10
www.gazetapodatkowa.pl
Gazeta Podatkowa nr 99 • 10.12.2007 r.
RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
Porady eksperta
Jak określić termin wyceny inwentaryzacji?
W jakim terminie firma prowadząca księgi rachunkowe powinna wycenić
inwentaryzację? W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej
księgi przychodów i rozchodów jest określony termin (najpóźniej w ciągu
14 dni od zakończenia spisu). Czy z żadnych przepisów ustawy o rachun-
kowości nie wynika termin dokonania wyceny inwentaryzacji?
Rzeczywiście, w ustawie o rachunkowości nie określa się wprost terminu wyceny
inwentaryzacji. Jednak można na podstawie przepisów ustawy określić ostateczną datę
dokonania takiej wyceny.
Inwentaryzacja poprzedza sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego. Usta-
wa o rachunkowości wyznacza graniczne terminy przeprowadzenia inwentaryzacji
określonych składników majątku (art. 26 ustawy). Ujawnione w toku inwentaryzacji
różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych
należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał
termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy). Na pewno zatem należy dokonać rozli-
czenia inwentaryzacji za rok 2007 w księgach tego roku, przed dniem sporządzenia
sprawozdania finansowego i zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Księgi rachunkowe należy zamknąć i sprawozdanie finansowe należy sporządzić
nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (wynika to z art. 12 ust. 2
pkt 1 i art. 52 ust. 1 ustawy). Zatem jednostki, których rok obrotowy pokrywa się
z rokiem kalendarzowym, do dnia 31 marca 2007 r. powinny zamknąć księgi ra-
chunkowe i sporządzić sprawozdanie finansowe za 2007 r. Podstawą do sporządzenia
bilansu będzie zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy. Zestawienie takie należy
sporządzić nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym (art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy).
W przypadku jednostek sporządzających sprawozdanie finansowe na dzień 31 grudnia
2007 r. zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy należy sporządzić najpóźniej do
25 marca 2007 r.
Do tego dnia stan składników aktywów i pasywów w księgach rachunkowych
powinien być doprowadzony do poziomu wynikającego z inwentaryzacji. Ponadto na
kontach powinny się też znaleźć wyjaśnione i rozliczone różnice inwentaryzacyjne
(ewentualne nadwyżki i niedobory). Wyjaśnienie i rozliczenie różnic inwentaryza-
cyjnych poprzedza wycena inwentaryzacji. Zatem wycena inwentaryzacji za rok
2007 w księgach rachunkowych powinna zostać dokonana do dnia sporządzenia
zestawienia obrotów i sald za rok 2007, tj. do dnia 25 marca 2008 r.
Uwzględnienia wymaga, że proces wyjaśniania i rozliczania stwierdzonych różnic
inwentaryzacyjnych może okazać się długi i żmudny, zatem nie należy zwlekać z wy-
ceną inwentaryzacji. Wyniki inwentaryzacji mogą spowodować niekiedy potrzebę
dokonania dość znacznych korekt w księgach rachunkowych. W zasadzie wycena
powinna być dokonana jak najszybciej po ustaleniu w drodze inwentaryzacji stanu
składników aktywów i pasywów.
Dorota Przybyszewska
W celu przedstawienia rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej oraz finansowej,
a także wyniku finansowego, jednostki mają obowiązek na dzień bilansowy ocenić realność
każdego salda należności. Podstawą do oceny realności należności wykazywanych w bilansie
jest inwentaryzacja, którą należy przeprowadzić według zasad określonych w art. 26 ust. 1
ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), tj.:
– drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach
rachunkowych jednostki stanu należności – w ten sposób należy zinwentaryzować
należności z tytułu dostaw i usług,
– drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i we-
ryfikacji realnej wartości należności – w ten sposób należy przeprowadzić m.in. in-
wentaryzację należności z tytułu dostaw i usług od kontrahentów będącymi osobami
fizycznymi niezobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych, należności od
pracowników (z tytułu udzielonych zaliczek na zakupy, na koszty podróży, udzie-
lonych pożyczek), rozrachunków publicznoprawnych, należności skierowanych na
drogę postępowania sądowego (wykaz potwierdzony przez radcę prawnego).
Ustawa o rachunkowości nakazuje wycenić należności i udzielone pożyczki w kwocie
wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy). Na-
leżności wyrażone w walutach obcych wycenia się po obowiązującym na dzień bilansowy
średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski (art. 30 ust. 1
pkt 1 wymienionej ustawy).
Obowiązek wyceny w kwocie wymaganej zapłaty oznacza, że jednostka na dzień bi-
lansowy powinna porównać wartość należności wynikającą z ksiąg rachunkowych (np.
zaewidencjonowanej w wartości nominalnej na kontach zespołu 2) z kwotą wymaganej
– zdaniem jednostki – zapłaty na ten sam dzień, czyli uwzględniając m.in. należne od
kontrahenta odsetki.
Naliczone odsetki ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:
–
Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
–
Ma konto 75-0 „Przychody finansowe”.
Naliczone na dzień bilansowy odsetki dla celów podatku dochodowego nie będą uwzględ-
niane w rachunku podatkowym – wskazane jest ująć je w ewidencji analitycznej na od-
rębnym koncie.
Jeżeli jednostka zrezygnowała z praw do odsetek, wówczas nie nalicza ich kontrahentowi
i nie ujmuje w księgach rachunkowych. Odstąpienie od naliczenia odsetek powinno wyni-
kać z dokumentacji będącej w posiadaniu jednostki (np. korespondencji z kontrahentem,
pisemnej decyzji kierownika jednostki).
