1250

126 Mistrz ciętej riposty

50. masz wiadomość czy wiadomość ma Ciebie?

Asertywne podejście do poczty elektronicznej

Mary wzdrygała się za każdym razem, gdy jej komputer wydawał dźwięk oznaczający „Masz nową wiadomość”. Od kiedy zaczęła kierować społecznym centrum nadzorującym działalność miejscowych organizacji charytatywnych, stała się niewolnicą e-maili. Wiadomości elektroniczne zalewały jej komputer niczym fale wodospadu Niagara. Miały trzy niewyczerpane źródła: ubodzy, zasługujący na pomoc klienci; pełni najlepszych intencji, lecz mało wiarygodni ochotnicy; oraz hojni, ale jednocześnie zadufani w sobie filantropi, którzy finansowali jej agencję. Jej przyjaciółka Janc, zajmująca się sprzedażą kolekcji lalek przez internet, miała podobny problem: jej strona internetowa generowała mnóstwo powtarzających się e-maili, na które Janc po prostu nie miała siły ciągle odpowiadać. Pewnego dnia obie przyjaciółki poszły na kawę i na sześciu serwetkach spisały pomysły na wypracowanie asertywnego podejścia do poczty elektronicznej.

Zastanów się, zanim naciśniesz czerwony przycisk. Nie masz moralnego obowiązku odpowiadania każdemu kretynowi, który ma Twój adres c-mail w swojej książce.

Pisz, zamiast mówić. Ludzie często piszą e-mailc niestarannie, nic widząc różnicy między nimi a słowem mówionym. Ustalenie daty zabawy wymaga wysłania sześciu listów' elektronicznych, a przecież można wszystko załatwić w jednym. Planuj wszystko z wyprzedzeniem. Najważniejsze e-mailc pisz w edytorze tekstów, który umożliwia tworzenie szkiców' i brudnopisów, a także znacząco ułatwia takie czynności jak edytowanie i przepisywanie tekstu. Jeżeli masz dużo pytań, wypisz je w liście numerowanej. Dzięki temu zwiększysz prawdopodobieństwo, że odbiorca nie pominie w odpowiedzi żadnej z poruszonych przez Ciebie kwestii.

Starannie wypełnij pola „Do” oraz „Temat”. To wszystko, co zoba-cz\ odbiorca Twojej wiadomości, zanim ją otworzy (lub usunie). Nie przepuść tej wspaniałej okazji do asertywnej komunikacji. Jane zaczęła otrzymywać więcej c-maili od kolekcjonerów lalek, gdy zmieniła swój adres z ifmcycrsna jancsdolls (ang. Jancs dolls— lalki Janc). Idealny temat wiadomości to taki, który podsumowuje całą jej treść i prosi o podjęcie działań w zaledw ie 3 lub 4 słowach:

„Twoje zadanie na środę”

„Gdzie jest mój zwrot pieniędzy?"

„Dostawa lalek 8 czerwca”

„PILNE: potrzebny podpis dzisiaj”

Chcę, myślę, czuję. Zwykle jest tak, że jeżeli chcesz zgłosić asertywną prośbę, musisz powiedzieć, co czujesz i myślisz i czego pragniesz — właśnie w tej kolejności. W przypadku poczty elektronicznej jest nieco inaczej: możesz mówić o swoich myślach i uczuciach, ale najpierw napisz o tym, czego chcesz, tak aby ta informacja była widoczna w oknie podglądu wiadomości.

Skłoń odbiorcę do odpowiedzi. Wyznacz mu termin. Zastosuj taktykę wstępnego założenia, na przykład: „Jeżeli nie dostaniemy odpowiedzi do trzydziestego, uznamy, że zgodził się pan na oddanie nerki”.

Używaj popularnej czcionki i typowych akapitów. Stwórz na twarci \ m dysku katalog, w którym będziesz zapisywał akapity albo całe e-maile, które wysyłasz do wielu ludzi. Dzięki temu będziesz mógł w każdej chwili wkleić odpowiedni tekst do wiadomości, oszczędzając czas i zwiększając efektywność pracy.