Foto2896

38 Rozdział 1

Zarządzanie kryzysowe w samorządach - podstawy teoretyczne    39

Poszczególne funkcje mogą przebiegać zgodnie z podaną sekwencją, jednoczę* śnie lub w różnej kolejności. Według B. Mikuły współcześnie bardziej adekwatna do realiów funkcjonowania organizacji wydaje się być koncepcja A. Bajcury. Podzielił on funkcje zarządzania na cykliczne i ciągłe⁵¹. Funkcje cykliczne obej-mują planowanie, organizowanie i kontrolowanie, a ciągłe — pracę z ludźmi, pozy. skiwanie środków rzeczowych i dysponowanie nimi, pracę nad informacjami, decydowanie i koordynowanie. Funkcje ciągłe realizowane są na każdym z eta-pów funkcji cyklicznych. Koncepcję tę zilustrowano na rysunku 5.

W podręczniku funkcje realizowane w procesie zarządzania kryzysowego przedstawiono w sekwencji klasycznej (planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola).

1.7.2. Planowanie

1.7.2.1. Definicja i istota planowania i podejmowania decyzji

Planowanie to „określanie celów i sposobów ich realizacji”⁵²* Stanowi zarówno proces definiowania celów, jak również określa możliwości osiągnięcia tych celów w sposób sprawny i skuteczny. „Cel działania to dotyczący przyszło ści antycypowany przez podmiot działający, stan jakichś rzeczy pod pewnymi względami, który jako dla podmiotu działającego pod jakimś względem cenn) (pożądany), wyznacza kierunek i strukturę jego działania zmierzającego do spowodowania lub utrzymania tego stanu rzeczy"⁵³.

W fazie planowania dochodzi do analizy bieżącej sytuacji, projektowania założeń i doborze środków działania. Proces ten przebiega w kontekście określonego otoczenia i nie jest możliwe skuteczne planowanie bez dogłębnej jego znajomości. W procesie tym należy uwzględnić zarówno warunki wewnętrzne, jak i otoczenie zewnętrzne. Plany w każdej organizacji odpowiadają jej strukturze organizacyjnej, a na każdym szczeblu spełniają dwa zadania⁵⁴:

—    wyznaczają cele dla planów niższego szczebla,

-    są instrumentem realizacji celów ustalonych w planach wyższego szczebla. Plany dzielone są na krótko- i długoterminowe, operacyjne i strategiczne

„Skuteczne kierownictwo musi mieć strategię, a jednocześnie działać z dnia na dzień, aby ją zrealizować. Planowanie strategiczne koncentruje się na robieniu właściwych rzeczy (skuteczność), a planowanie operacyjne zaś na robieniu icb

H Por. R Mikuła, A. Pietruszka-Ortyi. A. Potocki, Podstawy zarządzania przedsiębiorstwant w gospodarce opartej na wiedzy, Difin. Warszawa 2007, s. 31-32.

^g Bil Kac, Zarządzeń* doskonale. Wydawnictwo Menedżerskie PTM, Warszawa 2000, s. 95. H i. Zieleniewski, Organizacja zespołów ludzkich. Wstęp do teorii organizacji i kierowania PWN, Warszawa 1978. ł 206.

⁵⁴ BJL Kac, Zarządzanie doskonale, op. dt, s. 104.

we właściwy sposób”⁵. Plany operacyjne mogą być jednorazowe lub trwale obowiązujące, wykorzystywane w powtarzających się i spodziewanych sytuacjach. Plany jednorazowe opracowywane są w celu osiągnięcia określonych zamierzeń. Przyjmują one horyzont czasowy do jednego roku.

Istotne znaczenie w procesie planowania posiada dostęp do informacji i umiejętności przetwarzania tych informacji w decyzje, czego rezultatem jest plan działania. Z tego względu w tej fazie wyróżniany jest zarówno proces planowania, jak i podejmowania decyzji. Decydowanie polega na wyborze jednego działania z pewnej grupy dostępnych działań. Wybór określonego typu decyzji zalety od charakteru problemu. Decydowanie powinno jednak zawsze przebiegać według cyklu działania zorganizowanego Le’Chateliera, na który składają się takie etapy, jak⁵⁶:

—    wybór celu,

—    zbadanie środków i warunków determinujących wybrany cel,

—    przygotowanie środków i warunków przyjętych za potrzebne,

—    wykonanie stosownie do powziętego planu,

—    kontrola otrzymanych wyników.

1.7.2.2. Planowanie w zarządzaniu kryzysowym

Cele planowania w zarządzaniu kryzysowym wynikają wprost z jego definicji. Obejmują zapobieganie sytuacjom kryzysowym, a jeżeli ich wystąpienie jest nieuniknione — przygotowanie do przejmowania nad nimi kontroli w drodze zaplanowanych działań, reagowanie, usuwanie ich skutków oraz odtwarzanie zasobów i infrastruktury krytycznej. Są to cele strategiczne zarządzania kryzysowego. Aby je osiągnąć, organy właściwe w sprawach zarządzania kryzysowego ustalają cele taktyczne i operacyjne, które koncentrują się na sposobie przygotowania działań pośrednich. Cele takie w zarządzaniu kryzysowym obejmują przede wszystkim: utrzymanie struktur uruchamianych w sytuacjach kryzysowych, zasobów, baz danych czy też zapewnienie spójności i koordynacji działań. Zadania z zakresu planowania w zarządzaniu kryzysowym obejmują⁵⁷:

—    przygotowanie planów zarządzania kryzysowego,

—    przygotowanie struktur uruchamianych w sytuacjach kryzysowych,

—    przygotowanie i utrzymywanie zasobów niezbędnych do wykonania zadań ujętych w planie zarządzania kryzysowego,

—    utrzymywanie baz danych niezbędnych w procesie zarządzania kryzysowego,

—    przygotowanie rozwiązań na wypadek zniszczenia lub zakłócenia funkcjonowania infrastruktury krytycznej,

^ss S. Duchniewicz (red.), Metody organizacji i zarządzania. Wydawnictwo Menedżerskie PTM, Warszawa 2005, s. 62.

⁵⁴ A. Czermiński, M. Czapiewski, Organizacja procesów decyzyjnych, UG, Gdańsk 1995, s. 39. ⁵⁷ Art. 4 Ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym (DzU z 2007 r. Nr 89, poz. 590 z późn. zul).