2335501810

, 4 R w S - V**-^4	Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2001	P-SZJ/001
	OPRACOWYWANIE I NADZOROWANIE DOKUMENTACJI SZJ	Wydanie 01
Zielona Góra		Strona 12 z 20

rozpowszechniania dokumentu systemowego”, który stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej procedury.

•    Warunkiem otrzymania nowego wydania jest zwrot Pełnomocnikowi ds. SZJ nieaktualnych wersji. Zwrot Pełnomocnik ds. SZJ odnotowuje na formularzu jw. w rubryce zwrot.

•    W szczególnie wyjątkowych sytuacjach, może być wydany danemu użytkownikowi na jego pisemną prośbę, duplikat dokumentu, który uległ zniszczeniu lub zagubieniu.

•    Takie egzemplarze oznacza się dodatkowo stemplem bądź nadrukiem DUPLIKAT.

•    Pełnomocnik ds. SZJ niszczy zwrócone, nieaktualne egzemplarze użytkowe, pozostawia w archiwum tylko oryginał nieaktualnej wersji, który oznacza stemplem, napisem bądź nadrukiem NIEAKTUALNY.

•    Dokumenty nieaktualne przechowywane są w oddzielnych teczkach - segregatorach, oznaczonych Nieaktualne dokumenty SZJ. Przegląd archiwowanych dokumentów,

ze względu na wymagany okres przechowywania jest wykonywany przez Pełnomocnika ds. SZJ w trakcie bieżącego nadzoru nad archiwum. Dokumenty, dla których minął okres przechowywania są niszczone.

•    Egzemplarze czasowo wydane obcemu użytkownikowi, w celach informacyjnych, oznaczone są dodatkowo czerwonym stemplem bądź nadrukiem EGZEMPLARZ INFORMACYJNY.

•    Zgody na udostępnienie dokumentów SZJ obcym osobom i instytucjom udziela Naczelnik Urzędu.

•    Egzemplarze dla Jednostki Certyfikującej oznacza się: JC (np. EGZEMPLARZ INFORMACYJNY JC).

•    Za aktualność dokumentów systemu zarządzania udostępnianych w wersji elektronicznej odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ

•    Kierownik Referatu Informatyki i wprowadzania danych podatkowych jest odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie Intranetu umożliwiające dostęp do aktualnych dokumentów systemu zarządzania jakością. Prowadzi on stale aktualizowany wykaz stanowisk mających dostęp do Intranetu.

Uwaga:

Użytkownik dokumentu systemowego ma obowiązek chronić dokument przed utratą lub zniszczeniem.

5.5 Dokumentacja prawna wewnętrzna.

5.5.1 Opracowywanie i zatwierdzanie dokumentów prawnych wewnętrznych.

Za opracowywanie projektów dokumentacji prawnej wewnętrznej odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu według właściwości rzeczowej i Pełnomocnik ds. SZJ Projekty tej dokumentacji opracowuje się, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Urzędu, biorąc pod uwagę:

Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze.

Nadzorem w ramach SZJ objęty jest oryginał dokumentu i wersja elektroniczna zamieszczona na stronie Intranetu Urzędu.

Kopiowanie bez zgody Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakoicią zabronione. _Opracowano na podstawie wymagania 4.2.1 c i 4.2.3 PN-EN ISO 9001:2001_