img217

78 Rozdział IV. Wizualność tekstu

2. Przestrzeń tekstu

W komunikacji ważne jest nie tylko to, co przekazujemy odbiorcy, ale także, jak to robimy. Panujące w danej kulturze zasady grzeczności w dużym stopniu narzucają nam formę komunikatu. W Polsce trzeba pamiętać o jednej uniwersalnej zasadzie:

lm bardziej oficjalna sytuacja, tym więcej uwagi trzeba poświęcić formie wypowiedzi.

Powyższa reguła sprawia, że w komunikacji oficjalnej, a zwłaszcza instytucjo- oficjalirość-

nalnej należy sporo czasu poświęcić fizycznej postaci przekazu. Zabiegi te a wygląd tekstu zamieniają zwykły tekst w obiekt przestrzenny. Na szczęście „architektura” pism instytucjonalnych jest na ogół schematyczna i przewidywalna. Od większości wymaga się zwykle tego, by poszczególne segmenty tekstu znajdowały się zawsze w tych samych pozycjach. Najczęściej stosowany układ wygląda tak:

Dane nadawcy (pieczęć)	Data, miejscowość
Informacje ułatwiające identyfikację sprawy
		Dane odbiorcy
Nazwa gatunkowa (typ tekstu)
Zwrot bezpośredni
Właściwa część pisma
		Formuła końcowa
		Podpis (pieczęć)
Lista załączników

Architektura do instytucji

Taki schemat jest bardzo przydatny. Wystarczy go wypełnić konkretną treścią i mamy gotowe pismo oficjalne.

Anna Sobala	Wrocław, 12 kwietnia 2008	Wypełnianie
ul. Nowa 12/5		schematu
21-123 Wrocław
tel. [phone]

Dotyczy: kredytu hipotecznego „Twoje M”, nr umowy: 323344545/432/2005

Bank Sindic SA - II Oddział Wrocław ul. Powstańców Śląskich 12/35 32-333 Wrocław

Podanie

Szanowni Państwo,

powołując się na umowę kredytową nr 323344545/432/2005, zwracam się z uprzejmą prośbą o wypłacenie 10.05.2008 r. firmie HouseDevelopment pierwszej transzy kredytu mieszkaniowego. Jednoczes'nie informuję o opłaceniu bankowej prowizji (w załączeniu dowód wpłaty).

Z wyrazami szacunku Anna Sobala

Załącznik:

Kopia dowodu wpłaty.

Jak widać, kompozycję tekstów oficjalnych cechuje schematyczność, przejrzystość i symetria. Niżej zamieszczamy kilka najpotrzebniejszych wskazówek

redakcyjnych:

•    Dane nadawcy i odbiorcy należy zapisywać z podziałem na wersy (w osobnych stale punkty . liniach: imię i nazwisko, ulica i nr domu, kod pocztowy i miejscowość, telefon), na mapie tekstu

•    Dane adresata umieszczamy po prawej stronie pionowej osi kartki.

•    Tekst właściwy powinien znajdować się mniej więcej w środkowej części kartki (najlepiej zmierzyć, czy odległość pierwszego zdania tekstu od górnego marginesu jest taka, jak odległość ostatniego zdania od marginesu dolnego). Wyrównujemy go do obu marginesów (lewego i prawego).

•    Formuły końcowe i podpis umieszczamy po prawej stronie pionowej osi kartki.

•    Gotowy tekst warto obejrzeć przed wydrukiem w całości. Wystarczy włączyć w edytorze, którego używamy, opcję „podgląd wydruku”. Pozwoli to ocenić przestrzenny układ tekstu (zwłaszcza symetryczność).