Politechnika Śląska

Wydział Organizacji i Zarządzania

OTOCZENIE ORGANIZACJI

Poruszane zagadnienia:

1. Co to jest organizacja

2. Co to jest otoczenie

3. Podział otoczenia

4. Charakterystyka otoczenia zewnętrznego

5. Charakterystyka otoczenia wewnętrznego

6. Stosunki pomiędzy organizacją a otoczeniem

7. Przykłady otoczeń

Aby przejść do poznania i analizowania otoczenia organizacji, należy najpierw wiedzieć, czym jest organizacja. Zatem według Griffina organizacja to grupa ludzi, którzy wzajemnie ze sobą współpracują w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów.

Natomiast otoczenie organizacji to wszystko to, co znajduje się zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji, czyli wszystko to co na nią oddziałowywuje. Tak więc jest to system silnie z organizacją powiązany, składający się z określonych elementów i ich relacji, który istotnie wpływa na organizację, i na który ona także oddziałuje. Otoczenie organizacji podlega ciągłym zmianom. Kto lepiej „odczyta” przyszłe zmiany otoczenia ten ma większe szanse na sukces. W relacji między przedsiębiorstwem a otoczeniem jest brak symetrii - otoczenie może funkcjonować bez każdej konkretnej organizacji, natomiast żadna organizacja nie może funkcjonować bez otoczenia.

Otoczenie organizacji dzieli się na:

1. ZEWNĘTRZNE - czyli wszystko to, co znajduje się poza organizacją, a co może na nią oddziałowywać

2. WEWNĘTRZNE - składa się z warunków i sił wewnątrz organizacji.

W ramach OTOCZENIA ZEWNĘTRZNEGO możemy wyróżnić:

1. OTOCZENIE OGÓLNE

2. OTOCZENIE CELOWE

OTOCZENIE OGÓLNE – inaczej zwane otoczeniem dalszym bądź też makrootoczeniem - to zespół szerokich wymiarów i sił, wśród których działa organizacja, a które tworzą ogólny kontekst dla tych działań.

Tak jak wyżej wspomniałyśmy, otoczenie to składa się z takich wymiarów jak:

1. WYMIAR EKONOMICZNY - ogólna kondycja systemu gospodarczego, w którym działa ta organizacja. Do najważniejszych czynników tego wymiaru należą:

• PKB (Produkt Krajowy Brutto) - suma wszystkich dóbr i usług finalnych wytworzonych i sprzedanych przez wszystkie podmioty działające na terenie danego kraju w ciągu roku, przy czym muszą to być dobra posiadające swe ceny rynkowe

• BEZROBOCIE - zjawiskiem społecznym polegającym na tym, że część ludzi zdolnych do pracy i deklarujących chęć jej podjęcia nie znajduje faktycznego zatrudnienia z różnych powodów. Dla organizacji wysoki odsetek osób bezrobotnych poszukujących pracy jest dość korzystny, ponieważ ma ona duży wybór spośród ubiegających się o pracę na określonym stanowisku.

• INFLACJA – czynnik wzrostu gospodarczego.

• DOSTĘPNOŚĆ I OPROCENTOWANIE KREDYTÓW – dostęp do kredytów oraz wysokość towarzyszących temu opłat są istotne dla organizacji, ponieważ wpływają one na możliwości rozwoju organizacji wskutek inwestowania.

• POZIOM WAHANIA KURSÓW WALUTOWYCH – wpływa na rentowność organizacji, np. w przypadku stoczni produkcyjnych nawet niewielkie wahania kursów walutowych mogą je pozbawić całego zysku oraz na jego konkurencyjność, a także może się stać czynnikiem niszczącym strategię marketingową organizacji.

1. WYMIAR TECHNICZNY – metody pozwalające przekształcić zasoby w produkty i usługi. Wymiar ten zawiera zarówno fizyczne wytwory techniki, takie jak maszyny czy urządzenia, ale także zasoby wiedzy z tej dziedziny, z których organizacja może korzystać. Każda nowa technologia uważana jest za czynnik powodujący przyspieszenie tempa rozwoju gospodarczego i zmian technologicznych.

