrze sprawdzają się w organizacjach, które są zorientowane na relacje społeczne
dobrze odnajdują się w sytuacjach wymagających dyplomacji, manewry polityczne, ostrożności,
w sytuacjach w których praca jest wydarzenie społecznym a nie zadaniem
Mało skuteczne:
praca jest zorientowana na efekt i wydajność a nie na relacje społeczne
zadanie trudne, skomplikowane,
praca wymaga zespołowego działania
sporadyczne poszukiwanie informacji zwrotnej i nadmierne odkrywanie się - styl ślepy; (lewa dolna ćwiartka).
Ktoś na kogo można zawsze liczyć, że wykona zadanie. Jeśli mamy do czynienia z działem które sprawia trudności to osoba ślepa bardzo będzie przydatna, dobrze nim pokieruje. W sytuacji kryzysu osoba ślepa dobrze obejmie zarządzanie.
Są postrzegane jako autorytarni.
Mają wysoką samoocenę. Mają wysoką pewność siebie.
Nie obawiają się wyrażania swoich opinii, postaw, myśli. Nie proszą o informacje zwrotne bo sami wiedzą lepiej.
Nie unikają innych ale mają tendencje do narzucania innym swoich poglądów. Liderowi trudno mu delegować obowiązki na innych. Styl zamknięty w konfliktach - czują obezwalniający lęk. Ślepi wskakują w środek konfliktu, rozwiązują go według własnego pomysłu.
Ślepy lider zawsze wie czego chce i gotowy jest do wyrażania swoich potrzeb, jest lojalny, jest dobrze zorganizowany, jest postrzegany jako godny zaufania; nie obawiają się sprawowania władzy.
W najgorszym wypadku - nie potrafi rozdzielić obowiązków między pracowników, bywają wymagający i niecierpliwi, są przekonani że jedyną metodą słuszną działania jest ich własny sposób; preferują sprawowanie kontroli; tłumią kreatywność; nie potrafią słuchać; każą za błędy; nie dają możliwości wyjścia z twarzą i usprawiedliwienia się.
Pracownicy bywają roszczeniowi, mało taktowni, kłótliwi, trudno przyjmują krytykę.
Sytuacje kiedy pracownik ślepy jest efektywny:
grupa pracowników nie wyszkolonych i potrzebują skorzystać z doświadczenia to osoba ślepa będzie idealna by ich poprowadzić;
kryzysy albo zmiany organizacyjne w organizacji ślepy pracownik potrafi przejąć zarządzanie firmą czy grupą osób;
sytuacje wymagające natychmiastowych decyzji.
Sytuacje kiedy pracownik ślepy mało skuteczny:
w sytuacjach gdy organizacja boryka się z problemami personalnymi; chodzi o emocje nie o zadania; pracownicy nie mogą się ze sobą porozumieć;
mamy do czynienia z grupą profesjonalistów. Dla nich osoba ślepa będzie irytująca.
kluczem do sukcesu jest kreatywność i podejmowanie ryzyka. Wymaga to otwarcia się na informacje zwrotne.
Nadmierne odkrywanie się i nadmierne poszukiwanie informacji zwrotnych - styl otwarty; (prawa dolna ćwiartka).
Styl ten najbardziej docenia inne osoby.
Zamknięty boi się ludzi.
Ślepy innych postrzega jako mało istotnych.
Ukryty ma problemy z zaufaniem do innych.
Otwarte osoby otwierają się czasem za dużo i czasem proszą o zbyt wiele informacji zwrotnych. Czasami może sprawiać zakłopotanie ponieważ osoby te za szybko się otwierają.
Mocne strony: potrafią przyjąć krytykę, są elastyczne, szczere, potrafią słuchać i mówić; umożliwiają innym decyzje.
Wady: bywają postrzegani jako mało efektywni ponieważ dużo mówią; mogą czuć się sfrustrowani przez szefów nieotwartych; czasami bywają tak otwarci, że krępują innych; bywają otwarci w niewłaściwych sytuacjach.
Nie jest zalecany kiedy w organizacji nie panuje taki klimat. Często szefowie nie nagradzają, nie awansują otwartych pracowników. Klienci postrzegają otwartych pracowników za wścibskich i natarczywych.
Sytuacje kiedy pracownik otwarty jest efektywny
w sytuacjach pracy zespołowej; pomaga przy rozwiązywaniu zadań skomplikowanych;
sprzyja wykonywaniu zadań na wysokim poziomie; wysoka jakość;
w sytuacji gdy wymaga się od pracowników zaangażowania w proces podejmowania decyzji
Nie skuteczni:
kiedy pracownicy nie chcą być otwarci, postrzegają to jako coś nietaktownego,
gdy wymagana jest decyzja natychmiastowa
przy wykonywaniu prostych zadań.
Czy ten który stosujemy jest optymalny? Jak zwiększyć optymalność?
