METRYKA KORONNA
W polskich kancelariach względnie późno wprowadzono system organizacyjnie wyższy aniżeli dorywcze przechowywanie luźnych materiałów. Wprowadzenie systematycznego książkowania dokumentów nastąpiło w późnym średniowieczu. Najdawniejsza wzmianka pochodzi z 1320 roku; dokument zaregestrowano zarejestrowano księdze regestracyjnej kancelaryjnej, in registro thesauri nostri. Tak więc wielkie instytucje kościelne jak Gniezno, Kraków, Poznań, Włocławek i Płock musiały posiadać swe księgi regestracyjne już w XIV w. Wiadomo, że w tym samym czasie także instytucje świeckie posługiwały się księgami w załatwianiu spraw swej działalności - administracyjnej, sądowej, skarbowej. Od 1300 rozpoczyna się prowadzenie ksiąg miejskich krakowskich. Metryka koronna sięga połowy wieku XIV. Materialne szczątki ksiąg regestracyjnych kancelarii królewskiej (Metryki koronnej) zaczynają się dopiero od roku 1447. Księgi Metryki nie były prowadzone ani wedle systemu ściśle chronologicznego, ani rzeczowego, ale wedle podziału kompetencji biurowych zgodnie z urzędowym podziałem funkcji kancelaryjnych pomiędzy kanclerza i podkanclerzego, ewentualnie pierwszego sekretarza. Niewątpliwie celem tego kancelaryjnego podziału było scentralizowanie w rękach wyższych urzędników pracy kancelaryjnej i odpowiedzialność za jej bieg. Z tego wynika, że w kancelarii koronnej prowadzono osobno księgi kanclerskie, osobno podkanclerskie, a także, nieliczne, księgi sekretarskie.
Poszczególne tomy, pisane na papierze, składają się z zeszytów, które były złożone z kilku arkuszy papieru. Częstą praktyką było dokładanie pojedynczych kart; regestracja dokumentów odbywała się w luźnych zeszytach, z których stopniowo formowano księgi. Co było momentem decydującym do określenia, czy pewien dział luźnych zeszytów nadaje się już do oprawy w księgę, trudno powiedzieć. Uważa się, że to względy wspomnianego wcześniej podziału administracyjnego determinowały formowanie się tomu. Poza tym zarówno kanclerz, jak i podkanclerz, względnie sekretarz otrzymują własny tom regestrowy.
Dr E. Nowicki dzieli wpisy do ksiąg Metryki koronnej na trzy rodzaje:
- wpisy dokumentów in extenso
- wpisy w formie regestru
- wpisy w formie notatki.
Notatki są na ogół zwięźlejsze niż regesty i wyjątkowo posiadają formuły uwierzytelniające podczas gdy regesty częściej. Z kolei wpisy in extenso to normalne wpisy regestrowe, czynione na podstawie czystopisów oraz konceptów. Podział ten jest subiektywne, nie oparty na żadnej naukowej podstawie. W kancelarii nie było żadnej zasady, która określałaby, które dokumenty wpisywać w całości, a które w skróceniu. Przeważnie jednak stosowano system skracania do takich dokumentów, które dotyczyły spraw powszednich.
Wpisów dokonywano zarówno na podstawie konceptów, jak i oryginałów; na podstawie tych ostatnich zdecydowanie częściej (aprobowanych lub nie-).
Nie istniała reguła dotycząca tego, kto powinien wpisywać dokumenty; nie było specjalnych urzędników. Przypuszcza się, że byli to ci sami pisarze, którzy pisali koncept i czystopis. Nie wyklucza się też przypadków, gdy wpis mógł być dziełem innego pisarza, nie tego, który stworzył koncept i czystopis.
Nie zawsze wszystkie dokumenty podlegały regestracji; mogły na to wpłynąć zapomnienie bądź zaniedbanie.
