Projekt logistyczny - Zaopatrzenie w wyroby gotowe

Obowiązuję od dnia:	Dokument zmieniany:
Autorzy:	Data:	Podpis:

Cel:

Celem procedury jest zapewnienie wymaganego poziomu obsługi działu produkcji. Terminowość i jakość obejmuje wszystkie czynności związane z dostawą i wprowadzeniem wyrobów gotowych do magazynu ze źródeł zew. (kooperacja) ich bezpośrednim składowaniem i przemieszczaniem oraz wprowadzeniem do operacji zajmującej się wytworzeniem wyrobu finalnego, przy możliwych do przyjęcia kosztach.

Dane wejściowe:

W opracowanie procedurze wykorzystywane są następujące informacje:

Zakupy obrót magazynowy dotyczą elementów składowych (silniki, korpusy, łożyska, elementy elektryczne, noże) w dalszym procesie wchodzących w skład wyrobu finalnego, jakim są obrabiarki uniwersalne i specjalne.

Asortyment i ilość wyrobów gotowych potrzebnych na zakup jest ewidencjonowana na dwóch dokumentach wew.:

• harmonogram dyspozycji wyrobów (przy produkcji ciągłej)

• karta realizacji zlecenia dodatkowego (przy produkcji sezonowej)

W/w dokumenty są dzienno-miesięcznymi wewnątrzzakładowymi planami zaopatrzenia wydziałów i oddziałów przedsiębiorstwa, przekazywanymi z komórki planowania produkcji (szef produkcji). Określają one odstępy czasu między wydawaniem poszczególnych partii wyrobów jednocześnie uzupełniają brakujący zapas magazynu.

Dokumenty związane z procedurą:

Spis czynności objętych procedurą:

1. Przygotowanie harmonogramów dostaw wyrobów gotowych (z kooperacji)

1. Harmonogram zakupów i dyspozycji wyrobów gotowych.

2. Przewóz wyrobów gotowych od dostawcy

3. Rozładunek i wstępna kontrola wyrobów gotowych (strefa przyjęć)

1. Administracyjne przyjęcie wyrobów gotowych na magazyn (strefa przyjęć)

4. Pobranie wyrobu ze strefy przyjęć, złożenie wyrobów w strefie składowania.

5. Pobranie wyrobu ze strefy składowania.

6. Przekazywanie towaru na środek transportu.

Opis 1.0.

Dokumenty związane z 1.0.

• K_z karta zakupu

• H_dwg harmonogram dyspozycji wyrobów gotowych.

• Z_ua Zarządzenie w sprawie umów oraz akceptacji dowodów zewnętrznych.

Skróty i definicje dot. 1.0

- DP dyrektor pionu produkcyjnego

- DL dyrektor ds. logistyki i zakupów

- KMWG kierownik magazynu wyrobów gotowych (WG)

- KP komórka planowania

Odpowiedzialność i uprawnienia: zgodnie z zarządzeniem DL jest odpowiedzialny za nadzór nad prawidłową realizacją procedury w zakresie dot. Jego działalności oraz za określenie kryteriów doboru i kwalifikacji kooperantów wyrobów gotowych. DL wyznacza odpowiednio pracowników odpowiedzialnych za prawidłową realizację procedury w zakresie zakupów.

Wyznaczenie pracownicy są obowiązani do dokonywania zakupów zgodnie z niniejszą procedurą oraz do uaktualniania kart zakupów o dodatkowe elementy składowe.

Tryb postępowania 1.0:

Pracownik dokonujący zakupu wyrobów stosuje się do następujących zasad:

1. Na podstawie harmonogramu dyspozycji pracownik analizuje ilościowe potrzeby wyrobów a następnie przygotowuje zestawienia w formie kart zakupu.

2. Wysłanie zapytań ofertowych do kooperantów.

3. Przy korzystaniu z kooperantów sezonowych, sprawdzenie firm pod względem:

• wymogów stawianych przy produkcji (atesty, pochodzenie, źródło materiałów z których są produkowane wyroby)

• możliwości produkcyjne

• możliwości dostaw transportem kooperanta do magazynu.

1. Akceptacja ofert przez KMWG a następnie przez DL.

2. Zakupy powinny być dokonywane u kooperantów zakwalifikowanych na podstawie zawartych umów kooperacyjnych zatwierdzonych przez DL.

Zamówienie ma mieć formę pisemną, wysłaną drogą elektroniczną lub faksem. Dane dot. zamówienia powinny precyzyjnie określać asortyment, ilości (dane techniczne, normy, atesty) oraz cenę zgodną z zawartym uprzednio porozumieniem.