Modyfikacja stylu sprowadza się do zmiany w zakresie odkrywania siebie i/lub zmiany w proszeniu o informacje zwrotne.
Styl ślepy powinna zwracać się do innych więcej, częściej o informacje zwrotne by odkryć obszary do zmian.
Styl ukryty nauczanie odkrywania siebie.
Zamknięty i otwarty musi pracować nad tym i nad tym.
Zamknięta powinna bardziej korzystać z jednego i drugiego. A otwarta powinna trochę ograniczać.
Funkcjonowanie w sytuacjach konfliktów:
Dwa rodzaje konfliktów charakterystyczne dla sytuacji biznesowych i 5 strategii rozwiązywania.
Konflikty:
konflikty typu A afektywny-emocjonalny w grupie o niskim poziom zaufania.
Problemy rodzą silne emocje.
Uczestnicy czują się niekomfortowo, gdy uzyskują informacje zwrotne. Złoszczą się.
Nieporozumienia nabierają charakteru osobistego.
Konflikty bardziej dotyczą interakcji społecznej. Zespoły takie są mało produktywne/wydajne.
Aby zwiększyć nie wystarczy zastosowanie strategie rozwiązywania problemów. Trzeba
zmienić przywódcę całkowicie spoza zespołu lub
zastąpić kilka osób z zespołu takimi osobami, które koncentrują się na zadaniu w sposób poznawczy albo
przeprowadzić warsztaty dla zespołu nad wzajemnym zaufaniem, uczące budowanie zaufania.
konflikty typu C pozyawcze€kongitywne są dobrze rozwiązywane w środowiskach, które cechują się wzajemnym zaufaniem.
Konflikty te dotyczą: różnicy zdań, poglądów; odmiennych postaw.
Osoby, które doświadczają takiego konfliktu przychodzą do grupy z własnym pomysłem w sytuacji gdy grupa się z tym nie zgadza nie traktują tego personalnie i akceptują brak zgody w danej sprawie. Są otwarte na dialog.
Grupy takie rzadko doświadczają takich konfliktów, które mogły by zniszczyć grupę. Rozwiązanie zastosowanie odpowiedniej strategii. Wystarczające jest zastosowanie 1 z 5 strategii.
Strategia rozwiązywania konfliktów zależy od dwóch czynników (umiejętności)
stopnia skupienia się na sobie bardzo skupiony bardzo nie skupiony € poziomu asertywności i nieasertywności
od skupienia na innych (współpraca)
W wyniku skrzyżowania powstaje 5 strategii:
strategia unikania konfliktów moja koncentracja na sobie i na innych jest niska (nie asertywny i nie współpracujący) uciekanie, unikanie konfliktów. Osoby skłonne do stosowania zamkniętego stylu komunikowania.
strategia dostosowania skupienie na innych duże / asertywność niska. Dostosowują się do preferencji innych kosztem siebie. Konflikt jest destrukcyjny i aby uniknąć jego konsekwencji poddaje się woli innych. Najwięcej osób komunikujących się ukrytym stylem. Wysokie poszukiwanie informacji zwrotnych mało mówienie o sobie.
strategia rywalizacji niskie skupienie na innych i wysokie skupienie na sobie. Osobiste cele są ważniejsze niż współpraca. Konflikt jest to próba sił. Nadreprezentowany ślepy styl komunikowania się.
strategia współpracy wysokie skupienie na sobie i na innych. Konflikt jest korzystny pod warunkiem że w sposób otwarty się go rozwiązuje. Cenią sobie współprace, słuchają innych =techniki aktywnego słuchania), przeprowadzają grupę przez etapy rozwiązywania konfliktów.
kompromizm przeciętna asertywność i współpraca. Kompromizm nie jest najbardziej satysfakcjonującą dla wszystkich.
Możemy stosować różne strategie w zależności od sytuacji. Uwarunkowania kulturowe pewne kultury bardziej preferują s
strategie rywalizacyjne - kultura Amerykańska;
kultura Chińska - dostosowanie.
Trzy kategorie:
1 przegrany - wygrany - rywalizacja kto jest wygrany a kto jest przegrany
2 wygrany - wygrany - współpraca
3 przegrany - przegrany - dostosowanie i unikanie, kompromizm
Trzy rzeczy ważne przy budowaniu relacji:
- warto dbać o jasność w wzajemnych relacjach;
- warto wykorzystywać zwrotną naturę relacji
- rozumienie układu odniesienia innych osób
Zdolności komunikacyjne kobiet i Mężczyzn
Częściej zabiera głos w dyskusjach biurowych - M
Lepszy w interpretowaniu sygnałów niewerbalnych - K
Ma tendencje do szukania potwierdzenia typu nieprawdaż, - oboje; poziom władzy im wyższa władza tym częściej potwierdza.
