5409391483

40 Współczesne trendy w zarządzaniu projektami

założone w planie. Rzadko zdarza się, aby wszystkie zadania były wykonywane na czas i dokładnie tak, jak było to przewidziane. Nie o to jednak chodzi, gdyż otoczenie projektu, jak i samo zarządzanie projektem, wykazuje dużą dynamikę. Ważne, aby kierownik projektu mógł właściwie ocenić stopień wykonania projektu i, w razie niedociągnięć, właściwie i szybko zareagować.

5. Ostatni etap to zamykanie projektu. Polega on na dostarczeniu rezultatów projektu do klienta. Podczas tego etapu należy też podsumować projekt oraz przygotować informację na potrzeby przyszłych projektów, dzięki którym możliwe będzie uniknięcie określonych błędów.

Co do zasady każdy projekt powinien składać się z wyżej wymienionych etapów. W zależności od charakteru projektu, branży, wielkości firmy itp. niektóre etapy mogą trwać krócej lub dłużej, być bardziej lub mniej złożone. Z uwagi na wielość projektów realizowanych w organizacjach oraz ich różnorodność został zaprezentowany tylko najbardziej ogólny podział.

3.3. Konferencja naukowa jako projekt

Bardzo ważna w tym miejscu jest odpowiedź na pytanie czy konferencja naukowa jest projektem? W tym celu należy wskazać cechy konferencji, które potwierdzają zasadność nazywania ją projektem. Do tego posłuży definicja oraz charakterystyka cech projektu, która została zaproponowana przez R.K. Wysockiego i R. McGary’ego [2005, s. 47 i nast.]:

1.    Sekwencja. Działania wykonywane przy organizacji konferencji mają ściśle określoną kolejność. W wielu przypadkach zdarza się tak, że niewykonanie jednego zadanie skutkuje tym, że nie można przejść do realizacji następnego. Jako przykład może posłużyć konieczność uzyskania zgody od władz Uczelni na rezerwację sali. Dopiero po otrzymaniu takiej zgody, można zarezerwować salę, obsługę audiowizualną, stworzyć plakat, na którym będzie podane miejsce konferencji itd.

2.    Niepowtarzalność. Pomysł na projekt zrodził się w 2011 roku. Jego pierwsza edycja odbyła się wiosną 2012 roku. Pomimo, że projekt ma charakter cykliczny, co roku odbywa się w innych warunkach, tj.: jest inny termin konferencji, inny budżet, inny skład zespołu projektowego, inna tematyka itp.

3.    Złożoność. Główna organizacja wydarzenia spoczywa na Kole Naukowym, jednak w realizację całego projektu zaangażowane są władze Uczelni, Sekcja Promocji, Patroni Medialni, Partnerzy, Sponsorzy czy Wydawnictwo.

4.    Powiązanie. Wykonywane w ramach organizacji wydarzenia działania są ze sobą w logiczny sposób powiązane. Przykładowo, złożenie zapotrzebowania na materiały promocyjne w grudniu poprzedniego roku, a następnie przyznanie budżetu, umożliwia druk zamówionych materiałów i promocję wydarzenia.

5.    Wspólny cel. Głównym celem w przypadku konferencji naukowej jest jej zorganizowanie. Nawet drobne zadania, jakie muszą zostać wykonane przed dniem samego wydarzenia, przyczyniają się do realizacji celu głównego.

6.    Określony czas. Całość działań wykonywanych w ramach konferencji musi zakończyć do września roku, w którym odbyła się dana edycja konferencji. Pomimo, że samo wydarzenie ma miejsce wiosną, ważnym jej elementem jest efekt w postaci wydania monografii, który następuje dopiero po wydarzeniu, przesianiu tekstów przez autorów, recenzjach.