3. Po wysłaniu zamówienia, składający zamówienie ma obowiązek podwiesić potwierdzenie przyjęcia zamówienia od kooperanta oraz archiwizować je przez okres określony w zarządzeniu.

4. Przekazanie kart harmonogramu dyspozycji wyrobów oraz ewentualnych kart realizacji zleceń dodatkowych do strefy przyjęć oraz powiadomienie o wysłaniu zamówienia.

Opis 2.0.

Dokumenty związane z 2.0.

• L_p list przywozowy od kooperanta

• L_prz list przekazujący w przypadku, gdy WG przekazywany jest prosto z produkcji

• M_m dowód wystawiany w przypadku przesunięć międzymagazynowych.

Skróty o degfinicję dot. 2.0.

• DL dyrektor ds. logistyki i zakupów

• PM pracownik magazynowy

• KMWG kierownik magazynu wyrobów gotowych

• MWG magazyn wyrobów gotowych

• PM pracownik magazynowy

- PAMWG pracownik administracyjny magazynu WG

Tryb postępowania 2.0.

Przewóz wyrobów gotowych jest wykonana przez jednostkę produkująca WG (kooperant lub produkcję) Pod żadnym wypadku MWG nie organizuję transport WG do magazynu.

2.1. Kooperant produkujący WG informuje KMWG o daty dostawy na magazyn. KMWG sprawdza możliwości przyjęcia dostawy, potwierdza kooperantowi oraz podwiesza na magazyn awizację dostawy.

2.2. W dzień dostawy, kierowca melduje się w biurze KMWG i przekazuję L_p. KMWG podbija pieczątką o dopuszczenia do rozładunku na zasadach kolejności zgłoszeń oraz wcześniejszych awizacji. Bez tej pieczątki, kierowca nie może podstawić się na rozładunek.

2.3. W przypadku gdy WG są przykazywane przez produkcję, PM dostarcza z produkcji do strefy przyjęć MWG towar, następnie przekazuje KMWG lub odpowiedzialny PAMWG dowód przekazujący M_m z informacjami o dostarczone WG.

Opis 3.0.

Dokumenty związane z 3.0.

- P_z przyjęcie wyrobu, będący jednocześnie dowodem przekazania wyrobów od dostawcy do magazynu

- H_dwg harmonogram dyspozycji wyrobów gotowych

- P_d dokument depozyt magazynowy

- P_s protokół szkodowy

Skróty i definicje dot. 3.0.

• DKJ dział kontroli jakości

• SP strefa przyjęć

• DZ dział zaopatrzenia

• DM depozyt magazynowy (określona ilość WG postawiona do dyspozycji dostawcy)

Tryb postępowania 3.0.

Proces magazynowy w SP związany będzie z rozładunkiem środków transportu zewnętrznego, przyjęciem ilościowym i jakościowym wewnątrz SP oraz przeformatowaniem jednostek transportowych na jednostki magazynowe. PM odpowiedzialni są za prawidłowe wykonywanie następujących zasad:

3.0.1 sprawdzenie dokumentów dostawy (podbity Lp, dowód dostawy lub kopii faktury)

3.0.2 wyładunek dostawy ze środka transportu zewnętrznego przez PM i przemieszczenie poszczególnych jedn. transp. Do SP na stanowisko identyfikacji i kontroli.

3.3 Kontrola stanu zewnętrznego j.ł. przesyłki (kompletności, kształtu, skuteczność zabezpieczenia) W przypadku różnicy między stanem faktycznym dostarczonych wyrobów a dokumentami przewozowymi, PM powinien udokumentować to protokołem szkodowym Ps, , którego sporządzenie należy do obowiązków przewoźnika i odnotowanie winno być na Lp. Dokument ten stworzony w magazynie wraz z Ps i stanowi podstawę do odpowiednich działań reklamacyjnych.

3.1. Administracyjne przyjęcie wyrobów gotowych na magazyn

3.1.1 Kontrola ilościowa i jakości elementów składowych zgodnie z dokumentacją dostawy i Hdw. Kontrola może być dokumentowana przez PM, lub przez specjalne wyznaczone osoby z DKJ. W przypadku stwierdzenia w czasie odbioru jakościowego wad oraz braków PM wraz z pracownikami z DKJ sporządzają odpowiedni protokół zaakwestionowane wyroby powinny być składowane oddzielnie jako depozyt magazynowy i wprowadzony w dokument Pd. Za prawidłowe udokumentowanie szkód i wad przyjmowanych wyrobów odpwiedzialny jest obok PM dział jakości DKJ.