Częściej postrzega dyskutuje jako rywalizacje a nie kooperacje - M
W trakcie dyskusji biurowych częściej stara się o potrzymanie dyskusji - K
Częściej przerywa drugiej stronie - M
Mniej skłonny do zadawania pytań zwłaszcza jeśli pytanie mogło by ujawnić braki w wiedzy - M
Współpracownicy uważają ich za lepszego słuchacza - K
W firmach w badaniach wyszło że 60 proc błędów wynika z nieuważnego słuchania.
W innych badaniach klienci ocenili, że najważniejszą umiejętnością sprzedawcy
jest słuchanie.
W kontekście pracy słuchania domagają się 4 źródła informacji:
klienci
Podwładni
przełożeni
współpracownicy
Korzyści:
ze słuchania klientów
informacjeo samych usługach czyli znając oczekiwań klientów można doprecyzować projekt; zyskiwane są informacje zwrotne o produktach i usługach; klienci mogą zaproponować propozycje ulepszeń, które umknęły producentowi;
informacje o konkurencji klient dostarcza informacji o konkurencji
zwiększa poziom sprzedaży ponieważ bardziej usatysfakcjonowany klient kupuje więcej produktów i zwiększa się zadowolenie klientów;
ze słuchania podwładnych
może podnieść poziom, ilość i jakość usług świadczonych przez daną firmę
słuchanie podwładnych docenia ich; pracownik czuje że jego pomysły są ważne; pracownik jest ważny dla firmy, wpływa na poczucie własnej wartości
jest dla pracowników sygnałem wsparcia, który przekłada się na lepszą atmosferę
wyraża akceptacje dla osoby;
prowokacyjne pytania mogą ułatwić słuchanie pracownika, pracownik się otwiera; ma znaczenie tylko w tedy kiedy zadający pytanie chce znać odpowiedź;
daje pracownikom większe poczucie bezpieczeństwa;
ze słuchania przełożonych
lepsze poznanie przełożonych
do budowania lepszych relacji z przełożonymi
zdobyć wiedze, którą przełożeni doceniają i, która jest potrzebna, ceniona, posiadanie wiedzy oraz tej której przełożeni nie posiadają jest drogą aby stać się cennym pracownikiem
trzeba uważać z udzielaniem rad;
bazuj na pomysłach przełożonych, opierając swoje pomysły na pomysłach szefa
naucz się umiejętnie chwalić nagroda jaką możemy obdarzyć szefa; pochwały taktowne i delikatne;
nie krytykować przełożonych;
ze słuchania współpracowników
atmosfera w pracy zależy od relacji jakie są między pracownikami
słuchanie tworzy więzi, społeczność.
możemy słuchać aby dać komuś wsparcie, aby obiektywnie ocenić pomysły, wesprzeć emocjonalnie, udzielić informacji.
Jakich komunikatów unikać w stosunku do pracownika - zagrażają poczuciu akceptacji:
nakazywanie
moralizowanie np. nie należy tak; sygnalizuje to brak akceptacji
krytykowanie np. mylisz się... sygnalizuje brak akceptacji;
dawanie rad czy podpowiedzi to jest komunikat typu ja wiem lepiej...
chwalenie sygnalizuje to że wartość twoich działań zależy od moich akceptacji;
Słuchanie współpracowników:
Korzystaj z humoru. Humor pomaga w grupach wielokulturowych. Rozładowuje wiele napięć.
Dobrze uczyć się tolerować niejednoznaczności.
Pokaż że słuchasz.
Zbieraj informacje i dziel się nimi. Unikaj perswazji.
Prezentuj swoje pomysły jasno i wyczerpująco.
25.11.2015
Sygnały nieuważnego słuchania
Pomijanie ścieżki służbowej
Zbyt późne dowiadywanie się o wydarzeniach
Ciągłe gaszenie pożarów
Konieczność powtarzania informacji
zabiera czas
źle wypadamy jeśli informacje są nam powtarzane
Powierzanie innym Twoich zadań
Przyrost komunikacji na piśmie
Przyczyny nieuważnego słuchania
Bariery fizyczne
Upośledzenie słuchu
Hałaśliwe wyposażenie pomieszczenia
Głośna konwersacja
Zakłócenia wizualne
Wielu barier nie możemy usunąć ani kontrolować więc jeśli się pojawia musimy kontrolować samych siebie
Bariery osobiste (Należy nauczyć się rozpoznawać przyczyny naszych trudności w słuchaniu)
Nasze samopoczucie fizyczne
Zakłócenia psychologiczne
Uprzedzenia wobec mówcy
Różnice międzypłciowe
Kobiety lepiej dokoduję sygnały niewerbalne
Kobiety postrzegają komunikacje jako narzędzie współpracy
Kobiety bardziej dbają o podtrzymanie dyskusji
Kobiety przekazują minimalną ilość wskazówek co do odpowiedzi (częściej pytania otwarte)
Złe nawyki towarzyszące słuchaniu
Nieudolny słuchacz
Zakłada, ze temat będzie nudny
Krytykuje przekaz mówcy
Przerywa wypowiedz myśli o kontrargumentach
Wsłuchuje się jedynie w fakty
Robi szczegółowe notatki
Udaje ze słucha
Toleruje lub tworzy dystraktory
Unika wsłuchiwania się w treści trudne
Reaguje emocjonalnie na niektóre komunikaty
W trakcie długich prezentacji śni na jawie
Uważny słuchacz
Jest nastawiony pozytywnie
Koncentruje się na wypowiedzi na treści merytorycznej
Wysłuchuje całość
Gdy się zamyśli szybko powraca do tego co się dzzieję
Upewniają się w tym że zrozumieli fakty, odczucia, myśl przewodnią.