Wpisy dokumentów podlegały kontroli, często jednak niestarannej, nierównomiernej i niesystematycznej.
KSIĘGI POSELSKIE
Nazywane „Publica negotia”, „Publica scripta', są kopiariuszami kancelarii królewskiej z wpisami dotyczącymi spraw zagranicznych. Za podstawową ich zawartość uznawano odpisy akt wiążących się z poselstwami zagranicznymi. W szesnastowiecznych księgach poselskich (zachowało się 39) bogato jest reprezentowany materiał związany z wysyłaniem i podejmowaniem poselstw, a więc listy uwierzytelniające, instrukcje, oracje, sprawozdania poselstw polskich wysyłanych za granicę oraz obcych podejmowanych przez Polskę. Nieduża część wpisów dotyczy spaw wewnętrznych. Na pierwszym miejscu znajdują się postanowienia sejmowe, instrukcje sejmowe i sejmikowe, oracje senatorów, listy do dostojników krajowych, do miast. W XVI w kopiariusze zawierały odpisy dotyczące spraw politycznych państwa ze znaczna przewagą polityki zagranicznej. W XVII w podstawowe księgi tej serii mają charakter wewnątrzpolityczny.
Lata 1501 - 1761 stanowią o istnieniu ksiąg poselskich.
Cechami charakterystycznymi ksiąg poselskich są:
- duży zakres chronologiczny poszczególnych ksiąg przy równoczesnych dużych odstępach czasu między datami poszczególnych wpisów
- znaczna część wpisów niedatowanych.
Księgi poselskie w połowie XVII w były wywiezione do Szwecji, a po III rozbiorze polskim - do Petersburga. Choć z czasem powróciły do kraju, dziś nie są przechowywane w całości w Archiwum Głównym. Część z nich można znaleźć w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie, Bibliotece Czartoryskich w Krakowie czy w Bibliotece PAN w Kórniku.
W latach 60. ub. wieku sporządzono pomoc ewidencyjną, ułatwiającą korzystanie z akt ksiąg poselskich.
KSIĘGI KANCLERSKIE
Serię ksiąg kanclerskich znano w kancelarii koronnej pod nazwami ksiąg spraw różnych, spraw publicznych lub tez określano jako akta kancelarii. Do dnia dzisiejszego zachowało się 117 ksiąg. Stanowią najmłodsza serię ksiąg kancelarii królewskiej, powstałą w 30. latach XVIII w. Obejmują w przybliżeniu okres dwóch panowań: Augusta III i Stanisława Augusta.
Nie stwierdzono, by w ciągu minionych wieków zaginęły jakiekolwiek księgi. Nie obserwuje się też luk chronologicznych w ciągu wpisów.
Forma wpisów do ksiąg kanclerskich jest charakterystyczna: są to wpisy czystopisowe, podające treść in extenso lub w formie krótkich regestów.
Jeśli chodzi o ich treść to obok wpisów odnoszących się do spraw wewnętrznych, zawierają one także wpisy dokumentów i korespondencji do spraw zagranicznych oraz wpisy wiążące się z funkcjonowaniem sejmów i sejmików. Brak w nich wpisów prywatnych. Przez cały czas istnienia tej serii wpisy spraw zagranicznych oraz sejmowych i sejmikowych zajmują równorzędne miejsce obok wpisów spraw wewnętrznych (funkcje Ksiąg Poselskich przejęły Księgi Kanclerskie).
Księgi kanclerskie posiadają wtórniki kilku ksiąg. Wtórnikiem nazywamy kopię egzemplarza pierwszego; przy kopiowaniu popełniono przez nieuwagę drobne błędy. Wtórniki Ksiąg Kanclerskich posiadają formę zewnętrzną identyczną jak egzemplarze pierwsze (taka samą oprawę, brzmienie i formę tytułu na oprawie, sposób wnoszenia wpisów, często nawet wykazują te samą rękę pisarza); wykazują tylko niewielkie różnice.