2. WYMIAR SPOŁECZNO – KULTUROWY - obyczaje, nawyki, wartości i cechy demograficzne społeczeństwa, w którym funkcjonuje organizacja. Składa się on z czterech podwymiarów:

• OTOCZENIA KULTUROWEGO – tradycje kulturowe i historyczne, dominujący system wartości, normy etyczne i obyczaje, a także wzorce postępowania itp.

• OTOCZENIA SPOŁECZNEGO – klasowa i warstwowa struktura społeczeństwa, przedsiębiorczość, pojmowanie ról społecznych itp.

• OTOCZENIA DEMOGRAFICZNEGO - struktura społeczeństwa ze względu na wiek, płeć oraz zasoby siły roboczej

• OTOCZENIA EDUKACYJNEGO – ogólny poziom oświaty w danym społeczeństwie, stopień rozwoju i specjalizacji systemu kształcenia.

1. WYMIAR POLITYCZNO – PRAWNY - państwowa regulacja działalności gospodarczej i ogólne stosunki pomiędzy gospodarką i państwem.

• OTOCZENIE PRAWNE – określa panujący porządek prawny, stopień norm prawnych, system rozstrzygania sporów na drodze prawnej.
  Na przykład wszystkie te regulacje pomagają w założeniu organizacji, w jaki sposób ją zlikwidować bądź też jak ogłosić jej upadłość.

• OTOCZENIE POLITYCZNE - obejmuje przede wszystkim panujący system polityczny.

1. WYMIAR MIĘDZYNARODOWY - Państwowa regulacja działalności gospodarczej i ogólne stosunki pomiędzy gospodarką i państwem. Wymiar ten odnosi się także do organizacji nie mających za cel przysparzania zysków.

Na przykład: Korpus Pokoju wysyła swych przedstawicieli do krajów słabo rozwiniętych.

OTOCZENIE CELOWE - inaczej zwane otoczeniem bliższym bądź też mikrootoczeniem - składa się z konkretnych organizacji lub grup, które mogą wpłynąć na organizację.

Otoczenie celowe obejmuje:

1. Konkurentów

2. Klientów

3. Dostawców

4. Regulatorów

5. Siłę roboczą

6. Właścicieli

7. Sojuszników strategicznych

Wpływ otoczenia ogólnego jest często niejasny i długofalowy, większość organizacji koncentruje się raczej na otoczeniu celowym. Jest ono również dość złożone, dostarcza więcej użytecznych informacji niż otoczenie ogólne, pn. menedżer jest w stanie rozpoznać czynniki otoczenia szczególnie interesujące organizację, a nie zajmować się bardziej abstrakcyjnym otoczeniem ogólnym.

Konkurenci organizacji to inne organizacje, które konkurują z nią o zasoby. Głównie o środki pieniężne. Niezależne organizacje starają się o uzyskanie kredytu od banku dysponującego ograniczonymi środkami na akcje kredytową. Policja i straż pożarna o pieniądze podatników. Przedsiębiorstwa o wysokiej jakości siłę roboczą, przełomowe wynalazki, patenty czy rzadkie surowce.

Klient to każdy, kto płaci za nabycie wyrobu lub usługi organizacji. Klientem nie muszą być osoby fizyczne np. szkoły, szpitale, agencje państwowe, hurtownicy. Źródła informacji o klientach obejmują badania rynku, ankiety, panele konsumentów i sprawozdania przedstawicieli handlowych.

Dostawcy to organizacje, które dostarczają zasobów innym organizacjom np. surowców, maszyn i innego wyposażenia. Oferują kapitał niezbędny do prowadzenia organizacji. Banki i agencje federalne zajmują się dostarczaniem kapitału dla przedsiębiorstw. Dostawcy zaopatrują organizacje w zasoby ludzkie oraz informacyjne potrzebne do wykonywania zadań.

Regulatorzy to jednostki wchodzące w skład otoczenia celowego, które mogą kontrolować, regulować lub wpływać na politykę i praktyki organizacji. Istnieją dwa ważne rodzaje regulatorów. Agencje regulacyjne i grupy interesu. Agencje regulacyjne zostały powołane przez rząd w celu ochrony społeczeństwa przed praktykami gospodarczymi lub ochrony jednej organizacji przed drugą. Grupy interesu są zorganizowane przez swoich członków w celu zabiegania o wpływ na organizacje.