Zapisują hasłowo
Prosi o ciszę lub o głośniejsze mówienie
Oddziela cześć merytoryczną i nie oburza się
Doskonalenie umiejętności uważnego słuchania
Skupiaj się na faktach i uczuciach
Oznacz główne punkty wypowiedzi słowami kluczowymi
Podczas słuchania rób krótkie notatki
Podsumowuj poprzednie punkty wypowiedzi powtarzając w myślch słowa klucze
Odnoś informacje do kontekstu
Unikaj uprzedzeń
KOMUNIKACJA NIEWERBALNA
Komunikacja niewerbalna - wszystkie komunikaty, zarówno intencjonalne jak i niezamierzone, które nie mają charakteru pisemnego, mówionego lub dźwiękowego.
Typy komunikacji niewerbalnej charakterystyczne w sytuacji biznesowej
Mimika i kontakt wzrokowy ( ekspresje mimiczne zwracają naszą uwagę, komunikaty za pomocą twarzy dużą ilość komunikatów)
Kontakt wzrokowy
Sygnalizuje uwagę i zainteresowanie
Wskaźnik pewności siebie
Wskaźnik wiarygodności
Osoby o wyższym statusie społecznym podczas mówienia patrzą częściej niż podczas słuchania
Wskaźnik uwagi
Sygnalizowanie chęci zaangażowania
+ uśmiech
Służy do kontrolowania i przekonywania innych
31% standardowo
Preferowane długie rzadsze spojrzenie
Spotykając się wzrokiem patrzymy 1,5 - 2 s. W sytuacjach jeśli kontakt jest jednostronny to 3s
Gestykulacja i inne ruchy ciała
Emblematy - mają jednakowe znaczenie dla wszystkich. Mają charakter kulturowy.
Regulatory - gesty kontrolujące płynność komunikacji (wzmacniają lub doprecyzowują znaczenie werbalne. Na przykład może to być gest wskazujący konkretny kierunek i towarzyszący wyjaśnianiu)
Ilustratory gesty celowe, wzmacniają doprecyzowują znaczenie werbalne komunikatu.
Adaptory - korzystamy z nich chwilach napięcia. Zaprzecza komunikatowi który chcemy wysłać
Ubranie i wygląd
Im większa dowolność ubioru w pracy spada wydajność punktualność maniery wzrost absencji
Trakcie rozmów kwalifikacyjnych ważne jest pierwsze wrażenie. Bardziej kompetentni Ci ubrani w ciemne kolory.
Styl
Marynarka
Kostium
Kolor
Ciemnoniebieski garnitur
Granatowy kostium i jasna bluzka
Jasnoszary kostium i ciemnogranatowa bluzka
Dystans i przestrzeń osobista
Intymny - 45 cm dopuszczamy tam najbliższych, prywatnie a wyjątkami są
Podanie ręki
Poklepanie po ramieniu
Osobisty - 46cm -1,2m - bliscy znajomi, koledzy z pracy
Społeczny -1,2m - 3,6 m - spotkania towarzyskie, wypracowanie rozwiązania zwykle 2 m, jeśli większa odległość oficjalne spotkania i transakcje biznesowe i ludzie których nie znamy
Publiczny 3,6 - 4m mówcza a grupa słuchaczy
2.12.2015
Otoczenie materialne
Kiedy przebywania pomieszczeniach chłodnych odczuwamy nieprzyjemność zmęczenie
otoczenie materialne wpływa na samopoczucie i style komunikacji
ma tu znaczenie także kolor
pastelowe - większe postępy w nauce niż w pomieszczeniach białych czy ostro żółtych, łatwiej odprężyć się pacjentom
czerwony - napędza, pobudza
oświetlenie
wielkość pomieszczenia
zapach
poziom hałasu
ogrzewanie
wentylacja okien
ustawianie mebli
ergonomia
czas
kultury monochromiczne ---------------------------------------------------- kultury polichromiczne
wykorzystywanie czasu czas jest podporządkowany budowaniu relacji
jest postrzegany, jako zasób elastyczne wykorzystanie
czasu
oszczędzanie czasu jest słuszne nie jest istotne oszczędzanie
indywidualistyczne kolektywistyczne
nisko kontekstualne wysoko kontekstualne
postawa wobec czasu jest bardzo nieformalnie
Niewerbalne wyznaczniki statusu w biznesie
ubiór ( krawat, ciemniejsze kolory oznaczają wyższy status)
