FORMULARZ 12.3

ANALIZA EFEKTYWNOŚCI KOSZTÓW
(szkolenie dotyczące zarządzania zapasami)

Kierownictwo sieci, którą tworzy 25 domów towarowych, nosi się z zamiarem zmiany systemu składania zamówień w celu uzupełniania zapasów. Jest to dobra okazja, by przeprowadzić weryfikację trybu szkolenia personelu. Wszyscy pracownicy - w liczbie 2500 osób - będą musieli zapoznać się z nowymi zasadami zaopatrzenia. Obecnie pracownicy, podzieleni na dziewięcioosobowe grupy, przechodzą szkolenie w sali wykładowej prowadzone przez wewnętrznego trenera i zakończone sprawdzianem w formie testu. Każdy pracownik musi osiągnąć wynik na poziomie co najmniej 80%, w przeciwnym razie ma obowiązek ponownego udziału w szkoleniu. Treść szkolenia w znacznej mierze jest oparta na przekazaniu wiedzy umożliwiającej zrozumienie zasad działania systemu oraz informacji przez niego dostarczanych, tak by w efekcie pracownik mógł kontrolować poziom zapasów, ustalać poziom zapasów w automatycznym systemie składania zamówień uzupełniających, a także w razie potrzeby składać zamówienia sporządzone odręcznie.

Kierownik odpowiedzialny za szkolenie uważa, że pracownicy równie dobrze mogą się uczyć przy wykorzystaniu technologii informacyjnej. Koszt opracowania pakietu zawierającego dwa jednogodzinne moduły oraz końcowy test sprawdzający przeprowadzony techniką komputerową wynosi 25 000 GBP. Każdy sklep dysponuje wystarczającą bazą komputerową, by można było wykorzystać pakiet szkoleniowy. Dodatkową ważną korzyścią płynącą z zastosowania takiego podejścia jest możliwość przeprowadzania szkolenia personelu w czasie mniejszego natężenia ruchu, bez konieczności odrywania od pracy większej liczby osób.

Koszty	Szkolenie z zastosowaniem IT	Szkolenie w dotychczasowej formie
Koszty opracowania programu	25 000 GBP	2000 GBP
Koszty realizacji programu	Koszty pracy trenera = 0 Koszty administracyjne Liczba minut przypadająca na jedną osobę uczącą się = 5 Czas całkowity = 12 500 minut = ok. 29,8 dnia Koszty administracyjne na poziomie 100 GBP dziennie = 2980 GBP	Koszty pracy trenera Liczba kursów trwających pół dnia roboczego = 2500/10 = 250 Liczba pełnych dni pracy trenera = 125 Koszty pracy trenera = 150 GBP dziennie = 18 750 GBP Koszty administracyjne, obejmujące sprawdzenie testów itp. Liczba godzin przypadająca na jeden kurs = 2 Czas ogółem = 500 godzin = ok. 71,4 dnia Koszty administracyjne na poziomie 100 GBP dziennie = 7140 GBP
Koszty ogółem	27 980 GBP	27 890 GBP

Uwaga: Koszty przypadające na jedną osobę uczącą się są właściwie takie same w obu typach szkolenia, jednakże gdyby szkolenie pracowników odbywało się w czasie najmniejszego natężenia ruchu w sklepie, byłaby możliwość zmniejszenia liczby pracowników zatrudnionych w godzinach nadliczbowych i (lub) pracowników zatrudnianych na czas
określony.

Analiza wykazała, że przy zastosowaniu jednego i drugiego podejścia koszty były mniej więcej takie same w pierwszej edycji programu dotyczącego zasad funkcjonowania nowego systemu. Stwierdzono jednak, że co roku trzeba będzie przeszkolić około 250 nowych pracowników. Bieżące koszty przypadające na jedną osobę uczącą się wynoszą niewiele ponad 10 GBP w wypadku szkolenia w dotychczasowej formie, a nieco powyżej 1 GBP - przy wykorzystaniu technologii informacyjnej, co daje realne oszczędności na poziomie około 2250 GBP rocznie.

Zasadnicze znaczenie dla oceny kosztów ma sformułowanie: „Każdy sklep dysponuje wystarczającą bazą komputerową, by można było wykorzystać pakiet szkoleniowy”. Gdyby na przykład zaistniała konieczność zainstalowania w każdym sklepie komputera kosztującego, powiedzmy, 1000 GBP, to zwrot tych dodatkowo poniesionych kosztów w wysokości 25 000 GBP uzyskano by po bardzo długim czasie, chyba że również inne szkolenia byłyby prowadzone z wykorzystaniem technologii informacyjnej, a wówczas koszty zwróciłyby się
szybciej.

Jak dotąd zajmowaliśmy się tylko badaniem kosztów. Odrębną, ale równie ważną sprawą jest kwestia, czy podejście oparte na zastosowaniu technologii informacyjnej może równie skutecznie przyczynić się do osiągnięcia celów szkoleniowych jak tradycyjne szkolenie. Głównym wskaźnikiem efektywności są tu wyniki testów przeprowadzanych na
końcu szkolenia.

Wskaźnik efektywności	Szkolenie w dotychczasowej formie	Szkolenie z zastosowaniem IT
Liczba osób uczących się, które zaliczyły test (co najmniej 80% poprawnych odpowiedzi)	90%	95%
Wynik średni	84%	89%

W świetle wyników powyższych analiz szkolenie z wykorzystaniem technologii informacyjnej jest bardziej efektywne w porównaniu z przeprowadzanym na dotychczasowych zasadach.

© Copyright by Frances and Roland Bee 2000. Authorised translation from the English language edition published by arrangement with the Chartered Institute of Personnel and Development

© Copyright for the Polish edition by Oficyna Ekonomiczna, Oddział Polskich Wydawnictw Profesjonalnych Sp. z o.o. 2004

---