3.1.2 Wprowadzenie danych o dostawie z dowodów dostaw i z dokumentu Pz do systemu komputerowego oraz Hdw (nazwy WG, kody kooperantów, ilości, termin dostawy itp.)

3.1.3. Wydruk etykiet identyfikacyjnych (określających kod miejsca składowania) dla wszystkich WG.

Opis 4.0.

Dokumenty związane z 4.0.

- L_s lista składowania wydawana przez PAMWG

Tryb postępowania 4.0.

Pobranie WG ze SP może nastąpić tylko i wyłącznie po administracyjnym wprowadzeniu dostawy do systemu informatycznego przez PAMWG, oraz przekazywanie przez niego do PM listę składowania L_s oraz etykiet identyfikacyjnych. Po tym , PM odpowiedzialny jest za następujące czynności:

4.1. Oznakowanie WG etykietami

4.2. Odpowiednimi środkami składowania

4.3. Przemieszczenie dostawy do strefy składowania na stanowiska okładcze zgodnie z kodem lokalizacyjnym figuryjący na etykietach oraz listy składowania L_s.

4.4. Podpisywanie oraz umieszczaniu na L_s pieczątki składającego WG na stanowiska okładcze, oraz przykazywanie L_s do biura MWG.

Opis 5.0.

Dokumenty związane z 5.0.

• L_k lista kompletacji wysyłki dla PM

• L_kon lista kontrolna wysyłki dla pracownika DKJ

Skróty i definicje dot. 5.0.

- SW strefa wydań

Tryb postępowania 5.0.

Proces pobrania wyrobu ze strefy składowania nastąpi wtedy, kiedy jest zamówienie ze strony klienta na WG składowany na MWG. W tym procesie PAMWG odpowiedzialny jest za następujące czynnosći:

5.1. Przyjęcie od klienta zamówienie na WG, oraz kontrola ilośc zamówionych a ilość rzeczywista na magazynie. W przypadku brak możliwości wykonania zamówienia z powodu braków, uszkodzeń zgłoszonych podczas kompletacji zamówienia, PAMWG powinien kontaktować się z klientem by uzgodnić z nim realizacji zamówienia częściowego lub nie realizacji zamówienia dopóki nie będzie na stanie brakujący towar.

5.2. Przekazywanie PM listę kompletacji L_k, oraz przekazywanie listę kontrolnej wysyłki oraz etykiety transportowe pracownikowi DKJ.

Z kolei PM oraz pracownik DKJ są odpowiedzialni za nestępujące czynności:

5.3. Kompletowanie wysyłki i umieszczanie jej do strefy wydań SW. W razie stwierdzenia braków, wad, uszkodzeń podczas kompletacji wysyłki, PM powinien utworzyć P_s oraz powiadomić KMWG lub PAMWG, którzy dokonują odpowiednie kroki w systemie informatycznym.

5.4. Na podstawie L_kon pracownik PKJ dokonuję kontrolę ilościowo-jakościowa skompletowanej przez PM wysyłki. W razie niezgodności, pracownik DKJ przekazuje informację PM aż do skutku.

5.5. Pracownik DKJ przekazuje L_kon do biura MWG podpisaną wraz z imieną pieczątką.

Opis 6.0.

Dokumenty związane z 6.0.

• W_z dokument wydania towaru z magazynu

• L_p list przewozowy

• L_ład lista ładunkowa

Skróty i definicje dot. 6.0.

• ŚTW środek transportu

• DT dział transportu

Tryb postępowania 6.0.

Procedura przekazanie towaru na ŚTW związana będzie z załadunkiem towaru na wcześniej zaplanowany do załadunku ŚTW oraz kontrola jakościowo-ilościowa załadowanego towaru. Odpowiedzialni za tą procedurę są:

6.1. PAMWG za drukowanie W_z po otrymaniu L_kon od pracownik aDKJ i przekazywanie dane dot. miejsc dostawy do DT.

6.2. Pracownik DT za planowanie trasy na podstawie danych oraz W_z otrzymane od PAMWG i przekazywanie L_p i L_ład do pracownika DKJ.

6.3. Pracownik DKJ za kontrolowanie załadunek na środek transportu wewnętrznego i podpidysanie L_ład. Po załadunku, pracownik DLK zwraca do DT L_ład podpisaną przez pracownika DKJ oraz kierowcy ST.

---