Wykład K.Wojsyk obieg dokumentów elektronicznych
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym
Materiały archiwalne
wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej „materiałami archiwalnymi”, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
Narodowy zasób archiwalny
- służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebami obywateli
- w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych, dzieli się na:
państwowy zasób archiwalny niepaństwowy zasób archiwalny
Przechowywanie materiałów archiwalnych st. Zasób archiwalny:
Przechowuje się wieczyście
Nadzór
sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją
Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia.
Upoważnienie
Zwykłe dokumenty
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, ustala zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów ar-chiwalnych do archiwów państwowych, a także zasady i tryb brakowania innej dokumentacji.
Dokumenty elektroniczne
Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych.
szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi
Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach, o których mowa w ust. 1, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania.
Wymagania techniczne
Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Na-czelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.
- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji oraz potrzebę jej ochrony przed nieupoważnionym ujawnieniem.
Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; nie mogą być też, poza wypadkami określonymi w ustawie, przekazywane innym jednostkom organizacyjnym niż określone w art. 22.
Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:
1) archiwa państwowe;
2) archiwa wyodrębnione;
3) archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;
3a) archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;
Działalność archiwalna
obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.
Archiwa Państwowe
Tworzy i likwiduje -------------- minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, na wniosek Na-czelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Podległość ----------------------- podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
Działalnością kierują ------------ dyrektorzy powoływani przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Organ doradczy i opiniodawczy--- Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przy archiwach państwowych może powołać radę naukowo-programową jako organ doradczy i opiniodawczy. Dy-rektor archiwum państwowego, w razie powołania rady naukowo-programowej, ustala jej skład osobowy.
Charakter archiwów państwowych
- mające charakter centralny (obejmujące zasięg działania całego państwa)
- nie mające charakteru centralnego (obejmujące zasięg działania obszar jednego lub kilku wojew.)
Zakres działania
-kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego
-ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego
-kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym;
-wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;
-prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych;
-popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej
-wykonywanie zadań określonych w ustawie lub w odrębnych przepisach
Wyodrębnione archiwa
Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa lub jego część.
Zasób archiwalny
Zasób archiwalny archiwów: Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej, Senatu Rzeczy-pospolitej Polskiej i Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku ich działalności, a także ich zasób hi-storyczny.
Zasób archiwalny archiwum Rady Ministrów stanowią materiały archiwalne Prezesa Rady Ministrów, Rady Ministrów oraz Kancelarii Prezesa Rady Mini-strów, powstałe i powstające w toku ich działalności, a także zasób historyczny Rady Ministrów.
Archiwa wyodrębnione przekazują do archiwów państwowych o charakterze centralnym materiały archiwalne, znajdujące się dotychczas w ich zasobie, po ustaniu okoliczności uzasadniających ich przechowywanie w archiwach wyodrębnionych, nie później jednak niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.
Kierownicy jednostek organizacyjnych
Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, obowiązani są zapewnić:
1) gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny podległych im archiwów zakładowych;
2) klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów określonych w pkt 1, a także przekazywanie ich właściwym archiwom państwowym.
Kierownicy tych jednostek obowiązani są ponadto przed zlecaniem prac projektowych wykorzystać odpowiedni materiał archiwalny.
Kierownicy państwowych i samorządowych jednostek
1) zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt;
2) umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji przechowywanej w składnicach akt;
3) zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.
Niepaństwowy zasób archiwalny
Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego.
Zasób ten jest:
1) ewidencjonowany;
2) nieewidencjonowany.
Organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do ewiden-cjonowania, przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wcho-dzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego
Organy, o których mowa w ust. 1, określają zasady i tryb udostępniania materia-łów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Działalność gospodarcza
Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana także przez:
1) archiwa państwowe;
2) Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana tylko przez przed-siębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Instrukcja kancelaryjna
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Rozporządzenie określa:
- instrukcję kancelaryjną
- sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów
Akt
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej „instrukcją
Archiwalną
Kierownik podmiotu – wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący związku międzygminnego, starostę, marszałka województwa, wojewodę oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.
akta sprawy — dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową,filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
archiwista — realizującego zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu
komórka organizacyjna — wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział,
dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy
metadane — zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą
lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie
oraz zarządzanie
odwzorowanie cyfrowe — dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej
w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie,
bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru
pismo — wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od
sposobu jej utrwalenia
prowadzący sprawę — osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie
przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;
przesyłka — dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposob, w tym
dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej
w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotow realizujących
zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z poźn. zm.2))
skład chronologiczny — uporządkowany zbior dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie
wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w ktorym wprowadzono
system EZD
skład informatycznych nośników danych — uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych
zawierających dokumentację w postaci elektronicznej
sprawa — zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające
rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.
system EZD — system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający
wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania
spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych
system tradycyjny — system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu
załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością
korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej
postaci
teczka aktowa — materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji
w postaci nieelektronicznej
Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana
na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie, rejestrację
i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.
Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym
zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań
Konstrukcja wykazu akt opiera się na:
jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe - Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.
systemie klasyfikacji dziesiętnej
ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt
Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom
oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisow wydanych na podstawie art. 5
ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”
Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:
1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;
2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;
4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.
Uwaga! Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez podmioty do dodania nowych klas.
Opis klasy w wykazie akt składa się z :
1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3) w przypadku klas końcowych — kategoria archiwalna, o ktorej mowa w ust. 7.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Instrukcja kancelaryjna określa:
Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postęowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją , jeżeli przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej.
Niezależnie od techniki jej wytworzenia , postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz
Począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym
Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD
Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemow wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym
sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.
UWAGA! Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.
Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą
one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje
się, jeżeli:
1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów
dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;
2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych,
elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:
a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana
tylko przez ten podmiot,
b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi
publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi
— w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów.
3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
Dokumentacja spraw niezakończonych po wprowadzeniu EZD
Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania
przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:
1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej
sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych
akt spraw, albo
2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe
z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą
akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie
Dokumentacja elektroniczna i odwzorowania cyfrowe
Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje
umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje
w podmiocie.
Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej
jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.
Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczegolności
w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt
spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych – ARCHIWISTA
W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.
Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposob
jej rejestrowania i przechowywania na:
Tworzącą akta spraw nietworzącą akt spraw
- przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy -nie została przyporządkowana do akt spr
-znak sprawy stała cecha rozpoznawcza a jedynie do klasy z wykazu akt
Zaproszenia,życzenia, podziękowania,
Kondolencje, oferty niezamawiane
Publikacje nie stanowiące zał.do pisma
Dokumenty finansowo-księgowe
Listy obecności, karty urlopowe
Dok.magazynowe
dane w systemach teleinformatycznych
dedykowanych do realizowania
określonych, wyspecjalizowanych
zadań, w szczególności dane
w systemie udostępniającym
automatycznie dane z określonego
rejestru, dane
przesyłane za pomocą środków
komunikacji elektronicznej automatycznie
tworzące rejestr
rejestry i ewidencje (środków trwałych,
dok. Magazynowych
Znak sprawy zawiera elementy:
Oznaczenie komórki organizacyjnej np. ABC
Symbol klasyfikacji z wykazu akt np. 123
Kolejny nr sprawy, wynikający ze spisu spraw np. 77
4 cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła
Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane
w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komorki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych
w podmiocie.
Pojęcia
akceptacja — wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści
pisma
dekretacja — adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub
komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu
i sposobu załatwienia sprawy
dekretacja zastępcza — adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do
pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji
w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji
na pismo
naturalny dokument elektroniczny — dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym
w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń
elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej
pieczęć wpływu — odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym,
zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także
miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załącznikow;
punkt kancelaryjny — komorkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowisko pracy, ktorych
pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek
rejestr — narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju,
ktore w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie
EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport
rejestr przesyłek wpływających — rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek
otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla całego
podmiotu;
rejestr przesyłek wychodzących — rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek
wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego
podmiotu
rejestr pism wewnętrznych — raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny
w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi
i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu;
spis spraw — narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo
spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku
kalendarzowym w danej komórce merytorycznej
W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca
przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie
udostępniona tym komórkom.
Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze wspołpracy między komorkami
organizacyjnymi komorki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komorki merytorycznej, używając
znaku sprawy nadanego przez komorkę merytoryczną. została oznaczona znakiem sprawy w komorce organizacyjnej
innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc. Zmiany klasyfikacji może dokonać Dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego.
CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W EZD
W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach
systemu, w szczegolności dotyczy to:
1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
2) wykonywania dekretacji;
3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim
podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego
w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji,
z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów
spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;
5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających
znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.
Użytkownicy systemu EZD
- wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych
- użytkownicy mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych
Akceptacja i dekretacja w EZD
- potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię , nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonania tej czynności
Rejestr przesyłek w EZD
- Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej
przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
- metadane mogą być dodawane automatycznie.
- Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy
- Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek
wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego
roku kalendarzowego
- Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej
Odwzorowanie cyfrowe przesyłek
Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie
cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, ktorych się
nie skanuje ze względu na:
1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);
2) dużą liczbę stron;
3) treść, formę lub postać
wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co
najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę
informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.
System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla ktorych nie wykonano pełnych
odwzorowań cyfrowych
Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie
się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.
Przesyłki przesłane pocztą elektroniczną
- przyjmując przesyłki e-mail dokonuje się selekcji (spam, korespondencja prywatna)
- Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających
złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie
- po dokonaniu selekcji, przesyłki dzieli się na:
a) przesyłki adresowane ne BIP jako właściwe do kontaktu z podmiotem
b) przesyłki adresowane na indywidulane skrzynki e-mail
- rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących
przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być
wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę
- Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposob, aby zachować
je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane,
jeżeli były do przesyłki załączone
Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą dzieli się na:
- przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym
do obsługi danego rodzaju przesyłek. - nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w ktorym są
one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu,
od ktorego przesyłka pochodzi
- pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania
Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; - rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki
w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci
elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych
Po zakończeniu sprawy:
1) przesyłki na nośniku papierowym, dla ktorych nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane
do składu chronologicznego;
2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych.
Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej,
za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwoch lat, licząc od pierwszego stycznia roku
następującego po roku, w ktorym sprawa została zakończona
Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych
dwoch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla ktorego powstał
zbior przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcjiarchiwalnej.
Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych
nośnikow danych, ktorych zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwoch lat
kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla ktorego powstał zbior przesyłek
w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
INSTRUKCJA ARCHIWALNA
Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw
zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba
że przepisy szczegolne stanowią inaczej
Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.
W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności
w celu:
1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania,
jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;
3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;
4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej
lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum;
6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
Narzędzia informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli
dane w postaci elektronicznej:
1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;
2) są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym
nośniku danych, nie poźniej niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na
6 miesięcy.
Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwoch rożnych informatycznych nośnikach
danych, tak aby podmiot stale dysponował co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.
ORGANIZACJA I ZADANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
Ilość archiwów zakładowych w podmiocie- 1
W urzędach obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w wojewodztwie działają odrębne
archiwa zakładowe, jeżeli nie są te organy obsługiwane przez urząd wojewodzki lub nie mają wspolnego z urzędem
wojewodzkim systemu EZD
Archiwum zakładowe jest komorką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy
Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia
system EZD lub jego moduł.
W systemie tradycyjnym archiwum zakładowe może posiadać filie
PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI W POSTACI ELEKTRONICZNEJ
W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru
nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komorki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją
w postaci elektronicznej, w szczegolności do:
1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;
2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3) przeprowadzania procedury przekazania materiałow archiwalnych do archiwum państwowego;
4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.
System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień
Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośnikow danych do
archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposob pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.
Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się
do:
1) polityki bezpieczeństwa dla systemow teleinformatycznych używanych przez ten podmiot do realizacji zadań
publicznych;
2) przepisow wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
Skontrum dokumentacji polega na:
1) porownaniu zapisow w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;
2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu rożnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji
oraz ustaleniu ewentualnych brakow.
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem
do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych
W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega
na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komorki lub pracownikowi tej komorki wskazanemu we wniosku elektronicznym.
BRAKOWANIE DOKUMENTÓW
W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane,
można rownolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych
nośnikow danych bez sporządzania odrębnego spisu.
Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych
datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.
PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO
W systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci
elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się rownolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze
składu informatycznych nośnikow danych i sporządza się ich spisy.