lokalizacja i wielkość gabinetu (gabinety narożne gdzie jest więcej miejsca okien światła, gabinet oddalony albo gdzie drogi korytarza nie są przechodnie)
układ wnętrza
solidne drewniane meble
żywe rośliny i dzieła sztuki
podejście do czasu (do wyższego statusu się nie spóźniamy się i przyjście zapowiadamy)
Silne i słabe zachowania niewerbalne
silne
asymetria rąk
podniesiona głowa
skrzyżowane nogi
postawa wyprostowana
cała sylwetka ciała jest wygodnie ulokowana
słaba
sztywna postawa
pochylenie sylwetki do przodu
symetryczne ręce i kolana
wzrok w podłogę
zakrywanie twarzy rekami
adaptory
zachowania zwiększające bliskość
uśmiech
pochwały
poklepanie po ramieniu
zmieszanie dystansu
kontakt wzrokowy
oddzielenie przedmiotem
zbyt długi kontakt wzrokowy
otwarta postawa ciała
sprawy osobiste
zwracanie się do ludzi po imieniu
rozmawiamy przed i po pracy
BARIERY KOMUNIKACYJNE
brudna 12
Osądzanie (nabywane w trakcie nauki i socjalizacji) prowadzi do konfliktu. Formułowane są na podstawie układu odniesienia. Skłonność do ocen wzrasta im bardzie maja wpływ emocje.
Krytykowanie
Przezywanie etykietowanie znika osoba a staje typ
Stawianie diagnozy
chwalenie połączone z ocena zawiera element manipulacji. pochwala jest pozytywna, gdy jest szczera, motywuje
Dawanie rozwiązań. podważa zdolność do rozwiązania problemu
rozkazywanie doradzanie poparte siłą i przymusem. osąd drugiego człowieka jest niewłaściwy, obniża samoocenę budzi opór bunt
grożenie kładzie nacisk na kare ma takie same skutki jw..
moralizowanie powinieneś musisz. wzmacnia niepokój rodzi resentyment. powstrzymuje przed szczerym wyrażaniem siebie wywołuje zachowania pretensjonalne.
stawianie zbyt wielu niewłaściwych pytań wyzwalają reakcje obronne i opór
doradzanie ja na twoim miejscu...... wyraz wtrącania się w nieswoje sprawy, kiedy rozmawiamy z bliskimi. słuchający czuje się mało inteligentny
Unikanie udziału w troskach drugiego człowieka
odwracanie uwagi zmiana tematu, gdy jest niekomfortowy, mówienie o sobie l. odwracają uwagę, bo dyskomfort egoiści, brak umiejętności słuchania, tematy budzące trudne emocje
logiczne argumentowanie logika spełnia wiele pozytywnych funkcji, ale jeśli dzieją się emocje konflikt stres to wywołuje to złość wprowadza dystans i prowadzi do alienacji osoby logika skupia się na faktach a osoba na uczuciach. opuszamy osobę w najmniej odpowiednim momencie może być forma wycofania się, zależy na pomaganiu, ale chcą uniknąć wysiłku zaangażowania w relacje
uspokajanie
9.12.2015
INNE BARIERY
Lek przed komunikowaniem się
im wyższy jest poziom lęku u przełożonego tym mniej istotnych informacji uzyskuje podwładny
ludzie z wysokim poziomem lęku
są postrzegani, jako mniej kompetentni
sprawiają gorsze wrażenie
zajmują pozycje gorzej płatne i związane z niższym statusem
odczuwają gorszą satysfakcje z pracy
mają mniejsze szanse na awans na stanowisko kierownicze
gotowość do przedstawienia prezentacji jest predyktorem lepszych zarobków
Typy lęku
sytuacyjny (stan lęku) - przyczyna jest nowa/ nieznana sytuacja. przezywa go każdy. jest motywujący. dobrzy mowcy postrzegają fizjologiczna kompetentne lęku, jako coś normalnego, co zaraz przejdzie. słabi mówcy postrzegają je, jako coś, co powoduje je, jako slaby mówca
cecha - wywołany przez niezależne od sytuacji wewnętrzne obawy uczucia przeżywane przez rozmówce. poczucie nieadekwatności i strach przed ośmieszeniem sie
lęk przed przemawianiem może być sytuacyjny, cecha lub mieszany.
jak radzić sobie?
