Image (9)

Praca w zespole

•    Żadne decyzje nie są podejmowane, ewentualnie są narzucane przez szefa zespołu w efekcie długotrwałej dyskusji nie zakończonej żadnym wnioskiem.

Ponieważ zebrania to momenty spotkań całego zespołu, ich wpływ na jego funkcjonowanie jest znaczący. Nieudane zebranie to nie tylko zmarnowana okazja wykorzystania jednej z największych korzyści, jakie oferuje praca zespołowa. To także miejsce, w którym stosunki międzyludzkie, tak ważne dla pracy zespołowej, mogą zostać bezpowrotnie zniszczone. Co więc można zrobić z problemem „przeklętych zebrań”?

Trudno wprost uwierzyć, jak wiele można osiągnąć poprzez wprowadzenie prostej „dyscypliny zebrań”:

⁹ Porządek zebrania oraz materiały dostarczane są ze znacznym wyprzedzeniem. ^e Zebrania rozpoczynają się i kończą o czasie.

•    Prowadzenie jest sprawne i kompetentne.

•    Wnioski w postaci zadań do wykonania zostają wyraźnie sformułowane, kontrola ich wykonania wyznaczona na następne zebranie.

⁹ Protokoły z zebrania dostarczane są uczestnikom w ciągu dwóch dni od jego zakończenia.

⁹ Ostatnie 10 minut zebrania poświęcone jest na ocenę jego efektywności.

Jeśli wprowadzenie tych zasad dyscypliny nie pomaga, istnieją dwa inne sposoby, które można wypróbować. Jednym jest wprowadzenie zasady grupowego rozwiązywania problemów, dzięki czemu grupa o wiele skuteczniej i z większą przyjemnością rozwiązuje swoje problemy. (Szczegóły tej metody opisane zostały w rozdziale 5). Drugim sposobem jest powierzenie komuś spoza zespołu roli „konsultanta do spraw procedury” na

Co zagraża zespołowi

konkretnym zebraniu lub serii zebrań. Najważniejsze zasady takiej konsultacji to:

•    Wykorzystanie do tej roli kogoś całkowicie nie związanego z zespołem, kto mógłby obserwować i komentować jego pracę.

•    Zarezerwowanie czasu na omówienie „zagadnień proceduralnych”, czyli zagadnień związanych ze sposobem funkcjonowania zespołu.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat konsultacji proceduralnych i sposobu ich wykorzystania dla twojego zespołu, mogę polecić książkę „Pulling Together: Teamwork in practice”, którą napisałam wspólnie z Jenny Royal. Znajdziesz tam wiele dalszych faktów i przykładów.

Problem numer 2: nie moja sprawa

Czasami zespoły borykają się z problemem zupełnie odwrotnym niż problem numer 1. Tempo ich zebrań jest zawrotne, zaangażowanie uczestników pełne, atmosfera gwarantuje dobre samopoczucie. Na zebraniach powstaje mnóstwo nowych pomysłów, a decyzje w bardzo wielu sprawach podejmowane są wysiłkiem całego zespołu. Tyle tylko że pomiędzy zebraniami nic się nie dzieje. Nikt nie podejmuje żadnych działań. Wszyscy uchylają się od odpowiedzialności, zasłaniając się „odpowiedzialnością grupową”.

Szefowi oraz bardziej zdyscyplinowanym członkom zespołu trudno jest w takiej sytuacji uniknąć pokusy zrzucania winy za taki stan rzeczy na innych. Wynika to z głębokiego przekonania, że im surowiej ktoś zostaje ukarany za opieszałość, tym pilniej będzie pracował w przyszłości.

23