5409391511

86 Współczesne trendy w zarządzaniu projektami

nia cząstkowe, które mogą być przekazane odpowiedzialnym za nie jednostkom organizacyjnym.

2.    Zakres czasu niezbędnego do wykonywania zadań cząstkowych powinien być stosunkowo mały w porównaniu do czasu realizacji całego projektu, tak aby kierownik projektu był w stanie skutecznie kierować całym przedsięwzięciem.

3.    Zakres kosztów realizacji zadania cząstkowego powinien być odpowiednio niski w porównaniu z kosztem realizacji całego projektu. Gwarantuje to skuteczne kierowanie kosztami przez kierownika projektu.

4.    Zadania cząstkowe powinny być skonstruowane w taki sposób, aby po zakończeniu każdego z nich istniał jasno określony rezultat.

5.    W przypadku realizacji dużych projektów pomocne jest podzielenie projektu na wyróżnione z czasowego punktu widzenia fazy. Jeśli projekt jest szczególnie długoterminowy to dla każdej fazy można sporządzić plan struktury zadań zamiast sporządzać go dla całego projektu.

Po rozpisaniu projektu na zadania cząstkowe należy przygotować harmonogram prac projektowych. Wykres Gantta jest powszechnie stosowanym narzędziem do tworzenia harmonogramu projektu. Pomaga on dookreślić zadania konieczne czyli kamienie milowe, a także wyznaczyć ścieżkę krytyczną projektu. Ponadto daje podstawę do zaplanowania terminów wykonania poszczególnych zadań oraz ułatwia przydzielenie dostępnych zasobów do konkretnych zadań. Aby sporządzić wykres Gantta należy zebrać wszystkie zadania wyszczególnione w schemacie WBS. Następnie każdej z czynności, która ma być wykonana w ramach projektu, należy przypisać datę rozpoczęcia, szacowany czas trwania oraz ustalić, czy jest ona zależna od innego zadania czy może być realizowana niezależnie [Biznes, tom 1. Zarządzanie firmą 2007, s. 32], Aplikacją ułatwiającą tworzenie harmonogramu jest program GanttProject dostępny bezpłatnie pod adresem http://ganttproject.biz. Jest on kompatybilny z wieloma systemami (Windows, MAC OS X, Linux). System pracy w programie GanttProject jest stosunkowo prosty i intuicyjny. Wystarczy kilka godzin pracy, aby w pełni nauczyć się obsługi programu.

Kolejnym etapem planow ania projektu jest oszacowanie jego kosztów. Muszą one być oszacowane dla wszystkich zasobów', którymi mogą być, np. praca ludzi, materiały, sprzęt, informacje itp. Najbardziej znaną i najczęściej stosowaną metodą szacowania kosztów jest szczegółowa metoda, w przypadku której dla zadań lub czynności projektu określonych w strukturze WBS określane są, np. roboczogodziny pracy wykonawców czy ilość materiałów, a następnie mnożenie przez stawki kosztów zaangażowania tych zasobów [M. Pawlak 2006, s. 118], Plan kosztów projektu najlepiej przedstawić jest w postaci tabelarycznej. Niezastąpionym narzędziem w tworzeniu budżetów jest Microsoft Office Excel. Posiada on wszystkie niezbędne funkcje do tworzenia czytelnych budżetów dla każdego przedsięwzięcia.

Realizacja oraz kontrola prac projektowych

W fazie realizacji projektu najważniejsze jest skutecznie kierowanie zespołem projektowym.W sensie ogólnym można wyróżnić 4 podstawowe funkcje jakie pełni kierownik zespołu, tj.: planowanie, organizowanie, kierowanie i motywowanie oraz monitorowanie prac projektowych. Jest to tożsame z podstawowymi