lęk sytuacyjny
uruchomienie zasobów pomocnych w przystosowaniu się do sytuacji
przygotuj się i ćwicz (co najmniej 3 razy na glos) (walters)
świadomość, że jesteśmy przygotowani obniża lęk
rozgrzej się (Richmond, McCrroskey)
spięcie barków i trzepniecie nimi poruszanie głową na lewo/prawo
oddychaj głęboko (Pletcher)
zrób wstęp (Hamilton)
coś humorystycznego/banalnego by poczuć się swobodniej w danej grupie
skoncentruj się na przekazaniu sensu wypowiedzi( Hamilton)
koncentracja na słuchaczach odwraca uwagę od zdenerwowania
korzystaj z pomocy wizualnych
obniżają lęk mówcy
pomagają z przypomnieniem
słuchacze lepiej zapamiętują
zajęcie rak
lęk - cecha
wiele osób z wysoko rozwiniętą cechą lęku (Beatty)
czuję, że się różni od innych mówców
miało negatywne doświadczenia związane z mówieniem
uważa się za gorszych od innych
uwarunkowanie wielopłaszczyznowe Conditt
dziedziczenie
indywidualne doświadczenie
Sposoby radzenia sobie dotyczą zmiany myślenia
świadomość, że denerwujesz się tylko wewnętrznie i cały świat o tym nie wie a świadomość że to nie jest widoczne dla wszystkich
pozytywne wyobrażenia (wizualizacje) ( bhuris, Allen)
dodają pewności siebie
pozytywne wyobrażenia są wykorzystywane w programach sportowych: wpływają na fale mózgowe, przepływ krwi, tętno temperaturę skory, wydzielanie soków trawiennych i reakcje immunologiczne
obniżają lęk przed przemówieniem
podczas przemawianie wywołują te same reakcje...
Brak odpowiedniego przygotowania się
osoby komunikujące się efektywnie maja świadomość, że komunikacja jest nieodwracalna i uważne przygotowują komunikaty
Niejasne instrukcje
zacznij od ogólnego obrazu
używaj jak najmniejszej liczby słów
używaj prostych i zrozumiałych słów
bądź konkretny
używaj prostych porównań
korzystaj z powtórek
wskaż i oznacz wskazówki lub kroki
korzystaj ze skutecznych technik przekazu
pochopne wyciąganie wniosków
pomieszanie wniosków z obserwacjami
sprawdź wiarygodność źródeł
zadawać pytania w celu dysponowania faktami
chodzenie na skróty
różne interpretowanie ogólnych pojęć. nie wnikanie w znaczenie komunikatów, które słyszymy
słowa mające różne interpretacje
bezwarunkowo
z pewnością
to pestka
możliwe
zapewne
sprawa otwarta
nieokreślony
16.12.2015
Od czego zależy efektywne uczestnictwo w zespole?
Umiejętności komunikacyjne (słuchanie i otwartość)
Zaangażowanie
Zaangażowani członkowie:
Poświęcenie zespołowi czasu i energii, przygotowanie się i uczestnictwo w spotkaniach
Popieranie ostatecznej decyzji zespołu
Wypełnianie niezbędnych funkcji zadaniowych i wspierających
GRUPOWE FUNKCJE ZADANIOWE
Inicjowanie
Przekazywanie informacji
Poszukiwanie informacji
Wyrażanie opinii
Poszukiwanie opinii
Rozwijanie pomysłów
Aktywizowanie
Rewidowanie procesu
Utrwalanie
FUNKCJE WSPIERAJĄCE FUNKCJONOWANIE GRUPY
Zachęcanie
Dbanie o harmonię
Obniżanie napięcia
Moderowanie tzn. wciąganie w rozmowę osoby wycofane, taktowne odsuwanie tych, którzy mówią za dużo by wszyscy mieli równe szanse
ZACHOWANIA DYSFUNKCJONALNE
Blokowanie - odrzucanie pomysłów innych
Agresja
Gawędziarstwo
Szukanie uznania
Występowanie w cudzym interesie
Odwracanie uwagi
Wycofywanie się
Jak sobie radzić z zachowaniami dysfunkcjonalnymi?
Znalezienie odpowiedzi na pytanie dlaczego ta osoba się tak zachowuje?
Zaplanuj w jaki sposób otworzysz dyskusję?
