Kierowanie zespołem- wykład 4

20/12/2008

Komunikowanie jako podstawowe narzędzia oddziaływania uczestników organizacji na siebie.

Komunikowanie- warunkiem zarządzania organizacją i jej funkcjonowanie.

Jest elementarnym czynnikiem warunkującym sprawne działanie komunikacji.

1. Ważniejsze narzędzia wpływu:

• budowanie zespołu

• delegowanie władzy

• komunikowanie

• style zarządzania

• motywowanie i inspirowanie

• rozwiązywanie konfliktów

• dobór ludzi

• kształtowanie kultury organizacyjnej

2. istota komunikowania

dwustronny proces przekazywania informacji w formie symbolicznej poprzez odpowiednie kanały, między nadawcą i odbiorcą, dzięki czemu mogą oni nawiązywać kontakt ze sobą

proces organizacyjny między jej uczestnikami wiążący ze sobą jednostki organizacyjne firmy i firmę z otoczeniem

elementy procesu komunikowania

Zakłócenia

nadawca odbiorca

komunikaty

3. Proces komunikowania obejmuje:

• Podjęcie decyzji o przekazaniu informacji

• Tworzenie i wybór systemu przekazu

• Przekaz informacji

• Interpretacja przekazu

• Podjecie działań zgodnych z uzyskaną informacją

• Sprzężenie zwrotne (wyjaśnienia, dodatkowe informacje, itp. )

4. Dlaczego komunikowanie jest ważne?

• Umożliwia oddziaływanie uczestników organizacji na siebie w procesie wzajemnych interakcji

• Warunkuje sprawne funkcjonowanie każdej grupy, organizacji…

• Służy realizacji celów i zadań

• Jest podstawowym narzędziem zarządzania zwłaszcza zasobami ludzkimi (motywowanie)

• Umożliwia współpracę organizacji

• Zapewnia integralność organizacji

• Wzmacnia zaangażowanie pracowników

5. Przedmiotem komunikowania są informacje (ich przepływ)

Powinny być:

• Aktualne

• Dokładne

• Pełne

• Pewne, wiarygodne

• Zwięzłe

6. Zakłócenia w procesie komunikowania- rodzaje szumów:

• Fizyczne (np. hałas)

• Fizjologiczne (np. zatłoczony pokój pracowników utrudnia koncentracje)s

• Psychologiczne (emocje np. wrogość, strach)

• Organizacyjne (np. duża liczba szczebli w strukturze organizacyjnej)

7. Przyczyny zakłóceń komunikowania:

• Związane z nadawcą: niewiarygodność, sprzeczne sygnały czy niespójne sygnały

• Związane z odbiorcą: brak umiejętności słuchania, brak zainteresowania tematem, uprzedzenia, brak zaufania

• Dynamika interpersonalna między nadawcą a odbiorcą: różnice językowe, percepcji, statusu, wykształcenia, władzy

• Czynniki otoczenia: szumy (np. hałas), przeciążenia kanałów

8. Typy (formy) komunikowania się:

• Intrapersonalne- mowa wewnętrzna

• Interpersonalne- wzajemna wymiana informacji między członkami organizacji

• Grupowe- więcej niż 2 osoby

• Publiczne- brak powiązania zwrotnego

9. Sposoby komunikowania się:

• Bezpośrednie i pośrednie

• Formalne i nieformalne

• Werbalne (ustne, pisane) i niewerbalne

• Jednokierunkowe- wielokierunkowe

KOMUNIKACJA INTERPERSONALNA - USTNA
ZALETY	WADY
Sprzyja reakcji zwrotnej	Mniej dokłada
Łatwa	Może być nieprzygotowana
Ułatwia identyfikacje z organizacją	Nie zostawia trwałego śladu

KOMINIKACJA INTERPERSONALNA - PISEMNA
ZALETY	WADY
Zwykle jest dokładniejsza	Nie sprzyja zwrotnej reakcji
Zestawia zapis	Nie zostawia trwałego śladu

10. Każde zachowanie czy działanie jest jednocześnie komunikowaniem

Znaczenia różnych sposobów komunikowania:

20% mowa (język, budowa zdań, dobór słów)

30% sposób wypowiedzi (intonacja, wysokość głosu, jego siła, tempo)

50% mowa ciała (mimika, gestykulacja, postawa, spojrzenie, wygląd)

11. Mowa / język ciała

Parajęzyk- ton, siła głosu

Kinezyka- wyraz twarzy, mimika, kontakt wzrokowy, postawa, gesty

Przestrzeń indywidualna- jej sfery

Przedmioty którymi człowiek się otacza, ubiór, uczesanie

12. Przykłady sposobów przekazywania informacji ustnych:

• Rozmowy bezpośrednie

• Zebrania

• Nieformalne spotkania

• Imprezy firmowe

• Konferencje

• Infolinia dla pracowników

13. Przykłady sposobów przekazywania informacji pisanych:

• Imienna korespondencja (e-maile, listy)

• Pisma ogólne

• Regulaminy, instrukcje, opisy stanowisk

• Poczta elektroniczna, intranet

• Publikacje firmowe- gazety, kwartalniki

• Gazetki ścienne

• Katalogi, cenniki

• Firmowe stronki WWW.

• Inne np. skrzynka „twoje pomysły”

14. Zasady skutecznego komunikowania:

• Przygotowanie kontaktu interpersonalnego

• Nastawienie na odbiorcę

• Pokonanie nieufności

• Zapewnienie drożności kanałów informacyjnych

• Zgodność słów i czynów

• Uważne słuchanie

• Regularność kontaktów

15. Motywowanie

• Jako kluczowy proces kształtowania zachowań ludzi. Czyli co robić aby pracownicy chętnie i efektywnie pracowali.

• Prof. T. Kotarbiński- w motywowaniu chodzi o to, by człowiek robił ochoczo to, co robić musi, by tego co robić musi, nie robił tylko dlatego, że musi; być w robieniu tego co musi, znalazł upodobanie

16. Czym jest nowoczesne motywowanie

• To proces świadomego i celowego oddziaływania na motywy ludzi poprzez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich potrzeb, oczekiwać, celów, dla osiągnięcia celów organizacji (celów menedżera)

• MOTYWACJA: ludzkie dążenie do realizacji określonych celów przez pełnienie ról organizacyjnych (wyznaczanie zadań)

Ważna jest zarówno treść tych dążeń (do czego dążą) jak i ich siła (czyli jak bardzo tego pragną) i jak wiele są skłonni zainwestować i poświecić wysiłku i wyrzeczeń

17. Aby skutecznie motywować menedżer powinien identyfikować predyspozycje, potrzeby, aspiracje pracowników które zmieniają się w czasie. A także wykorzystywać szerokie spektrum instrumentów motywacyjnych (materialnych i niematerialnych) pozytywnych i negatywnych, tradycyjnych i nowoczesnych.

18. Menedżer potrzebuje wiedzy dotyczącej:

• Teorii potrzeb ( Maslowa, Herzberga)

• Innych mechanizmów motywacyjnych tj:

• Teoria oczekiwań

• Teoria wzmocnień (modyfikacji zachwań)

• Poczucia sprawiedliwego traktowania (teoria X,Y Mc Gregora)

Teoria potrzeb Maslowa:


Potrzeby:


- samorealizacji S


- uznania U


- społeczne S


- bezpieczeństwa B

- fizjologiczne F

---