Etapy ewidencjonowania kosztów
2.1. Etapy ewidencji i rozliczania kosztów
 Ewidencję i rozliczanie kosztów działalności eksploatacyjnej możemy podzielić na
cztery etapy:
Etap I to wstępna ewidencja kosztów prostych poniesionych w okresie
sprawozdawczym w układzie rodzajowym.
Podstawę wstępnej ewidencji kosztów w tym układzie stanowią odpowiednie
dokumenty z
ródłowe, np.: faktury, rozliczenie kosztów podróży służbowych oraz dokumenty
wtórne, np.: rozdzielnik płac i narzutów na płace, rozdzielnik zużycia materiałów, itp.
Etap II obejmuje podział zaewidencjonowanych wstępnie kosztów w układzie
rodzajowym na 1:
- koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych
- koszty zakupu,
- koszty działalności podstawowej
- koszty zarządu
- koszty sprzedaży
W ramach drugiego etapu dokonywane są rozliczenia poszczególnych pozycji kosztów
rodzajowych na konta odpowiednich funkcji oraz na konta kosztów działalności.
Rozliczeń tych dokonuje się w następujący sposób:
1) koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych ewidencjonowane są na kontach:
-  Koszty zakupu  bezpośrednie koszty zaopatrzenia materiałowego,
-  Rozliczenia miedzyokresowe kosztów  inne pozycje kosztów rozliczanych w
czasie.
2) koszty działalności podstawowej, odnoszące się do bieżącego okresu, są
ewidencjonowane na kontach odpowiadających charakterowi działalności jednostki
1
J. Matuszewicz, Rachunkowość, WsiP, warszawa 1993, s. 95.
gospodarczej. Jednostki gospodarcze prowadzące działalność wytwórczą koszty te
ewidencjonują w następujący sposób:
- koszty bezpośrednie produkcji podstawowej  na koncie  Produkcja podstawowa ,
- koszty pośrednie wydziałów produkcji podstawowej  na koncie  Koszty
wydziałowe ,
- bezpośrednie koszty fazy zbytu  na koncie  Koszty sprzedaży ,
3) bezpośrednie i pośrednie koszty działalności pomocniczej dotyczące okresu bieżącego
 na koncie  Produkcja pomocnicza ,
4) koszty zarządu, koszty komórek ogólnych oraz pośrednie koszty zaopatrzenia i zbytu
dotyczące bieżącego okresu  na koncie  Koszty zarządu (Koszty ogólnozakładowe) .
Etap III dotyczy rozliczenia w czasie kosztów dotyczących kilku okresów
sprawozdawczych.
W etapie tym dokonujemy rozliczenia w czasie tych kosztów, które zostały wstępnie
zarejestrowane na kontach  Koszty zakupu , i  Rozliczenia miedzyokresowe kosztów .
Rozliczenie to zalicza odpowiednie części wymienionych kosztów do kosztów
poszczególnych typów działalności jednostki gospodarczej.
Etap IV polega na rozliczeniu kosztów danego okresu sprawozdawczego, ustalonych w
ramach etapu II i III, na produkowane wyroby i usługi. Etap ten jest końcowym etapem
rachunku kosztów, jednocześnie stanowi on przedmiot kalkulacji zaewidencjonowanych
wyrobów i usług.
Ustawa z dnia 29 września 19994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) daje dużą
swobodę wyboru. Dokonanie odpowiednich rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów i zasad
ustalania wyniku finansowego nie jest więc łatwe. Zależą one od typu i specyfiki
prowadzonej działalności, organizacji wewnętrznej oraz wielu innych uwarunkowań jednostki
gospodarczej. Pełna ewidencja jest na ogół bardziej kosztowna. Rezygnacja z niej dla
zaoszczędzenia na kosztach może pogorszyć wynik, zwiększyć koszty.
Jednostka może podjąć decyzje o uproszczeniu ewidencji jeżeli jest ona uzasadniona i
przyniesie korzyści.
Przy wyborze pomiędzy metodą pełną a różnymi wersjami metod uproszczonych należy
zwrócić uwagę na specyfikę jednostki, oraz uwzględnić potrzeby analityczne i obowiązki
sprawozdawcze.
2
Za uproszczone rozwiązania ewidencji kosztów uważa się te rozwiązania, które nie
spełniają wymogów pełnej ewidencji, zapewniającej ujecie kosztów w obrębie dwóch
podstawowych ich rodzajów, tj. w układzie rodzajowym   Koszty według rodzajów i ich
rozliczenie oraz w układzie kalkulacyjnym na kontach zespołu 5   Koszty według typów
działalności i ich rozliczenie 2.
http://notatek.pl/etapy-ewidencjonowania-kosztow?notatka
Za uproszczenie ewidencji kosztów można uznać ujmowanie ich:
a) wyłącznie w układzie rodzajowym (tj. tylko w zespole 4 planu kont)
b) wyłącznie w układzie kalkulacyjnym (tj. tylko w zespole 5 planu kont)
c) z pominięciem kont zespołu 4 i 5 tj. np.: wprost na konta kosztu własnego
funkcjonujących w obrębie zespołu 7   Przychody oraz koszty związanie z ich
osiągnięciem , a nawet na koncie  Wynik finansowy (ma to miejsce rzadziej).
Tak daleko idące uproszczenia mogą być dopuszczone w szczególnych
przypadkach jednostek, w których nie obowiązują przepisy ustawy o
rachunkowości.3
W przypadku zaistnienia potrzeby rozliczenia kosztów w czasie można koszty ująć
wstępnie wprost na koncie   Rozliczenia miedzyokresowe kosztów w korespondencji z
kosztami zespołu 0,1,2,3,8, skąd w ratach odnoszone byłyby na konta kosztu własnego
sprzedaży.
Stosując uproszczoną ewidencję należy pamiętać o tym, że musi ona dostarczać
niezbędnych danych do:
- podejmowania trafnych decyzji oraz sprawnego kierowania,
- zewnętrznej sprawozdawczości finansowej.
Prawie we wszystkich firmach ponoszone koszty działalności operacyjnej są najpierw
księgowane w układzie rodzajowym (zespół 4).
Powiązanie kont układu rodzajowego kosztów z różnymi kontami ukazuje rysunek 2.1.
RYSUNEK 2.1.
Ewidencja kosztów w ciągu roku obrotowego
2
T.Nauniuk, Uproszczona ewidencja kosztów,  Serwis F-K ,nr 10/69, s. 14.
3
ibid., s. 14
3