ZWYCZAJE W BIZNESIE: Holandia (cz. 2)

 WYCZAJE W BIZNESIE: H O L A N D I A (cz. 1)

 

Oficjalna nazwa tego państwa brzmi Królestwo Niderlandów. Na czele państwa stoi monarcha. Monarchia w Holandii cieszy się szacunkiem większości społeczeństwa. Rodzina królewska jest postrzegana jako źródło inspiracji i powód do dumy. Holandia tradycyjnie dzieli się na protestancką (część północna) i katolicką (część południowa). Protestanccy Holendrzy są bardzo poważni, zamknięci w sobie, traktujący wszystko serio i wszystko lepiej wiedzący od katolickich Holendrów. Natomiast ci ostatni są otwarci, jowialni, skłonni do zabawy. Jednak i jednych i drugich łączy zamiłowanie do pracy, poszanowanie prawa, tolerancyjność wobec bliskich, skłonność do działalności społecznej i obsesyjna wręcz troska o czystość i porządek.

Spotkania w biznesie

- Holendrzy przywiązują dużą wagę do planowania i efektywnego wykorzystania czasu,

- zawsze bądź punktualny, zarówno służbowo jak i prywatnie. Punktualność w Holandii jest bardzo ważna (jeżeli przewidujesz, że się spóźnisz, uprzedź telefonicznie),

- kilkunastominutowe spóźnienie może zachwiać wiarę Holendra w twoją umiejętność dobrego wykorzystania czasu. Jest to prosta droga do uzyskania etykiety osoby niekompetentnej lub niegodnej zaufania, bądź obu naraz,

- spotkania należy planować z wyprzedzeniem z uważnym doborem terminu. Nie należy zakładać, że termin spotkania można zmienić w krótkim terminie. Spontaniczność nie jest traktowana w Holandii jako zaleta,

- przez telefon, fax lub e-mail spotkanie umawiaj z co najmniej jedno- lub dwutygodniowym wyprzedzeniem. Wyprzedzenie jednomiesięczne na spotkanie uzgadniane listownie,

- wielu Holendrów zajmujących kierownicze stanowiska bierze urlop w okresie czerwca, lipca i sierpnia oraz końca grudnia; w tym okresie należy upewnić się czy twój partner będzie dostępny,

- korespondencja biznesowa może być prowadzona w języku angielskim. Listy winny być oficjalne, dokładne, poprawne gramatycznie,

- adresując listy do osób używaj pełnego i poprawnego tytułu, nawet, jeżeli jesteście na ty,

- zawsze potwierdzaj odbiór ważnych wiadomości (kontraktów, informacji o cenach, listów intencyjnych itp.),

- wielkie firmy holenderskie często dysponują dużą recepcją, w której obsługa może proponować oczekującym biznesmenom kawę lub papierosy. Przy opuszczaniu pomieszczenia recepcji przyjętym zwyczajem jest wręczenie pracownikowi obsługi napiwku,

- godziny pracy w urzędach: 8.00 - 17.00, od poniedziałku do piątku,

- godziny otwarcia banków: 9.00 -16.00/17.00 od poniedziałku do piątku,

- godziny otwarcia sklepów: 8.30/9.00 - 17.30/18.00, od poniedziałku do piątku (większość sklepów otwarta w poniedziałki od 13.00, w soboty wiele sklepów otwartych w godzinach 10.00 - 14.00 ),

- godziny pracy w biurach: 8.30 - 17.00/17.30, od poniedziałku do piątku.

