Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy
Podstawowe pojęcia dotyczące systemów zarządzania
Do podstawowych pojęć z zakresu systemów zarządzania można zaliczyć m.in.:
zarządzanie, funkcje zarządzania, system, organizacja, organizacji, zasoby organizacji,
inspekcja, monitorowanie, audit, przegląd.
Zarządzanie jest obecnie popularną dziedziną wiedzy i praktyki, która jest definiowana
na wiele różnych sposobów, a wśród licznych definicji zarządzania można wymienić m.in.:
�� Zarządzanie (wg J. Penca) jest to działalność kierownicza, która polega na podejmowaniu
decyzji oraz sterowaniu zasobami, procesami i informacjami w organizacjach w
istniejących warunkach zewnętrznych jej działania (np. prawnych, społecznych,
ekonomicznych) w celu osiągnięcia optymalnych efektów w sposób jak najbardziej
sprawny, wydajny i oszczędny.
�� Zarządzanie (wg L. Habera) jest to formą praktycznej działalności, która jest związana z
podejmowaniem decyzji dotyczących jak najlepszego wykorzystania posiadanych
zasobów ludzkich, rzeczowych, kapitałowych i informacyjnych w celu realizacji
założonych zadań.
�� Zarządzanie (wg H. Bienioka) uczy jak planować, organizować, motywować i
kontrolować swoje działania oraz działania innych ludzi tak, aby uruchomić w ludziach
wszystkie wyzwania i siły dla wspólnego dobra.
Funkcje zarządzania są to powiązane ze sobą logicznie grupy czynności, które
powinny być wykonywane w sposób ciągły przez każdego kierownika lub menedżera.
Obecnie wyróżnia się najczęściej cztery podstawowe funkcje zarządzania:
�� planowanie to wyznaczanie ogólnych kierunków działania oraz szczegółowych celów i
zadań do wykonania;
�� organizowanie to dobór i koordynacja odpowiednich sił i środków do realizacji
określonych celów i zadań;
�� motywowanie to pobudzanie pozytywnego nastawienia ludzi do realizacji określonych
celów i zadań;
�� kontrola to porównanie rzeczywistego przebiegu realizacji działań z przyjętymi wstępnie
założeniami.
Cechy zarządzania są to podstawowe zasady charakteryzujące proces zarządzania,
wśród których można wyróżnić przede wszystkim następujące:
�� zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi, jego celem jest takie współdziałanie wielu
osób, które pozwala zneutralizować słabości oraz maksymalnie wykorzystywać talenty i
silne strony uczestników;
�� zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze, musi uwzględniać uznawane przez daną
społeczność normy właściwego zachowania;
�� zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów działania i zadań,
jednoczących wszystkich uczestników organizacji, a wartości i cele powinny prowadzić
do emocjonalnego zaangażowania się uczestników;
�� zarządzanie powinno doprowadzić do tego, by organizacja była zdolna do uczenia się,
czyli do adaptacji do zmiennych warunków oraz stałego doskonalenia się uczestników;
�� zarządzanie wymaga komunikowania się, czyli obiegu informacji wewnątrz organizacji
oraz wymiany informacji z otoczeniem;
�� zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaz
ników, pozwalających stale i
wszechstronnie monitorować, oceniać i poprawiać efektywność działania;
�� zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i najważniejszy
rezultat, jaki wynika ze strategii organizacji.
1
System jest to celowo określony zbiór elementów oraz relacji zachodzących między
tymi elementami i między ich własnościami. Systemy mogą być zarówno obiektami
fizycznymi, jak i abstrakcyjnymi.
Organizacja może być rozumiana w trzech zasadniczych aspektach:
�� Organizacja w sensie instytucjonalnym jest to system społeczno-techniczny utworzony
sztucznie dla zrealizowania określonych misji, wartości i celów, posiadający wewnętrzną
strukturę łączącą elementy w funkcjonalną całość.
�� Organizacja w sensie czynnościowym jest to świadome i celowe porządkowanie zbioru
działań, działających podmiotów, zasobów i instrumentów działania.
�� Organizacja w sensie rzeczowym jest to zbiór elementów uporządkowanych według
jakiejś zasady i powiązanych w jedną całość.
