Kierowanie zespołem- wykład 4
20/12/2008
Komunikowanie jako podstawowe narzędzia oddziaływania uczestników organizacji na siebie.
Komunikowanie- warunkiem zarządzania organizacją i jej funkcjonowanie.
Jest elementarnym czynnikiem warunkującym sprawne działanie komunikacji.
Ważniejsze narzędzia wpływu:
budowanie zespołu
delegowanie władzy
komunikowanie
style zarządzania
motywowanie i inspirowanie
rozwiązywanie konfliktów
dobór ludzi
kształtowanie kultury organizacyjnej
istota komunikowania
dwustronny proces przekazywania informacji w formie symbolicznej poprzez odpowiednie kanały, między nadawcą i odbiorcą, dzięki czemu mogą oni nawiązywać kontakt ze sobą
proces organizacyjny między jej uczestnikami wiążący ze sobą jednostki organizacyjne firmy i firmę z otoczeniem
elementy procesu komunikowania
Zakłócenia
nadawca odbiorca
komunikaty
Proces komunikowania obejmuje:
Podjęcie decyzji o przekazaniu informacji
Tworzenie i wybór systemu przekazu
Przekaz informacji
Interpretacja przekazu
Podjecie działań zgodnych z uzyskaną informacją
Sprzężenie zwrotne (wyjaśnienia, dodatkowe informacje, itp. )
Dlaczego komunikowanie jest ważne?
Umożliwia oddziaływanie uczestników organizacji na siebie w procesie wzajemnych interakcji
Warunkuje sprawne funkcjonowanie każdej grupy, organizacji…
Służy realizacji celów i zadań
Jest podstawowym narzędziem zarządzania zwłaszcza zasobami ludzkimi (motywowanie)
Umożliwia współpracę organizacji
Zapewnia integralność organizacji
Wzmacnia zaangażowanie pracowników
Przedmiotem komunikowania są informacje (ich przepływ)
Powinny być:
Aktualne
Dokładne
Pełne
Pewne, wiarygodne
Zwięzłe
Zakłócenia w procesie komunikowania- rodzaje szumów:
Fizyczne (np. hałas)
Fizjologiczne (np. zatłoczony pokój pracowników utrudnia koncentracje)s
Psychologiczne (emocje np. wrogość, strach)
Organizacyjne (np. duża liczba szczebli w strukturze organizacyjnej)
Przyczyny zakłóceń komunikowania:
Związane z nadawcą: niewiarygodność, sprzeczne sygnały czy niespójne sygnały
Związane z odbiorcą: brak umiejętności słuchania, brak zainteresowania tematem, uprzedzenia, brak zaufania
Dynamika interpersonalna między nadawcą a odbiorcą: różnice językowe, percepcji, statusu, wykształcenia, władzy
Czynniki otoczenia: szumy (np. hałas), przeciążenia kanałów
Typy (formy) komunikowania się:
Intrapersonalne- mowa wewnętrzna
Interpersonalne- wzajemna wymiana informacji między członkami organizacji
Grupowe- więcej niż 2 osoby
Publiczne- brak powiązania zwrotnego
Sposoby komunikowania się:
Bezpośrednie i pośrednie
Formalne i nieformalne
Werbalne (ustne, pisane) i niewerbalne
Jednokierunkowe- wielokierunkowe
KOMUNIKACJA INTERPERSONALNA - USTNA |
|
ZALETY |
WADY |
Sprzyja reakcji zwrotnej |
Mniej dokłada |
Łatwa |
Może być nieprzygotowana |
Ułatwia identyfikacje z organizacją |
Nie zostawia trwałego śladu |
KOMINIKACJA INTERPERSONALNA - PISEMNA |
|
ZALETY |
WADY |
Zwykle jest dokładniejsza |
Nie sprzyja zwrotnej reakcji |
Zestawia zapis |
Nie zostawia trwałego śladu |
Każde zachowanie czy działanie jest jednocześnie komunikowaniem
Znaczenia różnych sposobów komunikowania:
20% mowa (język, budowa zdań, dobór słów)
30% sposób wypowiedzi (intonacja, wysokość głosu, jego siła, tempo)
50% mowa ciała (mimika, gestykulacja, postawa, spojrzenie, wygląd)
Mowa / język ciała
Parajęzyk- ton, siła głosu
Kinezyka- wyraz twarzy, mimika, kontakt wzrokowy, postawa, gesty
Przestrzeń indywidualna- jej sfery
Przedmioty którymi człowiek się otacza, ubiór, uczesanie
Przykłady sposobów przekazywania informacji ustnych:
Rozmowy bezpośrednie
Zebrania
Nieformalne spotkania
Imprezy firmowe
Konferencje
Infolinia dla pracowników
Przykłady sposobów przekazywania informacji pisanych:
Imienna korespondencja (e-maile, listy)
Pisma ogólne
Regulaminy, instrukcje, opisy stanowisk
Poczta elektroniczna, intranet
Publikacje firmowe- gazety, kwartalniki
Gazetki ścienne
Katalogi, cenniki
Firmowe stronki WWW.
Inne np. skrzynka „twoje pomysły”
Zasady skutecznego komunikowania:
Przygotowanie kontaktu interpersonalnego
Nastawienie na odbiorcę
Pokonanie nieufności
Zapewnienie drożności kanałów informacyjnych
Zgodność słów i czynów
Uważne słuchanie
Regularność kontaktów
Motywowanie
Jako kluczowy proces kształtowania zachowań ludzi. Czyli co robić aby pracownicy chętnie i efektywnie pracowali.
Prof. T. Kotarbiński- w motywowaniu chodzi o to, by człowiek robił ochoczo to, co robić musi, by tego co robić musi, nie robił tylko dlatego, że musi; być w robieniu tego co musi, znalazł upodobanie
Czym jest nowoczesne motywowanie
To proces świadomego i celowego oddziaływania na motywy ludzi poprzez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich potrzeb, oczekiwać, celów, dla osiągnięcia celów organizacji (celów menedżera)
MOTYWACJA: ludzkie dążenie do realizacji określonych celów przez pełnienie ról organizacyjnych (wyznaczanie zadań)
Ważna jest zarówno treść tych dążeń (do czego dążą) jak i ich siła (czyli jak bardzo tego pragną) i jak wiele są skłonni zainwestować i poświecić wysiłku i wyrzeczeń
Aby skutecznie motywować menedżer powinien identyfikować predyspozycje, potrzeby, aspiracje pracowników które zmieniają się w czasie. A także wykorzystywać szerokie spektrum instrumentów motywacyjnych (materialnych i niematerialnych) pozytywnych i negatywnych, tradycyjnych i nowoczesnych.
Menedżer potrzebuje wiedzy dotyczącej:
Teorii potrzeb ( Maslowa, Herzberga)
Innych mechanizmów motywacyjnych tj:
Teoria oczekiwań
Teoria wzmocnień (modyfikacji zachwań)
Poczucia sprawiedliwego traktowania (teoria X,Y Mc Gregora)
Teoria potrzeb Maslowa:
Potrzeby:
- samorealizacji S
- uznania U
- społeczne S
- bezpieczeństwa B
- fizjologiczne F