Negocjacje

- wysoki odsetek holenderskich biznesmenów mówi po angielsku. W prawie każdej sytuacji będzie dostępna osoba potrafiąca przetłumaczyć z angielskiego na holenderski,

- Holendrzy z reguły nie poświęcają wiele czasu na wstępne rozmowy towarzyskie przed przystąpieniem do meritum sprawy. Jest możliwe, że rozmowy biznesowe rozpoczną się zaraz po wejściu do biura i przedstawieniu się. Holenderscy biznesmeni mając za sobą wiele wieków handlowej tradycji uważają, że potrafią szybko ocenić czy są zainteresowani robieniem z daną osobą interesu. Chociaż, z drugiej strony, niejednokrotnie podbudowują swoją opinię o zagranicznym partnerze wcześniejszym jego rozeznaniem,

- jeżeli Holender zdecyduje się na ucięcie rozmowy przed przystąpieniem do omawiania spraw zawodowych, prawdopodobnie zapyta o twój lot, zakwaterowanie, miejsce zamieszkania w Polsce itp.,

- pomocne jest posiadanie kontraktów w Holandii; stąd dobrze znać nazwisko wszystkich możliwych osób, które mogą udzielić referencji tobie lub twojej firmie,

- prezentacja oferty winna być podparta sporą ilością faktów, opinii z innych źródeł tabelami, wykresami,

- materiały promocyjne i instrukcje obsługi powinny być przetłumaczone na holenderski,

- Holendrzy preferują skromność i czują niechęć do przesady lub ostentacji. Prezentacja twojej oferty winna być prosta i jasna,

- oferta wyjściowa nie powinna być zbyt zawyżona, gdyż znaczne ustępstwa wywołują u nich podejrzliwość,

- proces podejmowania decyzji w firmie holenderskiej bazuje na zasadzie konsensusu. Konsultacje zostaną przeprowadzone z każdym pracownikiem, którego ewentualna decyzja może dotyczyć. Wszystkie opinie zostaną wysłuchane bez względu na status czy starszeństwo danej osoby. Ten proces zabiera trochę czasu,

- dlatego nie należy udzielać informacji, które chciałbyś traktować jako poufne. Holendrzy oczekują sugestii od wszystkich współpracowników i dlatego wszyscy mają dostęp do informacji. Ponadto konieczność zachowania poufności wywołuje z reguły u Holendrów poczucie dyskomfortu,

- cenione jest zróżnicowanie poglądów. Każdy posiada swoje własne zdanie i nie musi się zgadzać. Pogodzenie odmiennych poglądów wymaga pewnego wysiłku,

- w przypadku podjęcia pozytywnej decyzji sprawy pójdą szybko do przodu. Każdy zaangażuje się w realizację projektu. Bądź przygotowany na szybkie działanie,

- negatywne decyzje podejmowane są wolniej. Powiedzenie „nie” należy do tych nielicznych obszarów, gdzie Holendrzy nie są otwarci. Zamiast powiedzieć „nie” starają się mówić w sposób wymijający lub przewidywać przeszkody nie do pokonania,

- stąd np. pragnąc uniknąć sporów, a nie chcąc odkładać ostatecznej decyzji, mówią czasem „zastanówmy się nad tym dokładniej” (co oznacza „tak”) lub „to mogłoby stać się przyczyną problemów” (co oznacza „nie”),

- dotrzymuj danych obietnic, bez względu na ich znaczenie,

- należy przestrzegać punktualności udzielania odpowiedzi. Jeżeli firma nie potrafi np. szybko udzielić odpowiedzi w kwestii ceny, może stracić holenderskich klientów. Ważne jest również szybkie dostarczenie produktów i usług,

- Holendrzy cenią szczerość i otwartość,

- Holendrzy z zasady nie komplementują jednostek. Efekty traktowane są jako wynik wysiłku grupowego i gratulacje składane są grupie, a nie jednostce. Z drugiej strony, jednostka nie jest zazwyczaj obciążana winą; wina leży po stronie systemu odpowiedzialnego za niewłaściwy nadzór,

- kiedy Holender chce skomplementować jednostkę lub udzielić jej reprymendy, robi to zawsze na osobności,

