5409391429

182 Współczesne trendy w zarządzaniu projektami

HT1% t H C ^*1%    »•*'    •«»*/»»/»»» •% /»

« 1 #%    v* • r% J • »»    •• » *%

Źródło: Kompendium wiedzy... 2003, s. 209 i nast.

Na tym etapie zarządzania zamówieniami w projekcie zespól projektowy czuwa nad przebiegiem wykonywania zadań przez dostawców. Ciągle kontroluje postępy oraz sprawdza czy wszystko jest wykonywane zgodnie z wcześniej ustalonym kontraktem. Istotnym faktem jest konieczność dostarczania faktur przez dostawcę zespołowi projektowemu. Kluczowa w tym wszystkim jest sprawna komunikacja pomiędzy organizacją a dostawcami. Bez tego przebieg administrowania i realizow ania kontraktu może zrodzić problemy, które w przyszłości będzie ciężko naprawić. Istotnym jest fakt, że zespól projektowy musi ciągle czuwać nad regularnym finansowaniem dostawców. Aczkolwiek finansowanie może zostać inaczej określone w kontrakcie i zespół projektowy będzie mógł finansować dostawców w różnych odstępach czasu lub po spełnieniu warunków zawartych w kontrakcie. W tej fazie możliwe jest jeszcze dokonywanie drobnych zmian w kontrakcie.

17.7. Zamknięcie kontraktu

Zamknięcie kontraktu obejmuje zarówno weryfikację produktu oraz zakończenie administracyjne. Treść i warunki kontraktu mogą przewidywać określone procedury zamknięcia kontraktu. Możliwe jest także wcześniejsze rozwiązanie kontraktu, jednakże jest to specjalny przypadek zamknięcia kontraktu [D. Lock 2009, s. 183],

Dokumentacja kontraktu służąca zamknięciu kontraktu obejmuje m in. sam kontrakt wraz z towarzyszącymi mu: harmonogramem, proponowanym i zatwierdzonymi zmianami kontraktu, dokumentacją techniczną opracowaną przez dostawcę, raportami z wykonania kontraktu przez dostawcę, dokumentami finansowymi oraz wynikami inspekcji przeprowadzanych w zw iązku z kontraktem [Kompendium wiedzy... 2003, s. 211; D. Lock 2009, s. 186],

Można wyróżnić charaktery styczne elementy dla ostatniego procesu tj. zamknięcia kontraktu. Zostały one przedstawione w tab. 17.6.

Tab. 17.6. Charakterystyczne elementy procesu zamknięcia kontraktu

Materiały wejściowe	Narzędzia i techniki	Rezultaty
■dokumentacja kontraktu.	•audyty zamówień.	■dossier kontaktu, •formalna akceptacja i zamknięcie.

»

Źródło: Kompendium wiedzy... 2003, s. 211.

Techniką charakterystyczną dla tego procesu zarządzania zamówieniami w projekcie są audyty zamówień. Są one przeglądem wszystkich procesów zarządzania zamówieniami, począwszy od pierwszego procesu jakim jest planowanie zamówień, a skończywszy na administracji kontraktem. Audyty zamówień