USTAWA O INFORMATYZACJI
USTAWA
z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisy-wania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej;
dokument elektroniczny – stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór da-nych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych
system teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń in-formatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przecho-wywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunika-cyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 171, poz. 1800, z późn. zm.2))
rejestr publiczny – rejestr, ewidencję, wykaz, listę, spis albo inną formę ewidencji, służące do realizacji zadań publicznych, prowadzone przez pod-miot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych
projekt informatyczny o publicznym zastosowaniu – określony w dokumentacji zespół czynności organizacyjnych i technicznych mających na celu zbudowanie, rozbudowanie lub unowocześnienie systemu telein-formatycznego używanego do realizacji zadań publicznych, zapewnienie utrzymania tego systemu lub opracowanie procedur realizowania zadań pu-blicznych drogą elektroniczną;
minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych – zespół wyma-gań organizacyjnych i technicznych, których spełnienie przez system telein-formatyczny używany do realizacji zadań publicznych umożliwia wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi używanymi do realizacji zadań publicznych oraz zapewnia dostęp do zasobów informacji udostęp-nianych za pomocą tych systemów;
minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej – zespół cech informacyjnych, w tym identyfikatorów oraz odpowiadających im charakterystyk elementów strukturalnych przeka-zu informacji, takich jak zawartości pola danych, służących do zapewnienia spójności prowadzenia rejestrów publicznych oraz wymiany informacji w postaci elektronicznej z podmiotami publicznymi;
oprogramowanie interfejsowe – oprogramowanie umożliwiające łączenie i wymianę danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi;
testy akceptacyjne – udokumentowane wartości danych wejściowych wpro-wadzanych do systemu teleinformatycznego i powiązanych z nimi wartości oczekiwanych danych wyjściowych, opisujące zestawy poprawnych odpo-wiedzi systemu teleinformatycznego na podawane dane wejściowe, pozwa-lające na sprawdzenie poprawności wdrożenia oprogramowania interfejso-wego
elektroniczna platforma usług administracji publicznej – system teleinforma-tyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet;
profil zaufany ePUAP – zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ podmiotu określonego w art. 2;
podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP – podpis złożony przez użytkownika konta ePUAP, do którego zostały dołączone informacje iden-tyfikujące zawarte w profilu zaufanym ePUAP, a także:
a) jednoznacznie wskazujący profil zaufany ePUAP osoby, która wykona-ła podpis,
b) zawierający czas wykonania podpisu,
c) jednoznacznie identyfikujący konto ePUAP osoby, która wykonała pod-pis,
d) autoryzowany przez użytkownika konta ePUAP,
e) potwierdzony i chroniony podpisem systemowym ePUAP
elektroniczna skrzynka podawcza – dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego syste-mu teleinformatycznego
interoperacyjność – zdolność różnych podmiotów oraz używanych przez nie systemów teleinformatycznych i rejestrów publicznych do współdziałania na rzecz osiągnięcia wzajemnie korzystnych i uzgodnionych celów, z uwzględnieniem współdzielenia informacji i wiedzy przez wspierane przez nie procesy biznesowe realizowane za pomocą wymiany danych za pośred-nictwem wykorzystywanych przez te podmioty systemów teleinformatycz-nych;
urzędowe poświadczenie odbioru – dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność później-szych zmian dokonanych w tych danych, określające:
a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elek-troniczny lub który doręcza dokument,
b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektro-nicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego – w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu,
c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez ad-resata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 – w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny,
d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru;
Krajowe Ramy Interoperacyjności – zestaw wymagań semantycznych, orga-nizacyjnych oraz technologicznych dotyczących interoperacyjności syste-mów teleinformatycznych i rejestrów publicznych
użytkownik – osobę fizyczną korzystającą z systemów teleinformatycznych
katalog usług – rejestr, udostępniony na elektronicznej platformie usług ad-ministracji publicznej, zawierający informacje o usługach udostępnianych przez podmioty publiczne
wzór dokumentu elektronicznego – zbiór danych określających zestaw, spo-sób oznaczania oraz wymagalność elementów treści i metadanych doku-mentu elektronicznego, a także mogących określać sposób zapisu danych dla wskazanych elementów oraz kolejność i sposób wyświetlania na ekranie lub drukowania poszczególnych elementów (wizualizacji
formularz elektroniczny – graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elek-tronicznego;
Ustawa o podpisie elektronicznym
Przepisy ustawy stosuje się do podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, ma-jących siedzibę lub świadczących usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
podpis elektroniczny – dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny
bezpieczny podpis elektroniczny – podpis elektroniczny, który:
a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
1. Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium.
2. Załączniki dodawane do pism zapisuje się w formatach danych i w sposób uwzględniający przepisy wydane na podstawie art. 18 ustawy.
We wzorach dokumentów elektronicznych jest określony zakres użytkowy i sposób wizualizacji dokumentów elektronicznych tworzonych na ich podstawie.
Wzór dokumentu elektronicznego przekazywany do centralnego repozytorium zawiera:
1) określenie struktury pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSD;
2) ustalenie sposobu wizualizacji pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSL;
3) metadane opisujące wzór dokumentu elektronicznego określające w szczególności:
a) twórcę wzoru - rozumianego jako podmiot odpowiedzialny za ten wzór, w tym zgodność wzoru z przepisami prawa,
b) podstawę prawną - w przypadku gdy istnieje przepis prawa wymagający złożenia pisma w określonej formie lub według określonego wzoru,
c) tytuł wzoru - wskazujący w sposób zwięzły zakres użytkowy dokumentów, które mają być tworzone na podstawie wzoru,
d) opis - wskazujący zakres stosowania wzoru - określone w formacie danych XML.