Cele organizacji są to przyszłe zdarzenia, zjawiska lub procesy najbardziej pożądane i
preferowane przez organizację. Mogą być cele ogólne lub szczegółowe, określane za pomocą
parametrów liczbowych (cele ilościowe) lub wielkości niemierzalnych (cele jakościowe).
Cele z punktu widzenia horyzontu czasowego można podzielić na następujące rodzaje:
�� cele strategiczne (cele długookresowe) określają podstawowe kierunki działalności i
wywierają długofalowy wpływ na tą działalność.
�� cele taktyczne (cele średniookresowe) obejmują działania odnoszące się do znacznie
krótszego horyzontu czasowego niż cele strategiczne,
�� cele operacyjne (cele krótkookresowe) określają wszelkie działania szczegółowe i
krótkoterminowe.
Zasoby organizacji oznaczają potencjalną zdolność do działania uwarunkowaną m.in.
czynnikami materialnymi, technicznymi i psychospołecznymi, np. można je podzielić na:
�� zasoby kapitałowe są wizytówką wiarygodności firmy, obejmują środki finansowe i ich
charakterystykę, podstawą procesów decyzyjnych są rachunki ekonomiczne, zysk,
przepływ pieniądza, analiza rentowności, bilans;
�� zasoby rzeczowe wyznaczają stopień nowoczesności przedsiębiorstwa, obejmują środki
trwałe i ich charakterystykę, procesy decyzyjne dotyczą ich optymalnego wykorzystania
w cyklu pracy lub produkcji, np. organizacja pracy, normowanie pracy, czas pracy;
�� zasoby ludzkie obejmują ludzi i ich charakterystykę, obrazem przedsiębiorstwa jest
stopień zadowolenia pracowników wyrażający się niską fluktuacją i wysoką wydajnością;
�� zasoby informacyjne obejmują informacje i ich charakterystykę, sprawnie funkcjonujący
system informatyczny odgrywa kluczową rolę w gromadzeniu oraz przetwarzaniu danych
i informacji dla podejmowania decyzji w zarządzaniu.
Inspekcja to stałe bieżące ewidencjonowanie i badanie wyników działalności oraz
likwidowanie występujących braków i uchybień w następstwie bezzwłocznie wydanych
zarządzeń i poleceń.
Monitorowanie lub monitoring oznacza mierzenie, obserwowanie lub badanie stanu
środowiska, wyposażenia i ludzi oraz ich postępowania. Monitorowanie powinno być
prowadzone w sposób ciągły, co powinno umożliwić wczesne wykrywanie niezgodności z
wymaganiami oraz podejmowanie działań korygujących.
Audit lub audyt oznacza ocenę i kontrolę działalności organizacji dokonywaną przez jej
członków lub przedstawicieli albo osoby zewnętrzne, np. niezależnych ekspertów. Zadaniem
auditu jest zapobieganie wszelkim nieprawidłowościom i odchyleniom, a nie wyłącznie ich
wykrywanie i szukanie osób odpowiedzialnych.
Przegląd oznacza okresową kontrolę dokonywaną w celu sprawdzenia wypełniania
obligatoryjnych wymagań przepisów prawa oraz wymagań narzuconych dodatkowo przez
organizację, np. standardy dotyczące systemów zarządzania w zakresie zapewnienia jakości,
ochrony środowiska lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
2
Podstawowe wymagania dotyczące systemów zarządzania BHP
System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (w skrócie system zarządzania
BHP lub system zarządzania bezpieczeństwem pracy) to część ogólnego systemu zarządzania
organizacją, który obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialności, zasady
postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania,
realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy.
System zarządzania BHP to podsystem systemu zarządzania w organizacji, który
realizuje funkcje kryterialne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, umożliwia
skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ujmuje w sposób kompleksowy
działalność całej organizacji w zakresie zapewnienia optymalnego stanu bezpieczeństwa i
higieny pracy.
Problematyka systemowego zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w polskich
przedsiębiorstwach wynika przede wszystkim z dwóch zasadniczych przyczyn, tj. nowe
wymagania, jakie stawiają przed nimi zasady gospodarki wolnorynkowej oraz procedury
integracji Polski ze strukturami Unii Europejskiej w zakresie ochrony pracy.