- unikaj okazywania poczucia swojej wyższości. Egalitaryzm jest podstawową zasadą obowiązującą w holenderskim społeczeństwie. W holenderskiej firmie każdy, począwszy od kierownika a skończywszy na pracowniku obsługi, jest uważany za wartościowego i godnego szacunku,

- poczucie prywatności jest bardzo ważne w Holandii. Drzwi trzyma się zamknięte, zarówno w pracy jak i w domu. Zawsze zapukaj do drzwi i czekaj na zaproszenie do wejścia,

- życie rodzinne jest odseparowane od spraw zawodowych. Jednakowoż kierownicy często zabierają pracę do domu i w sprawach biznesu można telefonować do nich do domu,

- pytania o sprawy osobiste winny być ogólnikowe. Jeśli twój partner zechce coś tobie powiedzieć o swojej rodzinie, powie to od siebie,

- chociaż Holendrzy sprawy biznesu traktują bardzo serio, to od czasu do czasu lubią okazywać przejawy humoru w trakcie oficjalnej prezentacji czy oficjalnych przemówień,

- humor holenderski jest rubaszny, przyziemny i niezbyt wyszukany, natomiast sarkazm i ironia nie znajdują uznania Holendrów,

- Holendrzy chętnie rozmawiają na temat sztuki, muzyki, muzeów, holenderskich mebli, uroków Holandii oraz podróżowania i sportu. Mile widziane są pochwały na temat ich troski o czystość i porządek,

- Holendrzy lubią dyskusje na tematy polityczne: zainteresuj się politycznymi wydarzeniami, jakie miały ostatnio miejsce zarówno w Polsce jak i w Holandii,

- nie wskazane są rozmowy ani żarty na tematy religii; nie pytaj również o przynależność do partii,

- unikaj rozmów o tematyce seksualnej, chociaż prostytucja w Holandii jest prawnie dozwolona,

- dobrze jest pamiętać, że Holandia to tutaj tylko część kraju (prowincja), całość to Niderlandy. Tak nazywaj ten kraj w obecności Holendrów.

Przyjęcia w biznesie

- zwyczajowe godziny posiłków: śniadanie 7.00 - 8.00; lunch 12.00 - 13.30; obiad 18.00 - 21.00,

- obok spożywania trzech posiłków dziennie, Holendrzy często robią przerwę na przekąski o 10.00 i 16.00,

- wszystkie spotkania towarzyskie są dokładnie zaprojektowane i zaplanowane. Holendrzy nie cenią spontaniczności i nie przygotowują lunchu „na zawołanie”,

- chociaż kuchnia holenderska nie jest powszechnie znana, jadło stanowi ważny element holenderskich przyjęć,

- kawę pije się w porze porannej, po południu zazwyczaj herbatę,

- dobra kawa jest w Holandii wysoko ceniona; spodziewaj się, że sporo jej wypijesz,

- Holendrzy lubią podejmować zagranicznych biznesmenów lunchem i obiadem. Zazwyczaj ma to miejsce w restauracji,

- zwyczajowo, przed lunchem wypija się kieliszek koniaku lub sherry, a do posiłku wino. Podczas lunchu rozmawia się w sprawach zawodowych,

- alternatywą dla oficjalnego obiadu może być zaproszenie gości do domu po obiedzie. Gościom proponuje się różne przekąski oraz alkohol i kawę. Ilość jedzenia i picia na tego typu przyjęciach może konkurować z pełnym posiłkiem, lecz oprawa jest bardziej swobodna i nieoficjalna,

- przy stole nie kładź rąk na swoich kolanach. Obie ręce oparte nadgarstkami trzymaj na stole,

- zaplanuj pobyt w domu holenderskiego gospodarza na około półtorej godziny po zjedzeniu posiłku,

- Holendrzy zazwyczaj do obiadu piją wino (natomiast do kuchni wschodniej piją na ogół piwo),

- w trakcie pobytu w restauracji w obecności pań nie będących zawodowo związanych ze sprawą oraz w trakcie innych spotkań towarzyskich (włączając wizyty w domu) nie wypada dyskutować na tematy zawodowe,

