Kardas rodzia�# stronyG8 479

23

Zarządzanie informacją

Tomasz Stefaniuk

Rozwój technik telekomunikacyjnych, informatycznych i mass mediów sprawił, że epoka cywilizacji przemystowej zaczęła ustępować miejsca poprzentyslo-wej cywilizacji informacyjnej, której podstawowym elementem jest globalne społeczeństwo informacyjne¹. W społeczeństwie tym informacja została zaliczona do podstawowych zasobów produkcyjnych (obok surowców, kapitału, pracy) i przyznano jej pierwszeństwo nad dobrami materialnymi. Zdecydowanie więcej można bowiem osiągnąć posiadając odpowiednią informację we właściwym czasie, niż dysponując nawet ogromnym kapitałem, bez potrzebnych informacji.

Od posiadania odpowiedniej informacji o organizacji i jej otoczeniu zależy efektywność całego procesu zarządzania. Przede wszystkim jest ona niezbędnym elementem procesu podejmowania decyzji. Jak zauważył J. Penc „dobrze podjęta decyzja to co najmniej 80% informacji, 10% inspiracji (pomysłowości) i 10% intuicji menedżera”². Poza tym. wszystkie funkcje kierownicze - planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie - są zależne od ciągłego dopływu stłumienia informacji o tym. co się dzieje w organizacji i poza nią. Kierownicy mogą śledzić postępy w osiąganiu celów i przekształcać plany w rzeczywistość jedynie pod warunkiem uzyskiwania dokładnych i aktualnych informacji³.

Aby osiągnąć trwałą przewagę konkurencyjną, podnosić wartość firmy, nie wystarczy już dobry produkt, świetny marketing, kreatywiiteść sprzedawców, niskie koszty dystrybucji czy menedżer - przywódca. Tocząc walkę wolnorynkową irzeba umieć wykorzystywać posiadane informacje rynkowe, przetwarzać je i podejmować na ich podstawie efektywne decyzje''.

Obecnie ilość dostępnych informacji narasta wciąż lawinowo. Każdego roku przedsiębiorstwo przetwarza miliony informacji związanych bezpośrednio lub pośrednio z jego działalnością. Z drugiej strony informacje bardzo szybko się dezaktualizują. To wszystko wywoływać może coraz większą dezorientację i kłopoty w podejmowaniu decyzji. W efekcie pojawiają się przed przedsiębiorstwami nowe i trudne zadania ■'

• konieczność dysponowania aktualną informacją (dotyczącą własnej organizacji i otoczenia).

• umiejętność jej wykorzystania w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej i zapewnienia sobie przetrwania.

Zadania powyższe oraz ich istotność dla funkcjonowania przedsiębiorstw wymagają traktowania informacji jako cennego zasobu, którym należy umiejętnie zarządzać.

23.1. Istota informacji

Oprócz pojęcia zarządzanie informacją, w literaturze przedmiotu spotkać można inne określenia: zarządzanie zasobami informacyjnymi, zarządzanie systemami informacyjnymi czy zarządzanie wiedzą. Przy ogólnej zgodzie co do istotności podejmowanego problemu, nadal toczy się dyskusja, jak powinien nazywać się obiekt zarządzania, opisujący przedstawianą problematykę^{4 5 6}. Przyczyn takiego stanu rzeczy należy upatrywać przede wszystkim w poważnych rozbieżnościach przy interpretacji kluczowych dla problematyki pojęć, takich jak: dane, informacja, czy wiedza. Różne podejścia do pojęcia „informacja" zebrane zostały w tabeli 23.1.

W znaczeniu potocznym pojęcia: dane, informacja, wiadomość, a nawet wiedza, są często używane jako synonimy, oznaczające treść przekazu.

Wielu autorów różnicuje te pojęcia poprzez nadawanie im odmiennych stopni hierarchii (uogólnienia)⁷. I tak dane - stanowiące najniższy poziom - składają się z pojedynczych znaków lub ciągu znaków, ustawionych według określonej kolej-

' Komitet Badań Naukowych. Ministerstwo Łączności, Cele i kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce. Warszaw a. 28 listopada 2000 r.

J. Penc, Strategie zarządzania. Perspektywiczne myślenie. Systemowe działanie. Placet. Warszawa 19^Ł>4, s. 83—84.

J.A.F. Sloner. R.E. Freenian, D R Gilbert, Kierowanie. PWE. Warszawa 1999. s. 588.

M. Kaliski. P. Mrozik. Tworzenie efektywnego systemu wywiadu gospodarczego, |w:] R. Borowiecki. M. Kwieciński, Informacja w zarządzaniu przedsiębiorstwem: pozyskiwanie, wykorzystywanie i ochrona, Zakainycze, Kraków 2003. s. 379-380.

Por K, Zininiewicz, Współczesne koncepcje i metody zarządzania. PWH. Warszawa 20Q3, s. 106-107.

Por. L Ciborowski, Zarządzanie i Informacja w obliczu wyzwali współczesności, [w:| I. Hej-duk, L. Ciborowski (red.). Przedsiębiorstwo wobec współczesnych wyzwań w procesie zarządzania. Wyd. AP. Siedlce. 2005. s. 24-25.

B Stefanowicz, Informacja, Oficyna Wydawnicza SGI1. Warszawa 2004 oraz U Probst, S. Raub. K. Ruinliaidt. Tatządzunie wiedzą w organizacji, Oficyna Ekonomiczna. Oddział Polskich Wydawniciw Profesjonalnych. Kraków. 2002 i inne.