Siła robocza to pracownicy, zwłaszcza jeśli są zorganizowani w związkach zawodowych. Związki zawodowe to nie tylko pracownicy, ale również urzędnicy państwowi, nauczyciele oraz inni pracownicy umysłowi.

Właściciele to wszyscy, którzy uczestniczą we własności organizacji. Wydzieliły się tutaj dwie grupy. Pierwsza na przykładzie akcjonariuszy, którzy do niedawna dawali większą władzę kierownictwu najwyższemu aby prowadzili ich organizację. Drugą zaś grupą są menedżerowie o dużych funduszach inwestycyjnych, którzy mają coraz większe wpływy na otoczenie organizacji.

Sojusznicy strategiczni to firmy współpracujące ze sobą w ramach wspólnego przedsięwzięcia. Sojusze pomagają firmom uzyskiwać od innych doświadczenie oraz lepiej rozłożyć ryzyko. W takim układzie menedżerowie muszą uważać, by nie ujawnić ważnych dla konkurencji informacji.

OTOCZENIE WEWNĘTRZNE organizacji składa się z warunków i sił wewnątrz organizacji.

Główne składowe otoczenia wewnętrznego to:

• Zarząd

• Pracownik

• Kultura organizacji

Zarząd. Nie każda organizacja ma zarząd, firmy działające w formie spółki akcyjnej muszą go mieć. Firmy nie będące spółkami akcyjnymi i organizacje niekomercyjne są zwolnione z tego obowiązku. Uniwersytety mają rady zarządzające. Szpitale i organizacje dobroczynne mają rady powiernicze (które spełniają te same funkcje co zarząd). Zarząd korporacyjny jest wybierany przez akcjonariuszy. Do obowiązków zarządu należy nadzorowanie ogólnego zarządzania firmą, tak aby zapewnić jego zgodność z interesami akcjonariuszy. Zarząd odgrywa istotną rolę w układaniu strategii firmy i nadzorowaniu jej właściwego wykonania. Zarząd ma również wgląd we wszystkie ważne decyzje podejmowane przez kierownictwo najwyższego szczebla i określa wysokość wynagrodzenia menedżerów tego szczebla.

Pracownicy są częścią otoczenia zewnętrznego celowego. Przedstawione są w nim problemy związane z siłą roboczą, wiążącą się z związkami zawodowymi. Gdy pracownik staje się członkiem organizacji, zaczyna należeć do jej otoczenia wewnętrznego. Współpraca układa się dobrze gdy pracownicy i menedżerowie wyznają te same wartości. Problemy pojawiają się gdy cele są odmienne, organizacja wstrząsana jest konfliktem co przynosi wszystkim szkody. Menedżerowie dostrzegają zmiany zachodzące w sile roboczej. Między innymi należy oczekiwać, że potencjalny robotnik będzie miał więcej do powiedzenia w sprawie firmy czy sposobie wykonywania swojej pracy.

Kultura organizacji jest to zestaw wartości które pomagają jej członkom zrozumieć, ze czym organizacja się opowiada, jak pracuje, co uważa za ważne.

• Znaczenie kultury. Kultura określa nastrój organizacji. Niezależnie od swego charakteru, kultura jest bardzo istotna w organizacji, może kształtować ogólną sprawność i długofalowe powodzenia.

• Czynniki określające kulturę. Kultura zazwyczaj wykształca się i rozwija w ciągu długiego okresu. Punktem wyjścia jest często założyciel organizacji. W miarę rozwoju organizacji jej kultura ulega zmianie, jest kształtowana poprzez symbole, anegdoty czy bohaterów. Sukcesy firmy i wspólne doświadczenia pracowników również kształtują kulturę.

• Kierowanie kulturą organizacji. Kluczem jest zrozumienie przez menedżera aktualnej kultury i ocena czy należy ją zmienić czy kontynuować. Jeżeli menedżerowie zrozumieją bieżącą kulturę, będą mogli podjąć konkretne działania. Kulturę można utrzymać poprzez system wynagrodzeń czy awans pracowników, których zachowanie jest zgodne z istniejącą kulturą. W celu zmiany kultury, menedżer musi mieć jasne wyobrażenie o tym co ma zamiar stworzyć. Można ją również zmienić poprzez wprowadzenie nowych haseł, anegdot czy urządzanie nowych uroczystości.