Obowiązek wyceny należności z zachowaniem zasady ostrożności (określonej w art. 7
ust. 1 wymienionej ustawy) zobowiązuje jednostkę do wykazania w bilansie należności
w urealnionej, zaktualizowanej wysokości. W pierwszej kolejności jednostka powinna usta-
lić należności, które na dzień bilansowy są już przedawnione, nieściągalne bądź umorzone.
Należności takie na podstawie źródłowych dokumentów (np. protokołów) należy wyksię-
gować z ksiąg rachunkowych zaliczając ich wartość do pozostałych kosztów operacyjnych
lub kosztów finansowych, zapisem:
–
Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, konto 75-1 „Koszty finansowe”,
–
Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Należności, które na dzień bilansowy nie są jeszcze przedawnione, nieściągalne lub
umorzone, lecz na podstawie posiadanych informacji o kontrahencie, zapłata należności
w ustalonym umownym terminie lub kwocie nie jest zagwarantowana (pewna) jednostka
aktualizuje uwzględniając prawdopodobieństwo ich zapłaty. W tym celu dokonuje na dzień
bilansowy odpisu aktualizującego wartość takiej należności (zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy
o rachunkowości).
Okoliczności uzasadniające dokonanie odpisu aktualizującego wartość należności wy-
mienione są w tabeli.
Lp.
Okoliczności uzasadniające dokonanie
odpisu aktualizującego
Wysokość odpisu
1. Należności od dłużników postawionych w stan li-
kwidacji lub stan upadłości
do wysokości należności nieobję-
tych gwarancją lub innym zabez-
pieczeniem należności, zgłoszonej
likwidatorowi lub sędziemu komi-
sarzowi w postępowaniu upadłoś-
ciowym
2. Należności od dłużników w przypadku oddalenia
wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek
dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów
postępowania upadłościowego
w pełnej wysokości należności
3. Należności kwestionowane przez dłużników oraz
z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny
sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata
należności w umownej kwocie nie jest prawdo-
podobna
do wysokości niepokrytej gwaran-
cją lub innym zabezpieczeniem na-
leżności
4. Należności stanowiące równowartość kwot pod-
wyższających należności, w stosunku do których
uprzednio dokonano odpisu aktualizującego
w wysokości tych kwot, do czasu
ich otrzymania lub odpisania
5. Należności przeterminowane lub nieprzetermino-
wane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa
nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych
rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą
odbiorców
w wysokości wiarygodnie oszaco-
wanej kwoty odpisu, w tym także
ogólnego, na nieściągalne należ-
ności
Do ewidencji operacji związanych z aktualizacją wartości należności służy konto 28
„Odpisy aktualizujące wartość należności”. Do tego konta jednostka powinna prowadzić
ewidencję szczegółową według kontrahentów i tytułów poszczególnych należności objętych
aktualizacją.
Odpisy aktualizujące wartość należności – w zależności od rodzaju należności – zalicza
się do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych (art. 35b ust. 2 ustawy
o rachunkowości), zapisem:
–
Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” lub konto 75-1 „Koszty finansowe”,
–
Ma konto 28 „Odpisy aktualizujące należności”.
Dokonane odpisy aktualizujące pomniejszają wartość należności wykazywanych w bi-
lansie – stanowi o tym art. 46 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Należności krótkoterminowe
– wycena i prezentacja w bilansie
Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają uprzednio dokonane
odpisy aktualizujące ich wartość. Należności takie należy najpóźniej na dzień bilansowy
wyksięgować z ksiąg rachunkowych, zapisem:
–
Wn konto 28 „Odpisy aktualizujące należności”,
–
Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Odpisy aktualizujące wartość należności na dzień bilansowy nie są uwzględniane w ra-
chunku podatkowym – wskazane jest ująć je na odrębnym koncie analitycznym (jako koszty
niestanowiące kosztów uzyskania przychodów).
Prezentacja należności krótkoterminowych w bilansie
W bilansie sporządzonym na dzień 31 grudnia 2007 r. należności krótkoterminowe
wykazuje się w aktywach obrotowych w poz. B.II., wyszczególniając:
1. Należności od jednostek powiązanych:
a) z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty:
– do 12 miesięcy,
– powyżej 12 miesięcy,
b) inne.
2. Należności od pozostałych jednostek:
a) z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty:
– do 12 miesięcy,
– powyżej 12 miesięcy,
b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych
świadczeń,
c) inne,
d) dochodzone na drodze sądowej.
Należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług – do tych należności zalicza się
należności za sprzedane kontrahentom towary, materiały, produkty i usługi (saldo Wn kon-
ta 20 „Rozrachunki z odbiorcami”). Należy dodać, iż w bilansie sporządzonym na dzień
31 grudnia 2007 r. w pozycji: należności z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty:
– do 12 miesięcy – należy wykazać należności płatne do 31 grudnia 2008 r.,
– powyżej 12 miesięcy – należy wykazać należności o terminach zapłaty przypadających
w 2009 r. i w latach następnych.
Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych
oraz innych świadczeń – należności te obejmują m.in. należności od urzędów skarbowych,
urzędów celnych, ZUS, PFRON.
Inne należności – obejmują należności niekwalifikujące się do ujęcia w innych pozycjach
bilansu, w tym m.in. należności wynikające z rozrachunków z pracownikami, wspólnikami
(akcjonariuszami), należności od kontrahentów z tytułu sprzedanych im środków trwałych,
środków trwałych w budowie.
Należności dochodzone na drodze sądowej – w tej pozycji bilansu wykazuje się na-
leżności skierowane na drogę postępowania sądowego – pod warunkiem, że nie są objęte
odpisem aktualizującym.
Ewa Gruchot