Wymagania prawne wynikają wprost z dostosowywania się polskiego ustawodawstwa
do wymagań prawnych Unii Europejskiej i obejmują coraz to nowsze akty prawne dotyczące
ochrony człowieka w środowisku pracy, np. znowelizowany dział dziesiąty Kodeksu pracy
oraz ustawy i rozporządzenia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, m.in. służby
bezpieczeństwa i higieny pracy, służby medycyny pracy, oceny ryzyka zawodowego i
informowania pracowników o ryzyku zawodowym.
Wymagania ekonomiczne wynikają dostosowywania się polskiej gospodarki do realiów
gospodarki rynkowej, w której istotną rolę będzie spełniać coraz częściej ekonomiczna
analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, m.in. zróżnicowana składka na ubezpieczenie
społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, analiza dotycząca kosztów i
strat wskutek wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Dlatego skuteczność działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie zapewnienia
bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników będzie miała aspekt finansowy wpływający
na rentowność przedsiębiorstwa, aspekt moralny ze względu na wartość życia i zdrowia
pracowników oraz aspekt marketingowy warunkujący pozycję firmy na rynku.
Wiele organizacji (np. dużych i średnich przedsiębiorstw, instytucji ubezpieczeniowych,
organów nadzoru i kontroli, instytucji państwowych) zainteresowanych jest podejmowaniem
systematycznych działań na rzecz poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Z bogatszych doświadczeń zagranicznych i skromniejszych krajowych wynika wniosek,
że skuteczność działań podejmowanych w zakresie poprawy stanu BHP wymaga, aby były
one prowadzone w ramach systemu zarządzania wdrożonego w tych organizacjach.
Dlatego zarządzanie może być aktualnie najskuteczniejszym sposobem zapewnienia
odpowiednio wysokiego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy, pożądanego zarówno ze
względu na konieczność przestrzegania wymagań obowiązującego prawa, oczekiwania
społeczne, jak i możliwość uzyskania pozytywnych efektów ekonomicznych dla organizacji
oraz w skali całego państwa.
Różnorodność działań podejmowanych w polskich przedsiębiorstwach w zakresie
zapewnienia odpowiedniego stanu bezpieczeństwa i higieny pracy powoduje, że pod pojęciem
systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy rozumie się często ogół działań
dotyczących problematyki poprawy stanu BHP. Z tej przyczyny wynikła pilna potrzeba
opracowania ujednoliconych wymagań dla potrzeb wdrażania i oceny systemów zarządzania
bezpieczeństwem i higieną pracy.
3
W naszym kraju zostały wydane przez Polski Komitet Normalizacyjny polskie normy
serii PN-N-18000, które bezpośrednio dotyczą problematyki systemów zarządzania
bezpieczeństwem i higieną pracy, są to aktualnie cztery normy:
�� PN-N-18001:2004. Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania.
�� PN-N-18002:2000. Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Ogólne
wytyczne do oceny ryzyka zawodowego.
�� PN-N-18004:2001. Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wytyczne.
�� PN-N-18011:2006. Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wytyczne
auditowania.
Podstawowe wymagania dotyczące systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną
pracy według krajowych norm serii PN-N-18000 i zagranicznych BS 8800, OHSAS, ILO-
OSH są bardzo zbliżone, obejmują one m.in.:
Model systemu oraz przegląd wstępny.
Zaangażowanie kierownictwa oraz polityka BHP, w tym:
Zaangażowanie najwyższego kierownictwa,
Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy,
Współudział pracowników.
Planowanie, w tym:
Wymagania prawne i inne,
Cele ogólne i szczegółowe,
Planowanie działań.
Wdrażanie i funkcjonowanie, w tym:
Struktura, odpowiedzialność i uprawnienia,
Zapewnienie zasobów,
Szkolenie, świadomość, kompetencje i motywacja,
Komunikowanie się,
Dokumentacja systemu,
Zarządzanie ryzykiem zawodowym,
Organizowanie prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami,
Zapobieganie, gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i poważne awarie.
Sprawdzanie oraz działania korygujące i zapobiegawcze, w tym:
Monitorowanie,
Badanie wypadów przy pracy i chorób zawodowych,
Auditowanie,
Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze.
Przegląd wykonywany przez najwyższe kierownictwo oraz ciągłe doskonalenie.