Posadź osobą dysfunkcjonalną obok lidera
Unikaj kontaktu wzrokowego z osobą dysfunkcjonalną
Przydziel osobom dysfunkcjonalnym zadania
Poproś członków zespołu by mówili w określonej kolejności
Przerwij
Rozgadanego członka grupy posadź między cichymi
Zachęcaj osoby wycofane
Chwal i zachęcaj osoby, które tego potrzebują
Teorie przywództwa
Teorie zachowań
Teoria cech - przywódcy rodzą się z charakterystycznymi cechami przywódczymi
Ambicja
Brak uprzedzeń
Ciekawość
Wiarygodność
Motywacja do przewodzenia
Pewność siebie
Zdolność do integrowania i interpretowania danych
Znajomość branży i spraw technicznych
Kreatywność
Umiejętność przystosowania się do ludzi i sytuacji
Teoria funkcjonalna - - przywództwo jest wyznaczane przez zestaw funkcji zadaniowych oraz wspierających. Funkcje te możne wypełniać każdy biorąc na siebie obowiązki lidera
Odchodzi od cech
Teoria trzech stylów. O zachowaniach lidera myślimy w kategoriach 3 stylów:
Autokratyczny
Rola lidera jest centralna
Komunikacja jednokierunkowa
Styl ślepy
Narzuca innym własne zdanie innym
Szybko przechodzi do podejmowania rozwiązań ale wdrażanie wymaga czasu
Wysoki poziom wrogości
Demokratyczny
Wspólne podejmowanie decyzji (satysfakcja i zaangażowanie)
Styl komunikacyjny otwarty
Są na równi siebie
Dyskusja -> długi proces dochodzenia a szybki proces wdrażania decyzji
Wysoki poziom satysfakcji z bycia w grupie
Liberalny
Menager nie angażuje się w decyzje, decyzje podejmowane się przez podwładnych
Wolność dla podwładnych w podejmowaniu decyzji
Niższa efektywność i poziom zaangażowania grupy
Teorie sytuacyjne
Teoria uwarunkowań sytuacyjnych: styl lidera wyznaczają:
Relacje członkowie grupy
Jasność zadań
Pozycja lidera (silna lub słaba)
W konkretnej sytuacji przywództwo zależy od:
Siły przywódcy
Natury zadania
Relacji między przywódca i członkami zespołu
Ilość czasu potrzebującego by:
Podjąć decyzję
Wprowadzić decyzję w życie
Fiedler:
|
Przywództwo autokratyczne |
demokratyczne |
|
Siła przywódcy |
duża |
mała |
umiarkowana |
Zadanie |
dobrze określone |
słabo określone |
nie całkiem jasne |
Relacje |
dobre |
nie cieszy się sympatią |
Umiarkowanie lubiany (Nie ma 100% jasności ale nie ma chaosu) |
Przywództwa sytuacyjnego - przywódcy mogą zmieniać styl w zależności od sytuacji
II Teorie sytuacyjne akcentują znaczenie sytuacji dwie teorie
1 Teoria Fiedlera trzy elementy, które są ważne
- natura zadania
- relacja między przywódcą a członkami zespołu
- sile przywódczy
Po czym można rozpoznać że jest się bardziej predysponowanym do autokratycznego czy demokratycznego stylu:
- po tym jak reaguje na najmniej lubianego członka zespołu. Reaguje pozytywnie - demokratyczny.
- pewne cechy sytuacji też będą predyktorem jaki styl jest bardziej przydatny: 3 sytuacje
Autokratyczny sprawdza się:
w dużych grupach
gdy musi być podjęta decyzja i jest mało czasu
akceptacja grupy nie jest konieczna
Demokratyczny sprawdza się - tam gdzie są ważne relacje.
Przywództwo autokratyczne różni się od demokratycznegoilością czasu użytkowanego na podejmowanie decyzji i wdrażanie jej w życie.
Demokratyczne potrzeba więcej czasu na podjęcie decyzji ale mniejsza ilość czasu jest potrzebna do wdrożenia w źycie. Przywództwo autokratyczne aby podjąć decyzje mało czasu ale wdrażanie długo ze względu na opór grupy, nieświadomość, nie znajomość faktów przez grupę.
Koncepcja Herseja-Blanszarda
- dobry przywódca jest elastyczny, dostosowuje się do warunków grupy, w razie potrzeby szybko zmienia styl
4 style:
delegacyjny
partycypacyjny (grupa potrzebuje zasięgnąć opinii, przywódca wchodzi w grupę, uczestniczy w zadaniach grupowych)
dyrektywny
perswazyjny/wspierający
Dwa wymiary: wysokie-niskie umiejętności wykonywania swoich zadań i motywacja do wykonywania zadań
Przywódca musi rozpoznać.
grupa która jest wysoko z motywowana i ma wysokie umiejętności - delegacyjny
grupa, która ma wysokie umiejętności ale niskie z motywowanie - partycypacyjny
grupa która ma wysokie zmotywowanie i niskie umiejętności - dyrektywny
grupa, która ma niskie umiejętności i niskie zmotywowanie - perswazyjny
To sytuacja wyznacza optymalne zachowanie stylu przywództwa.
III Teorie transformacyjne
Zjawisko przywódcy charyzmatycznego.
Trudno powiedzieć jakie cechy posiada.
On jest inspiracją dla wielu członków zespołu.
Jest to osoba która liczy się z innymi, służy wsparcie pomocą, służy jako mentor.
Osoby, które mają takie predyspozycje odnoszą sukcesy w wielu różnych kierunkach.
Zwykle nie przestrzegają zasad etycznych. Mają własne kodeksy.
Aby zespół dobrze funkcjonował nie wystarczy znajomość stylów komunikacyjnych, ważne jest zaangażowanie i unikanie zachowań dysfunkcjonalnych. Działanie zespołu zależy od przywódcy.