Stosunki między organizacją a jej otoczeniem:

- oddziaływanie otoczenia na organizację

- przystosowanie się organizacji do jej otoczenia

Otoczenie oddziałuje na organizację poprzez:

-zmienność i złożoność otoczenia wg Thompsona

STOPIEŃ ZMIENNOŚCI to zakres, w jakim otoczenie jest względnie stabilne lub względnie dynamiczne.
STOPIEŃ JEDNORODNOŚCI to zakres, w jakim otoczenie jest względnie proste (niewiele elementów, małe rozczłonkowanie) lub względnie złożone (wiele elementów, znaczne rozczłonkowanie).

Pięć sił konkurencji wg Kotlera:

1. zagrożenie ze strony nowych konkurentów: łatwość wejścia na rynek lub jego segment dla nowych konkurentów

2. próby wymanewrowania rywali: należą do tej samej istoty konkurencyjnych stosunków pomiędzy dominującymi firmami w branży

3. zagrożenie substytutami: to zakres, w jakim alternatywne wyroby lub usługi mogą zastąpić lub zmniejszyć zapotrzebowanie na dotychczas sprzedawane wyroby czy usługi

4. siła nabywców: to zakres, w jakim nabywcy produktów lub usług w danej branży są w stanie wywierać wpływ na dostawców

5. siła dostawców to zakres, w jakim dostawcy mogą wywierać wpływ na potencjalnych nabywców

W otoczeniu występują także wielorakie zakłócenia. Najpopularniejszą formą zaburzeń w organizacji jest:

1. kryzys

2. trudne do przewidzenia i opanowania sytuacje jak tzw. siła wyższa

Organizacje przystosowują się do swojego otoczenia poprzez:

1. zarządzanie informacją (techniką): obejmują wyznaczenie łączników z otoczeniem, badanie otoczenia, systemy informacyjne

2. odpowiedź strategiczną (reakcja): może ona polegać na braku jakichkolwiek działań na pewnej korekcie strategii lub wreszcie na przyjęciu strategii zupełnie nowej

3. fuzje, przejęcia, zakupy, sojusze

4. projektowanie organizacji – strukturę dzielimy na:

-mechanistyczną - formalne i sztywne przepisy i powiązania np. urzędy

-organiczną - bardziej elastyczna, pozwala organizacji szybciej reagować na zmiany otoczenia)

1. bezpośredni wpływ na otoczenie

W każdej organizacji wyróżniamy różne rodzaje – typy zachowań organizacji względem otoczenia. Do najbardziej charakterystycznych zaliczamy:

1. Ignorujące – organizacja nie śledzi otoczenia, nie respektuje jego oddziaływania,

prowadzi działalność niezależnie od stanu otoczenia.

1. Adaptacyjne – organizacja podejmuje próby działań dostosowawczych,

minimalizujących skutki negatywne i maksymalizujących skutki pozytywne.

1. Reaktywne – organizacja respektuje otoczenia oddziaływanie w najprostszy sposób.

2. Antycypacyjne (przewidywanie) – organizacja stara się przewidzieć stan otoczenia i antycypuje jego potencjalne oddziaływanie w ten sposób, że z góry usiłuje zapobiec skutkom negatywnym i przygotować się na maksymalne wykorzystanie oczekiwanych skutków pozytywnych.

3. Kreatywne- organizacja usiłuje oddziaływać na stan otoczenia, wywołuje w nim

zdarzenia sprzyjające jej lub przeciwdziała zdarzeniom niekorzystnym

PRZYKŁADY OTOCZEŃ:

1. OTOCZENIE OGÓLNE:

2. OTOCZENIE ZADANIOWE

Bibliografia:

1. Marek S, Białasiewicz M: Podstawy nauki o organizacji, Wyd. PWE

2. Stoner A.F. Jones, Freeman Edward R., JR. Gilbert R. Daniel: Kierownie, Wyd. PWE

3. Bendkowski J, Bendkowski J: Praktyczne zarządzanie organizacjami. Kompetencje menadżerskie, Wyd. Politechniki Śląskiej

4. Griffin W.R.: Podstawy zarządzania organizacjami, Wyd. PWN