Podstawowe wymagania dotyczące systemów zarządzania BHP można sformułować
również w taki sposób, aby wyróżnić charakterystyczne obszary problemowe, które są
niezbędne dla skutecznego wdrożenia i funkcjonowania systemu w organizacji, np.:
dostosowanie struktury organizacyjnej do struktury funkcjonalnej systemu,
opracowanie raportu o stanie bezpieczeństwa i higieny pracy,
opracowanie dokumentacji systemu, w tym procedury i zapisy,
opracowanie programu szkolenia najwyższego kierownictwa i załogi,
opracowanie procedur oceny ryzyka i informowania pracowników o ryzyku,
opracowanie procedur kontroli systemu, w tym monitorowanie i auditowanie,
współpraca z pracownikami i ich przedstawicielami oraz organami nadzoru i kontroli nad
warunkami pracy,
4
 współpraca z firmami i jednostkami szkoleniowymi i konsultingowymi oraz instytucjami
naukowowo-badawczymi i badawczo-rozwojowymi.
Organizacja to grupa ludzi i infrastruktura, wraz z przypisaniem odpowiedzialności,
uprawnień i powiązań.
Najwyższe kierownictwo to osoba lub grupa osób, które na najwyższym szczeblu kierują
organizacją i ją nadzorują, stanowi ono wewnątrz organizacji przepisy i wymagania oraz
kształtuje i wyznacza cele ogólne i szczegółowe tej organizacji.
Najwyższe kierownictwo powinno wykazywać silne i widoczne przywództwo w
organizacji oraz zaangażowanie w działaniach na rzecz bezpieczeństwa i higieny pracy.
Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy (polityka BHP) to deklaracja organizacji
dotycząca jej intencji i zasad odnoszących się do ogólnych efektów działalności w zakresie
bezpieczeństwa i higieny pracy, określająca ramy do działania i ustalania celów organizacji
dotyczących zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.
Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy określa zadania organizacji, która deklaruje w
sposób formalny swoje zamierzenia i intencje w zakresie poprawy stanu bezpieczeństwa i
ochrony zdrowia pracowników.
Politykę należy udokumentować i sformułować w sposób zwięzły i zrozumiały, a jej
założenia należy przekazać do wiadomości wszystkim pracownikom przedsiębiorstwa oraz
zakomunikować społeczności lokalnej przez media publiczne (np. prasa, radio, telewizja).
W realizacji przyjętej w organizacji polityki bezpieczeństwa i higieny pracy najwyższe
kierownictwo powinno zapewnić współudział pracowników, czyli partycypację pracowniczą
obejmującą konsultacje z pracownikami i ich przedstawicielami oraz ich informowanie w
zakresie wszystkich aspektów bezpieczeństwa i higieny pracy związanych z pracą.
Najwyższe kierownictwo powinno wprowadzić takie rozwiązania organizacyjne, aby
pracownicy i ich przedstawiciele mieli czas i środki umożliwiające im aktywne uczestnictwo
w procesach planowania, wdrażania, utrzymywania, sprawdzania, działaniach korygujących i
zapobiegawczych oraz wszelkich innych działaniach na rzecz ciągłego doskonalenia,
realizowanych w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.
Ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy oznacza
proces usprawniania systemu zarządzania w celu osiągnięcia poprawy wszystkich działań
związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, zgodnie z polityką bezpieczeństwa i higieny
pracy organizacji.
Ciągłe doskonalenie oznacza powtarzające się działania mające na celu zwiększenie
zdolności do spełnienia wymagań. Doskonalenie to proces ciągły, a nie jednorazowe formalne
działanie, które opiera się na realizacji podstawowych funkcji zarządzania obejmujących
planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie.
Cykl zorganizowany to kolejno następujące po sobie etapy działań, ukierunkowane na
osiągnięcie określonego celu i uwzględniające stopniowe doskonalenie, który obejmuje:
postawienie jasno i ściśle określonego celu,
zbadanie warunków i środków, które trzeba zastosować do osiągnięcia celu,
przygotowanie warunków i środków uznanych za niezbędne do zastosowania,
wykonanie działań stosownie do powziętego planu,
kontrola wyników i wyciągnięcie wniosków.
Cykl Deminga umożliwia łatwe dostosowanie się do zmieniających się warunków oraz
szybką eliminację czynników powodujących zakłócenia, obejmuje on następujące etapy:
zapisz to, co zrobisz,
zrób to, co zapisałeś,
udokumentuj to, co zrobiłeś,
sprawdz
to, co zrobiłeś,
porównaj z tym, co chciałeś zrobić.
5