Kontrola - proces zapewniający, aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi.
Kontrola - proces monitorowania czynności, służący do zapewnienia ich wykonywania zgodnie z planem i korygowania wszelkich istotnych odchyleń.
Kontrola jest funkcją zamykającą cykl zarządzania. Stanowi mechanizm sterujący, który łączy poprzednio omawiane funkcje - organizowania, zatrudniania, i kierowania z celami (planowaniem).
Proces kontroli wyznacza normy i w stosunku do nich mierzy postęp. Działania korekcyjne podejmowane są wówczas, gdy rozbieżność pomiędzy tym, co zostało zaplanowane, a tym co rzeczywiście ma miejsce, staje się zbyt wielka.
Cel kontroli
Kontrola pomaga organizacji:
przystosowywać się do zmian w otoczeniu,
ograniczać kumulowanie się błędów,
radzić sobie ze złożonością organizacji,
minimalizować koszty.
Cechy skutecznej kontroli:
Integracja z planowaniem Kontrola powinna być powiązana z planowaniem. Najważniejszym sposobem integracji planowania i kontroli jest uwzględnienie kontroli w trakcie opracowywania planów. Gdy w ramach procesu planowania ustala się cele trzeba zwrócić uwagę na opracowanie norm, które pozwolą sprawdzić stopień realizacji planu.
Elastyczność Sam system kontroli powinien być dostatecznie elastyczny, tak by dostosowywał się do zachodzących zmian.
Dokładność Menedżerowie podejmują zaskakująco dużo decyzji opartych na niedokładnych informacjach. Wynikiem zaś niedokładnych informacji jest niedokładne działanie menedżera.
Terminowość Terminowość niekoniecznie musi być równoznaczna z szybkością. Jest to raczej cecha systemu kontroli, w którym informacji dostarcza się tak szybko jak jest to potrzebne.
Obiektywizm System kontroli powinien dostarczać informacji możliwie obiektywnej.
Rodzaje kontroli:
- prewencyjna - zapobiega problemom
Kluczem do niej jest podejmowanie działań kierowniczych zanim pojawi się problem. Umożliwia ona kierownictwu zapobieganie problemom zamiast konieczności późniejszego ich rozwiązywania. Potrzeba do niej dokładnych i wczesnych informacji, o które zazwyczaj jest trudno. W efekcie kierownicy często muszą stosować jeden z pozostałych dwóch typów kontroli.
- bieżąca - rozwiązuje problemy w trakcie ich występowania
Jeśli kontrolę przeprowadza się w czasie pracy, kierownictwo może skorygować problemy, zanim staną się zbyt kosztowne. Najlepiej znaną formą kontroli bieżącej jest bezpośrednio nadzór. Kiedy kierownik bezpośrednio nadzoruje działalność pracownika, może jednocześnie monitorować jego czynności i korygować problemy w miarę ich występowania.
- po fakcie - rozwiązuje problemy po ich wystąpieniu.
W tym najpopularniejszym rodzaju kontroli korzysta się ze sprzężeń zwrotnych i jest ona przeprowadzana po działaniu.