Funkcja kontrolowania w procesie zarządzania
Kontrola to proces zapewniający aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi.
Kontrola jest istotna, ponieważ:
Zapewnia orientację, co do zgodności sposobu, kierunku i stopnia zaawansowania realizacji zadań
Informuje, czy i kiedy podejmować interwencje
Pozwala wyjaśniać przyczyny występujących odchyleń
Pozwala dokonywać oceny i wyciągać wnioski
Zasady kontroli:
Za sprawność funkcji kontrolnej odpowiadają kierownicy oraz podmioty wspierające kierowników, oraz wykonawcy procesów
Czynności wykonywane w ramach funkcji kontrolnej nie powinny zakłócać procesów podstawowych
Oceny wewnętrzne podmiotów powinny być powiązane z systemem motywacyjnym
System kontroli nie może niszczyć innowacyjności
Należy unikać biurokratyzacji kontroli
Nie zarabiamy na kontroli
Kontrola wspiera działalność biznesową
Powiązania funkcji kontroli z pozostałymi funkcjami procesu zarządzania
Funkcja planowania jest źródłem norm dla funkcji kontroli w postaci celów, zadań, parametrów; funkcja kontroli poprzez informację zwrotną pozwala na doskonalenie funkcji planowania - weryfikowanie
Funkcja organizowania jest dla funkcji kontroli źródłem norm w postaci wewnątrzorganizacyjnych zasad działania, z drugiej strony funkcja kontrolna kształtuje system organizowania
Funkcja motywowania jest dla funkcji kontroli źródłem norm w formie wzorców postępowania poszczególnych członków grupy w organizacji, z drugiej strony poprzez wykorzystanie tych norm funkcja kontroli kształtuje funkcję motywacyjną
Normy to wymagania odnoszące się albo do sposobu realizacji pewnych działań, albo do produktów dostarczanych przez organizację.
Regulatorami w procesie kontroli są te podmioty wewnętrzne, które na podstawie norm dążą do poprawnego ukształtowania przebiegu procesów w organizacji.
Sensorami w procesie wykonywania funkcji kontroli są podmioty, których zadaniem jest sprawdzanie, czy procesy i produkty są zgodne z normami, gromadzenie i analizowanie odpowiednich informacji oraz przedstawianie wniosków i zaleceń dotyczących doskonalenia.
Wykonawcami są podmioty uczestniczące w procesie transformacji zasobów w produkty końcowe w sposób zgodny z obowiązującymi normami.
Produkty wytwarzane w procesie transformacji mogą mieć charakter wyrobów lub usług.
Odbiorcami mogą być podmioty wewnątrzorganizacyjne lub zewnętrzne.
Ogólna procedura procesu kontroli
Kontrola bieżąca a końcowa
Kontrola bieżąca
Sensory koncentrują się na procesie transformacji, a nie na produktach, co daje możliwość uniknięcia faktów nieodwracalnych
Wymaga rozbudowanych punktów kontrolnych i jest przez to kosztowna
Wymaga koordynacji podmiotów uczestniczących w procesie
Kontrola końcowa
Wymaga niewielu punktów kontrolnych
Sensory koncentrują się na produktach, co może spowodować powstanie faktów nieodwracalnych
Może utrudniać ustalenie źródła niesprawności
Kontrola funkcjonalna a instytucjonalna
Kontrola instytucjonalna
Daje kompleksowy obraz kontrolowanego przedmiotu
Może odciążyć kierowników funkcjonalnych
Może prowadzić do konfliktów
Może być kosztowna
Może prowadzić do autonomizacji i biurokratyzacji
Kontrola funkcjonalna
Zapewnia jedność kontroli i pozostałych funkcji zarządzania
Może zapobiegać powstawaniu faktów nieodwracalnych
Może dawać rozbieżne wyniki odcinkowe
Może powodować trudności w uzyskaniu kompleksowej oceny
Może absorbować uwagę naczelnego kierownictwa
Kontrola wewnętrzna a zewnętrzna
Kontrola wewnętrzna
Zapewnia jedność kontroli i innych funkcji zarządzania
Kontrolujący zna specyfikę organizacji
Niektóre normy mogą być `specyficznie' interpretowane przez organizację
Ograniczony obiektywizm
Kontrola zewnętrzna
Przedmiotem funkcji kontroli zewnętrznej powinno być przestrzeganie szczególnie ważnych norm ogólnospołecznych
Kontrolujący może nie znać specyfiki działania organizacji
Dążenie do autonomizacji i biurokratyzacji
Konflikty między kontrolującymi a kontrolowanymi