120139516

70 VTLS W BIBLIOTEKACH POLSKICH

dużych pieniędzy trzeba mieć jednak kompletną wizję całego przedsięwzięcia i to wizję wykraczającą poza zasięg własnej biblioteki. No i nade wszystko trzeba być ofiarnym. Nikt nie da obecnie dużych pieniędzy nawet na bardzo sensowny cel, jeśli sama automatyzująca się instytucja nie zadeklaruje włożenia mniej więcej drugiej takiej samej sumy z własnych lub cudzych źródeł.

Komputeryzacja jest procesem gospodarczym. Wiadomo, że wszystkie biblioteki obracają znacznymi sumami pieniędzy, że znane są im problemy kradzieży i ubezpieczenia przechowywanych dóbr, że nierzadko biblioteka wyposażona jest w kosztowny sprzęt (w tym również komputerowy). Jednak wyposażenie dużej biblioteki w nowoczesny wielodostępny system, o katalogu widzianym równie dobrze z poziomu sieci lokalnych, jak i ze Stanów Zjednoczonych jest zadaniem, z którym w zakresie kompleksowej eksploatacji nie zetknęła się żadna biblioteka w Polsce. Jakie zatem elementy należy uwzględnić w planowaniu tego procesu?

Otóż pierwszym warunkiem powodzenia jest powołanie osobnej grupy składającej się z informatyków i bibliotekarzy, którzy całkowicie i bez reszty zostaną oddelegowani do realizacji głównego celu, jakim jest komputeryzacja biblioteki. Tym ludziom nie wolno zlecać żadnych prac pomocniczych typu przepisywanie pod edytorem jakichś dokumentów czy bibliografii. Do czasu otrzymania sprzętu i oprogramowania zespół ten powinien się szkolić w ośrodkach dysponujących wykwalifikowaną kadrą. Na rok przed zakupem systemu, Biblioteka Główna Uniwersytetu Gdańskiego rozpoczynała prace nad projektem komputeryzacji z grupą dwóch informatyków wspartych autorem niniejszego artykułu, obok której wkrótce równolegle podjęło pracę dwóch bibliotekarzy przy kartotekach przedmiotowych. Po roku liczebność zespołu informatyków wzrosła o jednego, natomiast bibliotekarzy — kilkukrotnie.

Po roku wyraźnie zaczynają się kształtować specjalizacje naszych informatyków i pojawia się koniecznoć wyodrębnienia osoby, która powoli przejmuje (zresztą bez entuzjazmu) obowiązki prowadzenia spraw finansowych. Zjawisko to wystąpiło zarówno w Gdańsku, jak i w Warszawie. Do niedawna specjaliści i administracja Biblioteki musiała obsłużyć proces uzyskania licencji importowej na sprzęt i oprogramowanie objęte embargiem oraz zabezpieczenia tych dóbr. Obsługa dokumentów finansowych wymaga klasyfikacji poszczególnych pozycji na fakturach do grup: środki trwałe, środki nietrwałe. Problem nie jest tak trywialny, jeśli zważyć na występowanie w fakturach pozycji „licencja”. Z formalnego punktu widzenia jest to świstek papieru, a potrafi mieć wartość 30 000 dolarów.

Podobnie niesłychanie dokuczliwym i uciążliwym problemem jest operowanie kilkoma równoległymi funduszami na zbliżone cele. Trudność polega na konieczności szybkiego obsłużenia dokumentów ze względu na VAT, a przy dużych i szybkich dostawach sprzętu dokumenty zaczynają gdzieś ginąć. Powoduje to wysoce niepożądane zjawiska w przypadku wizyty biegłego lub inspektora celnego dokonującego weryfikacji dostawy sprzętu objętego embargiem. Oczywiście, kto nie ma pieniędzy, nie ma kłopotów, kto ma duże