3624817315

oglądy/Zdarzenia ■

późniejsze wielokrotne odtwarzanie tych „nagrań” równolegle z realizowaną w SAP czynnością.

•    Podobno system SAP jest dość złożony i podstawowe czynności, jak chociażby poruszanie się po menu mogą sprawić kłopot nawet osobom z pewnym doświad czeniem. Czy pan to potwierdza?

-    I tak, i nie. Prawdą jest, że interfejs SAP nie jest prosty. Ma on jednak tę zaletę, że pozwala na dostosowanie zakresu menu do konkretnych stanowisk pracy, a dokładniej - pozwala na eliminację zbędnych poleceń z ekranu użytkownika. Przykład skrajny: jeśli SAP na danym stanowisku będzie służył jedynie do drukowania tylko jednego raportu to - poza kilkoma typowymi poleceniami porządkowymi - widoczne dla użytkownika będą tylko polecenia związane z przygotowaniem i wydrukowaniem tego jednego raportu. Informacja, że może być kłopot z poruszaniem się po menu, to zapewne „przesłuchy" od zespołów wdrożeniowych, które pracują przy wdrożeniu systemu na pełnym, niczym nieograniczonym menu użytkownika. Jeśli ktoś niezwiązany z wdrożeniem spojrzy na takie domyślne menu, to oczywiście może odnieść wrażenie, że praca z SAP może być niełatwym wyzwaniem.

•    Sygnalizował pan wcześniej, że wprowadzenie SAP we wszystkich jednostkach organizacyjnych każdego szczebla może nie być racjonalne. Czy wynika to z ograniczeń licencyjnych?

-    Nie grają tu roli aspekty licencyjne. Na etapie tworzenia opisu przedmiotu zamówienia, premiowaliśmy wygodne dla nas sposoby licencjonowania

¹    mamy dziś taką sytuację, że każdy Pracownik ma prawo korzystać z SAP bez dodatkowych opłat z tego tytułu.

Pod koniec listopada, na postawie danych przygotowanych przez zespoły wdrożeniowe, poznaliśmy maksymalną teoretyczną liczbę użytkowników końcowych, a więc osób, które mogłyby potencjalnie korzystać ze stanowisk

²    dostępem do SAP. Liczba ta wynio-

blisko 700 osób, z czego około 500 korzystałoby z systemu biernie (w uproszczeniu: nie wprowadzałoby danych. przeglądałoby jedynie raporty) ¹ lo nie codziennie. Uważam, że nie ma Potrzeby obciążać tej ostatniej grupy osób koniecznością bezpośredniego korzystania z normalnego interfejsu SAP (tak zwanego grubego klienta SAP), ale z drugiej strony: dla osób zainteresowanych takim rozwiązaniem powinna istnieć taka możliwość i ona z pewnością, wcześniej czy później, się pojawi. Jak już wspominałem, sytuacja zmieni się, kiedy SAP będzie dostępny z poziomu przeglądarki internetowej (cienki klient SAP).

•    Jakie prace wykonane będą w najbliższym czasie?

-    W przyszłym roku prace nad koncepcją szczegółową systemu (daleko idące rozwinięcie koncepcji ogólnej systemu) rozpoczną zespoły wdrożeniowe ds. obsługi toku studiów (dydaktyka), nauki (badania naukowe), planowania strategicznego i operacyjnego (w zakresie wsparcia tych procesów przez SAP) oraz infrastruktury (zarządzania infrastrukturą uczelni). Zespoły te rozpoczęły działalność z początkiem bieżącego roku (2007), wypracowując w każdym z obszarów koncepcję ogólną systemu - zaewidencjonowały procesy obecne przy użyciu narzędzi ARIS oraz zarysowały procesy przyszłe w swoich obszarach. Dla obszaru obsługi toku studiów (dydaktyka) rektor powołał komitet merytoryczny, w skład którego wchodzą przedstawiciele władz dziekańskich z każdego wydziału, a przewodniczy im Prorektor d/s Kształcenia profesor Anna Pajdzińska. Komitet będzie kształtował charakter obsługi procesu dydaktycznego przez SAP na poziomie strategicznym i mam nadzieję, że te działania pozwolą stworzyć jeden wspólny katalog procesów, który, jednocześnie, będzie adekwatny do potrzeb każdego wydziału.

•    Z czego wynika ta ostatnia potrzeba

-    wspólny katalog procesów?

-    Z potencjalnych kosztów zarządzania zmianą. Wdrożenie SAP ma nie tylko nieść ze sobą automatyzację pewnych procesów przez zaszycie w systemie odpowiedniej logiki biznesowej, ale ma też w przyszłości ułatwić zarządzanie zmianą. Usprawni to dostosowywanie się uczelni do zmian w szczególności w tych obszarach, które nie są istotą działalności uczelni (działania o charakterze administracyjnym). Wspólny katalog procesów (standaryzacja) to niższe koszty tego dostosowywania do zmian i mniejsza inercja w dostosowywaniu się do zmian. Taniej i szybciej modyfikuje się jeden podproces niż dziesięć różnych. Zwiększenie elastyczności w kształtowaniu procesu dydaktycznego, to jedna z głównych korzyści wdrożenia.

•    Czy to oznacza, że wspólny katalog procesów może pozbawić wydziały indywidualności?

-    Nie. Wspólny katalog procesów ma zupełnie inne znaczenie. Jeśli jakiś proces ma miejsce tylko na jednym wydziale, to trafia on do wspólnego katalogu procesów, z tym że na pozostałych 9 wydziałach proces ten jest nieaktywny, wyłączony. Pewna grupa procesów na różnych wydziałach wygląda identycznie, różnią się one tylko pewnymi parametrami. Różnice pomiędzy wydziałami będą więc polegać na zróżnicowaniu parametrów procesów, a nie samych procesów (zarządzanie zmianą parametrów jest istotnie łatwiejsze niż zarządzanie zmianą procesów). Owszem, pewne procesy mogą przebiegać w pewnych fragmentach wyraźnie inaczej na jednym wydziale, a inaczej na drugim. Wtedy takie procesy można podzielić na mniejsze części i okaże się, że 90 procent danego procesu jest identyczna na każdym wydziale, a pozostałe 10 procent może okazać się warte ujednolicenia na poziomie całej uczelni. W tej koncepcji najbardziej „bezpieczne” będą właśnie procesy unikalne, specyficzne.

•    Jakie ma pan obawy w związku ze startem produktywnym procesów podstawowych?

-    Każda organizacja ma określoną zdolność do wchłaniania zmian. W chwili obecnej przed tą zmianą stoi głównie administracja, powiedzmy roboczo - centralna. SAP pojawi się też jako punkt styku administracji centralnej z obszarami o charakterze administracyjnym na wydziałach i w innych jednostkach organizacyjnych. Mając na względzie ową zdolność do wchłaniania zmian nie można zakładać, że start produktywny przebiegnie bez żadnych przeszkód. Moja obawa nie dotyczy tego, czy te przeszkody w ogóle uda się pokonać, ale tego, jak szybko te przeszkody zostaną pokonane.

Rozmawiała: Elżbieta Pyda

^lADOMOŚCI UNIWERSYTECKIE: grudzień 2007