20.01.2016
Język kobiet i mężczyzn
Myślenie
Kobiety:
Kontekstualne, narracyjne
Oparte na dostrzeganiu związków
Połączone z emocjami
Mężczyźni:
Formalne i abstrakcyjne
Nastawione na obiekt
Niezwiązane z emocjami
Brak różnic jeśli chodzi o zdolności poznawcze. U kobiet gorsze wyniki w przypadku wyobrażeń. Brak różnic w kwestii utrzymywania uwagi, logiki, intelektu. Osoby obu płci mogą być dobrymi matematykami, statystykami, mimo że więcej tam mężczyzn.
Emocje i motywacja
Kobiety:
Duża ekspresja
Duże zaangażowanie
Zmienność
Mężczyźni:
Mała ekspresja
Mniejsze zaangażowanie
Stabilność
Specyfika sytuacyjna emocji u K i M, u K większa ekspresja, zaangażowanie emocjonalne, większa zmienność emocji. K brak problemów w mówieniu o emocjach.
Decyzje i działanie
K:
W oparciu o zasady współzależności i przynależności
Mają większą skłonność do podporządkowania się i posłuszeństwa
M:
Tendencja do zmieniania i przekształcania świata przez profesjonalizm i niezależność
Sfera społeczna
K:
Relacje twarzą w twarz
Więź emocjonalna
Intymność
Rozmowy dotyczą osób
Wzorce aktywnego słuchania
W miłości nastawienie na podzielanie uczuć
M:
Niezależność i samodzielność
Rozmowy dotyczą rzeczy
W przyjaźni bardziej obiektywni i racjonalni
Kierują się bardziej ideami i faktami niż uczuciami
W miłości nastawieni na podzielanie działań
Komunikacja:
Inny styl i strategie komunikowania się (empatyczny, społeczny/rywalizacyjny, wywierania wpływu)
Żonglerka sprzecznymi potrzebami
Różnice w podatności na wpływ
Odmienne strategie osiągania bliskości: zwierzenia (K) i seks (M)
Inny sposób interpretacji słów i ukrytych komunikatów
Właściwości wokalne i konstrukcje lingwistyczne
Wysokość tonu głosu
Kobiety i mężczyźni mają takie same możliwości wydawania wysokich tonów (badania na śpiewakach) (Spender, 1985)
Nastawienie społeczne:
Niższe tony męskie są postrzegane jako bardziej wiarygodne (Cameron, 1985)
M częściej występują w podkładach do reklam
K występujące w reklamach mówią głosem niższym od przeciętnego
K mówiące wysokim tonem są pokazywane w reklamach jako osoby głupkowate
Mężczyzn o wysokim tonie głosu postrzega się jako kobiecych i pomniejsz a się jego wiarygodność
Wypowiedzi o charakterze propozycji
Intonacja - melodia, do której dostosowujemy tekst wypowiedzi
Konstrukcje lingwistyczne
Pytanie dodane:
Wiążą się z brakiem asertywności i zaufania, są bardziej związane ze stylem kobiecym (Lakoff, 1975)
Oddziałują jak autentyczne prośby lub środki poprzedzające sprzeciw (Dubois, Crouch, 1975)
Wypowiedzi kwalifikujące (no właśnie, no wiesz, naprawdę, być może)
Wyrażenia asekuracyjne (tak myślę, tak czuję, mam na myśli)
Wyrażenia zaprzeczające
Wzmocnienia (niezmiernie, tak bardzo)
Prośby złożone (czy nie poszedłbyś ze mną dzisiaj na spacer)
Badania:
K częściej korzystały z wypowiedzi-propozycji w towarzystwie M niż K (Holmes, 1990)
M korzystali z wypowiedzi- propozycji, gdy np. pełnili role osób wspierających interakcje w grupie (Cameron, 1985)
W sądach K i M z taką samą częstotliwością wykorzystywali wszystkie środki z wyjątkiem pyt dodanych (O'barr i Atkins, 1990)
Dobór słów
Język kolorów
Kolorowy język jest sprowadzany do sfery kobiecości (Lakoff, 1975)
Kobiety używają bardziej złożonych słów na oznaczenie kolorów
Przekleństwa
Uzywanie przekleństw było łączone z zachowaniem M
Constance Staley (1978):
K uważały, że M przeklinali częściej niż wskazywali badani M
M sądzili, że K przeklinają mniej niż przyznawały to same K
Slang związany z seksem
Penelope (19900 badała używanie slangu seksualnych przekleństw
Było czymś nie do zaakceptowania dla K
Akceptowane przez M
Rick Simkins (1982) analizował język dyskusji o zagadnieniach erotyczno-seksualnych
Studenci obu płci uznali, ze w mieszanym towarzystwie używali formalnej terminologii
W towarzystwie przyjaciół tej samej płci M przechodzą na slang, a K wśród przyjaciółek wolą terminologię formalną
Kierowanie rozmową
|
|
17