5409391509

82 Współczesne trendy w zarządzaniu projektami

7.2. Specyfika projektów w organizacjach

pozarządowych

Czym jest projekt? Instytut Zarządzania Projektami PMI w przewodniku PMBOK zdefiniował projekt jako „czasowy wysiłek podjęty w celu stworzenia unikalnego produktu lub usługi”. Jest to pojęcie interdyscyplinarne i można w nim zawrzeć wszystkie działania realizowane przez organizację, np. organizacja konferencji, która jest rodzajem usługi dla naukowców, przedsiębiorców czy studentów, wydanie książki jako przykład produktu. Tradycyjne zarządzanie projektem postrzegane jest jako planowanie, tworzenie harmonogramu i kontrola projektu, pozwalające na osiągnięcie zamierzonych celów. W tym podejściu pomija się bardzo istotne kwestie jak relacje interpersonalne oraz ocenę składników projektu. Bardziej rozbudowana, a zarazem trafniejsza, wydaje się być następująca definicja stworzona również przez instytut PMI: „zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik działania projektu w celu zaspokojenia lub nawet przekroczenia potrzeb i oczekiwań udziałowców związanych z tym projektem” [N. Mingus 2002, s. 21],

Specyfika prowadzenia projektów w organizacjach pozarządowych jest naprawdę unikalna. Charakteryzuje się ona przede wszystkim zmiennymi warunkami tak wewnątrz projektu, jak i w jego otoczeniu. Dodatkowo, większość projektów w organizacjach pozarządowych cechuje sezonowość- najczęściej na początku roku kalendarzowego następuje pozyskiwanie środków finansowych (np. różnego typu grantów), a na końcu roku przychodzi czas na ewaluację i rozliczenia formalne [A. Szańcza 2016, s. 1]. Projekty współfinansowane przez podmioty zewnętrzne obostrzone są szeregiem zasad zawartych w umowie o finansowanie. Określają one między innymi:

■    termin realizacji projektu, kwotę dofinansowania oraz wysokość wkładu własnego,

■    zasady sprawozdawczości,

■    sposób wydatkowania środków,

■    wymaganą dokumentację projektową.

Tak skonstruowana umowa wiąże się z dużymi ograniczeniami. Cechuje je przede wszystkim wysoka sztywność w zakresie projektu oraz bardzo niska możliwość przesunięć budżetowych. W przypadku, kiedy projekt realizowany jest przy współpracy z instytucjami publicznymi, co bardzo często ma miejsce, utrudniony jest sposób komunikacji ze sponsorem, wynikający z nadmiernej formalizacji stosunków między realizatorem projektu a jego fundatorem. Zasoby ludzkie również w specyficzny sposób angażują się w działania projektowe. Menedżerowie projektów i członkowie grup projektowych są zazwyczaj przypisywani do zespołów w sposób losowy, a ich zaangażowanie i motywacja jest organiczna. Dużym ograniczeniem jest także dostęp do specjalistycznego oprogramowania, służącego do zarządzania projektami.

Wszystkie przytoczone powyżej czynniki bezpośrednio wpływają na jakość projektu. Ich graficzną relację przedstawia tzw. „trójkąt zarządzania projektem”, przedstawiony na rysunku 7.1. Zakres reprezentuje uzgodnione działania projektu oraz wymagania, koszt wyraża ogólny nakład pieniężny niezbędny do wykonania projektu, natomiast czas określa jak długo będzie on realizowany.