- na zakończenie posiłku pozostaw niewielką ilość jedzenia na talerzu,

- należy pamiętać, że Holender, który powie „chodźmy na lunch” zapłaci tylko za siebie, chyba że powie wyraźnie „jest pan (i) moim gościem” (wówczas należy zdobyć się na rewanż),

- 15% opłata za obsługę i VAT wliczone są w rachunki hotelowe i w restauracjach. Zwyczajowo zostawia się trochę drobnych z reszty przy płaceniu rachunku,

- dawanie napiwków portierom, odźwiernym i kierowcom taksówek jest uznaniowe.

Powitanie

- w Holandii na przywitanie i pożegnanie podaje się rękę. Panowie ściskają dłoń energicznie ale krótko, z innymi panami, z większością pań, a nawet gdy są przedstawiani dzieciom,

- nigdy nie trzymaj lewej ręki w kieszeni, kiedy prawą ściskasz dłonie,

- nie ma w zwyczaju wypowiadania zwrotu powitalnego (np. ”How do you do?”), chociaż wielu holenderskich biznesmenów tak postępuje aby gość nie czuł się skrępowany,

- kiedy po przedstawieniu przez trzecią osobę, podajesz rękę, powtórz swoje nazwisko,

- jeżeli nie zostałeś oficjalnie przedstawiony każdemu na przyjęciu, powinieneś sam się przedstawić. Obejdź pokój i podaj rękę każdemu, powtarzając swoje nazwisko. Niedopilnowanie tego może wywołać złe wrażenie,

- oprócz uścisków dłoni publiczne kontakty w Holandii należą do rzadkości. Jednakże bliscy przyjaciele i krewni mogą krótkotrwale chwycić się w objęcia,

- bilety wizytowe wymienia się zwykle w trakcie przedstawiania się,

- bilety wizytowe mogą być w języku angielskim,

- dużym uznaniem cieszy się w Holandii wykształcenie; jeżeli przekroczyłeś poziom licencjatu, zaznacz to na swoim bilecie,

- jeżeli twoja firma istnieje od wielu lat, dobrze jest zaznaczyć na bilecie wizytowym datę jej założenia.

Używanie tytułów, zwracanie się

- zwyczajowo tylko członkowie rodziny i bliscy przyjaciele zwracają się do siebie po imieniu. Ustanowienie z holenderskim partnerem stosunków na tyle bliskich, że umożliwiają przejście na zwracanie się do siebie po imieniu, może zabrać nieco czasu,

- z drugiej strony wielu twoich holenderskich partnerów może szybko zasugerować przejście na zwracanie się do siebie nawzajem po imieniu. Oznacza to, że starają się zapewnić warunki sprzyjające wytworzeniu u ciebie dobrego samopoczucia,

- zwracając się do osób nie posiadających tytułów zawodowych, używaj Mr., Mrs. lub Miss wraz z nazwiskiem,

- w trakcie rozmowy tytuły zawodowe nie zawsze są używane. Inżynier, adwokat, czy doktor, którzy chcą abyś używał ich tytułów, przedstawiają się wymieniając swoje tytuły,

- natomiast w przypadku korespondencji, która jest w Holandii bardzo oficjalna, używaj w listach prawidłowego tytułu zawodowego adresata,

- należy do dobrych zwyczajów, aby wchodząc do sklepu powiedzieć „dzień dobry” do wszystkich tam obecnych, zarówno klientów jak i obsługi.

