Proces zarządzania zasobami ludzkimi

Część 1

Planowanie Zasobów Ludzkich

Etapy planowania zasobów ludzkich:

•identyfikacja bieżących i przyszłych potrzeb kadrowych w oparciu o analizę stanowisk pracy

•przygotowanie odpowiednich programów dostosowawczych

Czynniki analizowane podczas planowania ZL

•czynniki występujące w otoczeniu organizacji

•czynniki wewnętrzne

Czynniki zewnętrzne analizowane w procesie planowania:

•koniunktura gospodarcza

•postęp techniczny

•demografia siły roboczej

•polityka gospodarcza państwa

•ustawodawstwo w zakresie prawa pracy

•organizacje rynku pracy (otoczenie instytucjonalne)

•rozwój szkolnictwa i oświaty oraz systemu dokształcania i podnoszenia kwalifikacji,

•trendy społeczne w zakresie aspiracji, potrzeb oraz społecznego systemu wartości

Do czynników wewnętrznych zalicza się czynniki:

•związane z organizacją: cele i strategie firmy, wielkość przedsiębiorstwa, pozycja rynkowa, posiadane zasoby finansowe i produkcyjne itp.,

•związane z personelem: liczba pracowników, demografia – płeć i wiek, wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie, zmienność kadr (fluktuacja) oraz czynniki związane z ich pracą: wydajność, czas pracy, koszty, wynagrodzenie, absencje

Plany szczegółowe

• plan zatrudnienia, określający liczbę, rodzaje i strukturę kwalifikacyjną pracowników; jego składowymi, w zależności od sytuacji przedsiębiorstwa, popytu i podaży na rynku pracy, sposoby pozyskiwania pracowników oraz ich zwalniania

• plan szkolenia pracowników, określający liczbę osób wymagających szkolenia, rodzaje i programy szkoleń, formy z uwzględnieniem szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych

• plan następstw, określający, kto kogo ma zastąpić na stanowisku, poziomy wykonywania zadań i gotowości do awansu

• plan doskonalenia pracowników, określający etapy kariery zawodowej, w powiązaniu ze szkoleniem poszczególnych osób oraz ich oceną, w zależności od aspiracji pracownika i potrzeb organizacji.

Efekty sprawnego planowania zasobów ludzkich:

• obniżenie kosztów personalnych i społecznych poprzez dostosowywanie wielkości i struktury zatrudnienia do obecnych i przyszłych potrzeb, tak by nie powstawały sytuacje niedoboru czy nadmiaru personelu

• poprawa stopnia dostosowania wiedzy, predyspozycji, umiejętności i kwalifikacji pracowników do celów organizacji, poprzez identyfikację potrzeb, analizę i lepsze zastosowanie istniejącego potencjału, szkolenia i rozwój kadry

• opracowanie właściwego podziału uprawnień i zadań polityki personalnej oraz sposobów ich zintegrowania

• osiągnięcie wyższej wydajności pracy

• określenie kompetencji ludzi niezbędnych do efektywnego funkcjonowania teraz i w przyszłości

• opracowanie i stosowanie odpowiednich kryteriów oceny funkcji personalnej i narzędzi pomiaru.

Rekrutacja oznacza pozyskiwanie przez dane przedsiębiorstwo dostatecznie dużej liczby kandydatów, umożliwiającej ich właściwy wybór.

Polega to na poinformowaniu potencjalnych kandydatów na rynku pracy o firmie i warunkach pracy w niej oraz wytworzeniu pozytywnych postaw i chęci zatrudnienia.

Opis stanowiska:

•cel stanowiska,

•zadania,

•zakres odpowiedzialności i nadrzędności,

•uprawnienia,

•określenie działu i miejsca w strukturze organizacyjnej.

Specyfikacja (profil) pracownika:

•umiejętności i kwalifikacje

•doświadczenie,

•wykształcenie,

•cechy fizyczne,

•cechy osobowościowe.

Rodzaje rekrutacji

I. W zależności od zakresu rekrutacji, organizację interesować:

• cały rynek pracy – rekrutacja ogólna

• jego określony „wycinek” (segment) – rekrutacja segmentowa

II. Ze względu na pochodzenie kandydatów (źródło naboru):

• rekrutację zewnętrzną

• rekrutację wewnętrzną

Czynniki wpływające na zgłoszenie się odpowiedniej liczby kandydatów o „poszukiwanych” cechach:

•doboru segmentu docelowego kandydatów,

•treści komunikatu i właściwej prezentacji oferty,

•wyboru środka komunikacji (medium) oraz czasu i częstotliwości nadawania,

•renomy przedsiębiorstwa na rynku.

Selekcja

Selekcja jest procesem zbierania i analizy informacji o kandydatach na pracowników organizacji i dokonania wyboru najbardziej odpowiedniego (najbliższego ustalonym wymaganiom) na wakujące stanowisko.

Definicja Proces selekcji:

• zapoznanie się z pisemnymi ofertami kandydatów - wstępna analiza i selekcja dokumentów,

• wstępna rozmowa (wywiad) z kandydatem.

• testy.

• weryfikacja informacji podanych przez kandydata.

• ostateczna rozmowa kwalifikacyjna z kandydatem.

• podjecie decyzji o przyjęciu (odrzuceniu) kandydata.

• badania lekarskie.

• zatrudnienie kandydata.

Najczęściej wykorzystywane narzędzia w procesie selekcji kandydatów:

• analiza dokumentów kandydatów

• wywiady (wstępny, pogłębiony, oceniający, okrągłego stołu),

• badania testowe: testy psychologiczne (inteligencji i osobowościowe), testy weryfikujące wiedzę i umiejętności przydatne na danym stanowisku,

• referencje,

• badania grafologiczne,

• konkurs,

• assesment center (ośrodek ocen) – kreowanie sytuacji, które występują lub mogą wystąpić na danym stanowisku i poddawanie kandydatów próbom samodzielnego ich rozwiązania

Adaptacja nowego pracownika

Proces adaptacji nowego pracownika polega na wprowadzenie go do organizacji i włączenie go w proces pracy w ujęciach:

•technicznych

•organizacyjnych

•społecznych)

Główne cele procesu adaptacji:

•redukcja początkowego niepokoju odczuwanego przez nowego pracownika w chwili podjęcia nowej pracy,

•przedstawienie nowego pracownika oraz integracja z zespołem,

•zapoznanie pracownika z jego stanowiskiem pracy, obowiązkami, zakresem odpowiedzialności oraz sposobami oceny jego efektywności,

•określenie i wyjaśnienie wzajemnych oczekiwań,

•zapoznanie z obowiązującymi zasadami, regulaminie i świadczeniach pracowniczych,

•zapoznanie pracownika z organizacją (historia, cele, produkty i usługi itp.)

Efekty Skutecznie przeprowadzonego procesu adaptacji

•pracownik czuje się swobodnie i jest szybciej przystosowany

•pracownik wcześniej osiąga wyższą efektywność

•obniża się ryzyko popełniania błędów

•tworzy się pozytywny wizerunek firmy

•zwiększa się lojalność i więź z firmą

•ogranicza się prawdopodobieństwo, że pracownik zwolni się lub będzie musiał odejść po pierwszym okresie pracy