Gesty

- nie mów do nikogo żując gumę,

- unikaj stania z rękoma w kieszeniach (nawet podczas nieoficjalnych rozmów),

- kontakt wzrokowy jest ważny zarówno w trakcie przedstawiania, toastu, jak i dyskusji,

- w miejscach publicznych Holendrzy zachowują się raczej oficjalnie i powściągliwie. Unikają wszelkiego typu publicznych widowisk. Na przykład do złych manier zalicza się wołanie słów pozdrowienia do znajomego znajdującego się w pewnej odległości (jakkolwiek, aby zwrócić jego uwagę można do niego pomachać ręką),

- kiedy mężczyzna z kobietą idą ulicą, mężczyzna idzie bliżej krawężnika,

- kiedy kobieta wchodzi do pokoju należy wstać i czekać aż zostanie przedstawiona i/lub usiądzie. Należy także wstać kiedy kobieta opuszcza nasz stolik w restauracji,

- ssanie kciuka jest odpowiednikiem wyrażenia „nie wierzę tobie”,

- natomiast, gdy Holender patrząc na ciebie puka się w prawą skroń, komplementuje ciebie za inteligencję,

- bardzo zbliżonym gestem do polskiego „jesteś pomylony” (robienie palcem wskazującym kółek koło skroni) jest holenderski gest „jest do ciebie telefon” (Holendrzy kręcą palcem wskazującym nad uchem),

- robiony dłonią w twoim kierunku gest zagrabiania lub zamiatania oznacza, że ktoś kradnie lub ucieka z czymś.

Prezenty

- upominek dla holenderskiego biznesmena, wręczany na zakończenie spotkania, powinien być dobrej jakości, ale o niewygórowanej cenie (należy go wręczać w opakowaniu),

- właściwym upominkiem w biznesie jest: importowany alkohol, dobrej jakości pióro, kalkulator kieszonkowy, lub jakaś nowinka w dziedzinie upominków reklamowych,

- popularne wśród Holendrów jest kolekcjonowanie win, dlatego nie dawaj w prezencie wina dopóki nie będziesz wiedział jakiego wyboru, zgodnego z preferencjami obdarowywanego dokonać,

- jeżeli zostałeś zaproszony do domu Holendra, przynieś bukiet, rozpakowanych przed wręczeniem, kwiatów dla gospodyni (możesz też przesłać kwiaty lub roślinę następnego dnia),

- przychodząc na obiad unikaj przynoszenia ze sobą wina, gdyż w ten sposób możesz zasugerować, że piwniczka twego gospodarza jest nieodpowiednia,

- dobrymi prezentami towarzyszącymi twoim odwiedzinom w holenderskim domu są także czekoladki i cukierki, zwłaszcza jeżeli są tam dzieci.

Ubiór

- w biznesie przyjęty jest konserwatywny sposób ubierania się, ale nie wszędzie. W sferach finansowych większość biznesmenów nosi ciemne ubrania, spokojne krawaty i białe koszule; kobiety ciemne kostiumy i białe bluzki. Zaproszony na obiad ubierz się podobnie,

- z drugiej strony w niektórych kręgach biznesu dopuszczalny jest strój bardzo swobodny. Sporo menedżerów wykorzystuje swoje marynarki i krawaty tylko do wyjść poza biuro,

- w niektórych dziedzinach biznesu im wyższe stanowisko zajmuje dana osoba, tym mniej formalnie się ubiera. Na przykład, można spotkać sprzedawcę w garniturze a jego szefa w dżinsach i swetrze,

- Holandia nie jest miejscem, gdzie ubiór świadczy o pochodzeniu. Bogaci Holendrzy nie ubierają się wystawnie, nie jeżdżą drogimi samochodami i nie mieszkają w drogich rezydencjach. W gromadzie często trudno jest odróżnić osoby z top menedżmentu od kierowników najniższego szczebla,

- Holendrzy często zdejmują marynarki w pracy. Postępuj jak oni,

- z okazji uroczystości oficjalnych (oficjalne spotkanie, obiad, premiera w operze itp.)wymagany może być smoking dla panów i suknia wieczorowa dla pań,

- krótkie spodnie ubiera się w trakcie uprawiania joggingu lub na piesze wędrówki.

---